Sebastian Eßling
12. Oktober 2021

Digitale Personalakte: Einsparpotentiale nutzen und Nachhaltigkeit erreichen

Digitale Personalakte

Auch heute ist die digitale Personalakte bei weitem kein Standard in der deutschen Unternehmenswelt und es hat den Anschein, dass Papierakten ewig bestehen. Eine Studie der Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt beweist, dass 15 % der täglichen Arbeitszeit im Personalbüro mit der Dokumentensuche verbracht wird. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der Einführung der digitalen Personalakte diesen Aufwand reduzieren können.

Einsparpotenzial der digitalen Personalakte

Wenn Ihre Personalmitarbeiter 15 % Ihrer Arbeitszeit mit Dokumentensuche verbringen, bedeutet das bei etwa sieben Vollzeitmitarbeitern, dass ein Mitarbeiter durchgehend mit der Dokumentensuche beschäftigt ist. Damit können Sie sich in etwa vorstellen, wie viel Zeit Sie schon allein einsparen können.

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Papier einsparen mit der digitalen Personalakte

Papier einsparen mit der digitalen Personalakte

Ein zweiter Faktor ist das eingesparte Papier. Erst vor Kurzem hat mir ein Kunde berichtet, dass er Probleme mit dem Statiker bekommen hat, da die Sicherheit des Gebäudes durch die Papierberge an Akten gefährdet ist. Auf Papier basierte Prozesse haben einfach zu viel Gewicht: Eine Personalakte fasst durchschnittlich etwa 150 Papierblätter, was einem Gewicht von einem Kilogramm entspricht. Schon bei 1000 Mitarbeitern sammelt sich somit ein Gewicht von einer Tonne an. Die Nutzung einer digitalen Lösung beruhigt also nicht nur den Statiker, sondern entlastet auch Geldbeutel und Umwelt.

Optimierung der Prozessqualität

Ein weiterer Punkt, der sich von Digitalisierungsprojekten oft erhofft wird, ist eine Verbesserung der Prozessqualität. Um eine Verbesserung im Prozess zu erreichen, müssen Sie mehr tun, als lediglich den Prozess digital abbilden. Das wusste bereits der ehemalige Vorstandschef der Teléfonica Deutschland Thorsten Dirks:

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Eine Studie des Center for HR and Information Systems unter insgesamt 51 Personaldienstleistern zeigt, dass Unternehmen mithilfe der digitalen Personalakte die Fehlerquote um 66 % verringern können. Zusätzlich geben 70 % der Unternehmen eine Erhöhung der Datensicherheit an, was auf detaillierte Berechtigungseinstellungen, revisionssichere Auswertungen und Archiv- und Löschfunktionen nach EU-DSGVO zurückzuführen ist.

Mit digitalen Personalakten Papierchaos vermeiden

Viele Unternehmen setzen immer noch auf papierbasierte Prozesse, die sie jedoch in u. a. der Personalabteilung viel Zeit kosten. Mit der Einführung der digitalen Personalakte sind Sie in der Lage, Zeit bei der Dokumentensuche einzusparen. Doch nicht nur die Zeiteinsparung stellt einen Vorteil dar: Sie optimieren so auch deutlich Ihre Prozesse. Mit dieser Digitalisierung sparen Sie insgesamt Zeit, Kosten und Aufwand ein. Nicht zuletzt setzen Sie mehr auf Nachhaltigkeit, da Sie kein Papier mehr verschwenden.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse? Dann kontaktieren Sie mich doch gerne, ich helfe Ihnen bei Ihren Fragen gerne weiter.

Sebastian Eßling

Sebastian Eßling

Mein Name ist Sebastian Eßling, bei der mindsquare bin ich als HR/IT Strategie Berater tätig. Es ist mir wichtig, meine Kunden auf dem Weg zur Digitalen Transformation der HR-Prozesse, zu begleiten, umfassend zu beraten und gemeinsam Ihre HR/IT in eine nachhaltige Zukunft zu führen.

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