Zeiterfassung in SAP HCM: Möglichkeiten und Grenzen
In Kundengesprächen kristallisiert sich zunehmend heraus, dass die Zeiterfassung ein immer wichtigeres Thema in Unternehmen wird – sicherlich auch stark durch das Urteil des EuGH zur Zeiterfassung getrieben. Die Auswahl der Lösungen ist dabei groß. Im SAP-Umfeld setzen viele Unternehmen bspw. auf die Zeiterfassung in SAP HCM. In diesem Beitrag gehe ich auf die Möglichkeiten und Grenzen der Zeiterfassung in SAP HCM ein und stelle Ihnen eine mögliche Alternative vor.
Was sind die Ansprüche an eine Zeiterfassung?
Wenn ich in Analysegesprächen mit meinen Kunden die individuellen Anforderungen an das Thema Zeiterfassung durchgehe, setzen sich immer folgende Kriterien durch:
- Eine optimale Arbeitszeiterfassung soll Arbeitszeitverstößen vorbeugen, bspw. indem Mitarbeiter gewarnt werden, wenn sie bereits zu viele Überstunden haben. So werden Mitarbeiter geschützt und Unternehmen befinden sich ebenfalls auf der sicheren Seite.
- Für Arbeitnehmer und -geber sollte die Zeiterfassung eine einfache Aufgabe darstellen, die wenig Zeit in Anspruch nimmt. Dafür sollte die Nutzeroberfläche einfach sein, damit Mitarbeiter sich so wenig wie möglich durch die Anwendung klicken müssen.
- Dabei sollte nicht nur die reine Zeiterfassung wenig Zeit in Anspruch nehmen: Auch alle Aufgaben rund um die Zeiterfassung wie bspw. die Überprüfung der Arbeitszeiten sollten wenig Zeit beanspruchen.
- Eine weitere Anforderung vieler Unternehmen ist es, dass Mitarbeiter die Zeiterfassung und alle dazugehörigen Aufgaben direkt im (ERP)-System erledigen können. So müssen sie nicht zwischen vielen unterschiedlichen Systemen hin und her wechseln.
SAP HCM Personalzeitwirtschaft
In SAP HCM können Sie in dem Teilmodul Personalzeitwirtschaft (PT) die Zeiterfassung zuverlässig vornehmen und vermeiden bspw. durch die nahtlose Verbindung zum SAP HCM Abrechnungsmodul fehleranfällig Systembrüche. Somit sind eine korrekte Entgeltabrechnung sowie das Controlling der Arbeitszeiten ohne Probleme möglich. Zeitgleich kann das Modul die Ist- und Soll-Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden automatisiert kontrollieren und beugt somit Arbeitszeitverstößen vor – und Ihre Kollegen können ihre Arbeitszeiten per Employee Self-Services selbst einsehen und verwalten.
Meine Zeitbuchungen: Schnellerfassung, Ausführliche Erfassung und Zeitereignisliste
„Meine Zeitbuchungen“ (siehe Abbildung 1) ist Ihr Einstiegspunkt in die Zeiterfassung in SAP HCM Fiori ESS. Unter „Schnellerfassung“ können Sie mit einem Klick stempeln – das System erfasst direkt die aktuelle Uhrzeit:
Abbildung 1: Zeiterfassung in SAP HCM: Kommen und Gehen buchen
Unter „Ausführliche Erfassung“ haben Sie bspw. die Möglichkeit, Arbeitszeiten nachzutragen:
Abbildung 2: Zeiterfassung in SAP HCM: Zeiten nachträglich erfassen
Ein Workflow ermöglicht die automatisierte Benachrichtigung eines Vorgesetzten/Genehmigenden per Mail, der die vom Mitarbeiter nachträglich erfassten Zeiten genehmigen kann.
Abbildung 3: Zeiterfassung in SAP HCM: In einer Übersicht können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und den Genehmigungsstatus einsehen
Im Reiter „Zeitereignisliste“ haben Mitarbeiter sowie Vorgesetzte einen Überblick über die Arbeitszeiten und Genehmigungsstatus.
Meine Abwesenheitsanträge
„Meine Abwesenheitsanträge“ ist bspw. ein weiteres Modul innerhalb der SAP-HCM-Zeitwirtschaft das auf ESS basiert und dient der Übersicht sowie der Planung und Bearbeitung von Abwesenheiten:
Abbildung 4: Zeiterfassung in SAP HCM: Abwesenheiten planen
Die nahtlose Integration in SAP HCM Entgeltabrechnung (PY) und Personaladministration (PA) sowie die sichere Verarbeitung und Kontrolle der geleisteten Arbeitszeiten sind klare Vorteile der Zeiterfassung im SAP Standard.
