Wie kann ich meinen Mitarbeitern die Zeiterfassung erleichtern?
Lange Genehmigungszeiten und ein hohes Risiko für Übertragungsfehler: Eine papierbasierte Zeiterfassung kann viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Und auch eine digitale Lösung kann durch eine schlechte Nutzeroberfläche eine Herausforderung für Ihre Mitarbeiter darstellen. Wie können Sie Ihren Mitarbeitern nun die Zeiterfassung erleichtern? Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr.
Diese Herausforderungen kann die Zeiterfassung mit sich bringen
Viele Unternehmen verwenden für die Zeiterfassung noch Excel-Tabellen oder gar Stift und Papier – was jedoch sehr ineffizient und für alle Beteiligten sehr zeitaufwendig ist. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die Kommunikation rund um Papierprozesse ist viel komplexer als bei digitalen Prozessen. Wo Mitarbeiter ihre Excel-Tabellen zunächst an den Vorgesetzten weiterleiten müssen, der die eingetragenen Arbeitszeiten dann genehmigt und diese an die Lohnbuchhaltung weiterleitet, übernehmen elektronische Systeme diese Weiterleitungsschritte automatisiert. Zudem können bei der manuellen Übertragung sehr schnell Tippfehler auftreten.
Doch auch eine digitale Lösung kann Probleme bereiten: Viele digitale Zeiterfassungssysteme haben eine schlechte Nutzeroberfläche, wodurch sich Mitarbeiter durch viele unterschiedliche Masken klicken müssen, um zum gewünschten Punkt zu gelangen. Oftmals liegt sogar der Fall vor, dass eine Lösung nicht alle Zeiterfassungstypen bzw. Infotypen bereithält, sodass die Zeiterfassung auf verschiedene Anwendungen verteilt werden muss.
Welche Lösungen zur einfachen Zeiterfassung gibt es?
Um nun Ihre Mitarbeiter zu entlasten und dabei noch Zeit und Kosten zu sparen, lohnt es sich, Ihre Excel– oder papierbasierte Zeiterfassung zu digitalisieren und automatisieren. Im Folgenden erläutere ich Ihnen drei verschiedene Zeiterfassungs-Lösungen.
Stempeluhr
Vielen denken hier vielleicht noch an traditionelle Stempeluhren, jedoch werden diese heutzutage vielmehr mit einem Chipkarten- oder Transponder-Lesegerät verwendet. Bspw. gibt es auch Stempeluhren, die mit dem Fingerabdruck der Mitarbeiter funktionieren – so müssen sie nicht noch an eine Chipkarte denken, sondern stempeln sich einfach mit dem Finger ein und aus.
Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass eine Stempeluhr nur an einem bestimmten Ort verwendet werden kann. Solch eine Zeiterfassungsart nützt also nicht viel, wenn Mitarbeiter oft von unterwegs arbeiten oder im Home-Office sind. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Anschaffungskosten solch einer Stempeluhr recht hoch sind.
Digitale Software-Lösung
Ähnlich wie bei einer Excel-Tabelle erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbstständig mit einer speziellen Software-Lösung zur Zeiterfassung. Solch eine Lösung kann auch cloudbasiert eingesetzt werden, so dass sie nicht nur am Arbeitsplatz im Büro genutzt werden kann, sondern auch von unterwegs. Dies ist gerade jetzt zu Home-Office-Zeiten sehr wichtig. Die erfassten Arbeitszeiten werden direkt an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet.
Zeiterfassungs-App
Eine Zeiterfassungs-App können Sie auf beliebigen Endgeräten nutzen, so dass auch diese Art von Zeiterfassung von unterwegs oder zu Hause genutzt werden kann. Diese Zeiterfassungs-Lösung wird wie eine Art Stempeluhr-Anwendung verwendet: Mit nur einem Klick tragen sich Mitarbeiter ein und wieder aus. So können auch Pausenzeiten genau erfasst werden.
Und auch hier werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet und in das ERP-System eingetragen. Diese automatisierten Prozesse sparen Zeit und Kosten ein und entlasten Ihre Mitarbeiter.
Wichtig! Die Zeiterfassung dient nicht zur Überwachung von Mitarbeitern
Manche Mitarbeiter haben vielleicht zunächst die Befürchtung, dass eine digitale Zeiterfassung zur Überwachung dient – dass dies nicht stimmt und Ihnen sowie Ihren Mitarbeitern viele Vorteile mitbringt, zeigen folgende Punkte:
- Zeit- und Kosten einsparen: Da eine digitale Lösung die Zeiten automatisch prüft, müssen dies Vorgesetzte nicht mehr übernehmen, wodurch sich die Genehmigungszeiten verkürzen. Auch die Übertragung ins ERP-System verläuft automatisch und spart somit Zeit ein.
- Mitarbeiter entlasten: Mit einer digitalisierten Zeiterfassung entlasten Sie Vorgesetzte, die Zeiten nun mit nur einem Klick genehmigen können. Und auch HR- bzw. Verwaltungs-Mitarbeiter werden entlastet, da die Arbeitszeiten direkt an das ERP-System geleitet und nicht mehr einzeln eingetragen werden.
- Überstunden korrekt dokumentieren: Eine digitale Zeiterfassungs-Lösung unterstützt Sie dabei, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter transparent zu halten. Mit dieser Transparenz sind auch Ihre Mitarbeiter geschützt, da sie so die gesetzlichen Arbeitszeitenregelungen einhalten und für die geleisteten Überstunden passend vergütet werden.
Fazit
Gehen Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ein und investieren Sie in eine digitale Zeiterfassung mit einer hohen Nutzerfreundlichkeit damit Sie Ihre Mitarbeiter entlasten können. HR-Mitarbeiter müssen so nicht mehr jede einzelne Arbeitszeit aller Mitarbeiter mühsam in das SAP-System einpflegen, Genehmigungs- und Verarbeitungsprozesse verkürzen sich, wodurch Sie Kosten einsparen. Zudem sehen Sie direkt ein, ob Mitarbeiter ihre gesetzlichen Arbeitsstunden einhalten und es können auch keine Übertragungsfehler entstehen.
Wie sieht die Zeiterfassungs-Situation in Ihrem Unternehmen aus? Wenn Sie mehr zum Thema erfahren möchten, empfehle ich Ihnen unser Webinar „Digitale Zeiterfassung umsetzen in SAP“ oder melden Sie sich bei Rückfragen gerne direkt bei mir.
