Wie Sie mit Employee Self-Service Zeit und Kosten in der Zeiterfassung einsparen
Die Verwendung von Excel-Tabellen oder Stundenzettel ist eine günstige Variante, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen. Und eine kürzlich von uns durchgeführte Umfrage zu „Wie wird die Zeiterfassung derzeit bei Ihnen abgewickelt?“ im Rahmen eines Webinars bestätigt, dass viele Unternehmen derzeit immer noch auf Papierprozesse für die Zeiterfassung setzen. Diese Variante hat jedoch einen Haken: Zwar sind solche manuellen Zeiterfassungen günstig in der Anschaffung. Im Endeffekt kosten sie Ihnen jedoch ein Mehr an Personal und Zeit. Wieso und wie Sie dagegen angehen können, erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.
Darum ist eine Zeiterfassung mit Excel ineffizient
Folgende Punkte zeigen auf, wieso eine Zeiterfassung mit Excel-Tabellen oder auf Stundenzetteln zeitaufwendig und ineffizient ist:
- Vorgesetzte sind in der Verantwortung, Arbeitszeiten manuell auf Richtigkeit zu prüfen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Richtlinien eingehalten werden.
- Um die Folgeprozesse wie Lohnabrechnung einzuhalten, steht Mitarbeitern in der Personalabteilung / Verwaltung i. d. R. die mühsame Arbeit bevor, alle Zeiten einzeln in das ERP-System zu übertragen.
- Dadurch, dass so viele Mitarbeiter in den manuellen Zeiterfassungsprozess involviert sind, entstehen auch häufiger Fehler, bspw. in der Datenübertragung von Papier in das System oder auch bei der Überprüfung der gesetzlichen Richtlinien.
- Auch die Kommunikationswege gestalten sich sehr mühsam, da im Grunde Excel-Tabellen hin und her geschickt werden. Vorgesetzte, die eine hohe Mitarbeiterverantwortung haben, können hier mal schnell den Überblick verlieren.
Die Lösung: Employee Self-Services
Die zuvor beschriebenen Schritte zeigen, dass bei einer Zeiterfassung mit Excel oder Stift und Papier jeder Schritt manuell von Mitarbeitern ausgeführt werden muss. Diese Aufgaben sind sehr zeit- und kostenintensiv und stellen sich somit als ineffizient dar. Um nun den Aufwand während der Zeiterfassung zu reduzieren, können Employee Self-Services genutzt werden. Employee Self-Services (ESS) sind mobile bzw. webbasierte Anwendungen, über die Mitarbeiter personenbezogene Daten selbst verwalten können.
So entlasten ESS Ihre Mitarbeiter: Ein Beispiel
Bspw. ist es mit ESS u. a. möglich, Komm- und Gehzeiten mit einem Knopfdruck zu bestätigen.
Wie Sie unten in der Grafik sehen können, wird bei der Kommen– bzw. Gehen-Zeit die aktuelle Uhrzeit angezeigt, die vom Mitarbeiter einfach mit einem Knopfdruck angenommen wird. Wenn der Mitarbeiter bspw. um 7:59 Uhr am Arbeitsplatz ist, bestätigt er diese Zeit einfach in der App als seine Kommen-Zeit.
Abbildung 1: Mit einer mobilen Zeiterfassungsapp entlasten Sie Ihre Mitarbeiter.
Und da alle Zeiten in einem System gesammelt werden, verlieren Mitarbeiter nicht den Überblick und können jederzeit auf alle Zeiten zugreifen. Durch Automatisierungen ist auch der Kommunikationsweg vereinfacht, da keine Excel-Tabellen mehr hin und her geschickt werden müssen. Zuletzt wird auch Ihre Personalabteilung entlastet: Die Anwendung ist mit Ihrem ERP-System verbunden, sodass die digitalen Daten automatisch in Ihrem System zu finden sind.
Neben der Prüfung von Arbeitszeiten sind mit Employee Self-Services unter anderem auch folgende Aufgaben effizient umsetzbar:
- Zeitbuchungskorrektur
- Massengenehmigung von Anträgen
- Abwesenheiten genehmigen
- Arbeitszeitverstöße melden
Fazit
Mit ESS-Anwendungen sparen Sie bei einer digitalen Zeiterfassung Kosten ein, da Sie durch Automatisierungen von manuellen Aufgaben weniger Personalkosten ausgeben. Mühsame Aufgaben von Mitarbeitern erledigt nun die digitale Zeiterfassung, wodurch bspw. Vorgesetzte nicht mehr so viel Zeit in die Überprüfung von Arbeitszeiten investieren oder Personal-Mitarbeiter keine Zeiten mehr manuell in das ERP-System einpflegen müssen.
Sie wollen mehr über die digitale Zeiterfassung erfahren? Dann empfehle ich Ihnen unser Webinar „Digitale Zeiterfassung in SAP umsetzen“. Bei Fragen können Sie sich auch direkt bei mir melden. Ich freue mich auf den Kontakt!
Standardisierte SAP ESS/MSS Einführung bzw. Upgrade
Sie planen eine SAP ESS MSS Einführung oder ein Upgrade auf ein neues Release? Was für Sie ein Projekt ist, ist für uns Routine!