Hier stößt SAP HCM an seine Grenzen
In einigen Projekten haben wir jedoch auch Stolpersteine aufgedeckt, die die Zeiterfassung in SAP HCM mit sich bringt:
Umständliche Prozesse und keine zentrale Pflege
In SAP HCM sind die Prozesse rund um die Arbeitszeiterfassung recht umständlich. Wie bereits zuvor geschildert, haben Sie die Möglichkeit, Arbeitstage nachträglich einzutragen. Hier zeigt der SAP Standard zeitgleich eine Schwäche auf: Sie müssen jeden Tag einzeln auswählen und die Zeiten nachtragen. Die Möglichkeit, alle Zeiten in einer Maske zu erfassen – also verschiedene Tage auf einmal sowie unterschiedliche Zeitarten (unterschiedliche Infotypen: Kommen und Gehen, Abwesenheiten, Mehrarbeiten, Rufbereitschaften, etc.) – gibt der Standard nicht her. Somit ist der Anwender immer gezwungen, zwischen den Zeitwirtschaftsanwendungen zu wechseln.
Lediglich vordefinierte Infotypen
Wie bereits erwähnt können Sie im SAP Standard die Zeiten lediglich in bereits vordefinierten Infotypen, wie bspw. Krankheits- oder Urlaubstage, einteilen. Sie haben bei dieser Lösung also keine individuellen Anpassungsmöglichkeiten.
Alternative zum SAP Standard
Wenn Sie sich einen leichteren Zugang für Ihre Mitarbeiter wünschen und eine Möglichkeit zur Zeiterfassung suchen, die Sie individuell auf Ihre Anforderungen anpassen und beliebig viele Infotypen hinzufügen möchten, dann wäre die von uns entwickelte Zeiterfassungs-App eine geeignete Alternative:
Was bietet die Zeiterfassungs-App?
- Sie können sämtliche Zeitereignisse in einer einzigen Anwendung einpflegen
- Sie haben viele Customizing-Möglichkeiten – bspw. können Sie unterschiedliche Infotypen verwenden
- Sie arbeiten in einer einfachen Nutzeroberfläche, in der Anwender übersichtlich ihre Arbeitszeiten verwalten können
- Da es ein Add-on für Ihr SAP-System ist, ist eine nahtlose Integration garantiert
Abbildung 5: Die Zeiterfassungs-App von mindsquare
Fazit – lohnt sich die Zeiterfassung in SAP HCM für Sie?
SAP HCM bietet Ihnen eine zuverlässige Zeiterfassung, die sich nahtlos in die Module Entgeltabrechnung sowie Personaladministration integrieren lässt, damit Sie auch komplexe Zeitwirtschaftsanforderungen und Regelungen sicher umsetzen können.
Die Herausforderung im SAP Standard jedoch: Die Zeiterfassung ist in vier unterschiedliche Anwendungen aufgeteilt. Dadurch müssen Anwender ständig zwischen den unterschiedlichen Apps wechseln und verlieren Zeit. Auch die unübersichtliche Nutzeroberfläche und die umständlichen Prozesse nehmen viel Zeit in Anspruch.
Diese Nachteile überwiegen für viele Unternehmen, weswegen eine Lösung, die alle Aufgaben der Zeiterfassung in lediglich einer übersichtlichen Anwendung zusammenfasst, vielen entgegenkommt. Mit unserer Zeiterfassungs-App erhalten Sie genau dies: eine digitale Lösung, mit der Sie zeitsparend sämtliche Infotypen der Zeitwirtschaft einpflegen und verwalten können. So können Sie die eingesparte Zeit in wertschöpfendere Aufgaben investieren.
Zum Thema „Digitale Zeiterfassung in SAP umsetzen“ haben wir auch ein Webinar. Anhand von Live-Demos erhalten Sie hier einen guten Einblick in die Zeiterfassung im SAP Standard sowie in die Zeiterfassung mit unserer App. Wenn Sie darüber hinaus konkrete Fragen zu Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen haben, freue ich mich auf Ihren Kontakt!
Zeitwirtschaft in SAP HCM
Im SAP Standard stehen Ihnen für Ihr Zeitmanagement verschiedene Lösungsansätze zur Verfügung. SAP HCM ist eine davon, erfahren Sie hier mehr!
