SAP Payroll: Personalabrechnung mit H4S4 & SuccessFactors
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen der Personalabrechnung
Mitarbeitende aus der HR-Abteilung stehen bei der Personalabrechnung vor vielfältigen Herausforderungen. Hier einige zentrale Aspekte, die aktuell besonders relevant sind:
Gesetzliche Bestimmungen
Die Liste der gesetzlichen Bestimmungen für die Personalabrechnung in Deutschland ist lang und unterliegt einem stetigen Wandel. Neben den komplexen Pflichtangaben auf Lohnsteuerbescheinigungen müssen auch Mindestlohnvorgaben, branchenspezifische Tarife, steuerliche Freibeträge, gesetzliche Änderungen bei Sozialversicherungen sowie Meldepflichten regelmäßig eingepflegt und überprüft werden. Gerade bei Monats- und Jahresabrechnungen kann es aufgrund kurzfristiger Gesetzesänderungen zu erhöhtem Aufwand kommen. Den Überblick zu behalten und Fristen einzuhalten ist angesichts der Dynamik und Vielfalt der Vorschriften anspruchsvoll.
Verschiedene Anforderungen
Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen bei der Personalabrechnung. Dazu zählen neben klassischen Sonderleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen oder Sachbezüge auch flexible Arbeitszeitmodelle, Schichtzulagen, Boni sowie Regelungen zu Altersteilzeit, Kurzarbeit oder Homeoffice. Diese unterschiedlichen Bedarfe müssen nicht nur bedacht und geplant, sondern möglichst automatisiert und rechtssicher im Abrechnungssystem abgebildet werden. Sonderthemen wie internationale Mitarbeitende oder Grenzgänger können zusätzliche Komplexität bringen.
Schnittstellen im System
Die Personalabrechnung erreicht erst durch effiziente Schnittstellen in Ihrem System ihr volles Potenzial. Automatisierte Prozesse verringern Fehlerquellen und sparen Zeit, setzen aber voraus, dass alle relevanten Systeme zuverlässig miteinander kommunizieren. Dabei müssen auch Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt sein. Die automatische Übermittlung von Abrechnungsdaten an Finanzämter, Sozialkassen und andere externe Stellen ist Pflicht und muss den jeweils aktuellen Standards entsprechen. Eine Herausforderung ist insbesondere das regelmäßige Monitoring und die kontinuierliche Pflege dieser Schnittstellen, damit Daten immer korrekt, aktuell und compliant übertragen werden
Was ist SAP Payroll (PY)?
SAP Payroll ist eine Softwarelösung von SAP, mit der sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Unternehmen automatisiert durchführen lässt. Sie gewährleistet eine korrekte und termingerechte Abrechnung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben sowie individueller Unternehmensbedürfnisse. SAP Payroll lässt sich nahtlos in andere SAP-Module (z. B. Finanzwesen, Personalmanagement) integrieren und bietet digitale Schnittstellen zu Behörden und Sozialversicherungsträgern. So lassen sich Prozesse effizient, transparent und compliance-konform gestalten – sowohl mit der traditionellen On-Premises-Lösung SAP HCM als auch mit der modernen Cloud-Variante SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.
Die Personalabrechnung mit SAP Payroll (PY)
In der SAP-Standard-Lösung SAP Payroll (PY) berücksichtigt die Personalabrechnung bereits mehrere Konzepte, wie folgende Standard-Anwendungsfälle:
- Nettoabrechnung
- Bruttofindung
- Abrechnung mit Anbindung an SAP FI (Financial Accounting)
- Entgeltabrechnung
Abb. 1: Die Entgeltabrechnung in SAP Payroll.
Zudem können Sie Folgeaktivitäten ausführen. Beispielsweise können Sie einen Entgeltnachweis für Mitarbeitende erstellen, mithilfe dessen die Zahlung durchgeführt wird. Ein Entgeltnachweis ist ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Zusätzlich dient die Abrechnung als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.
Außerdem können Automatisierungen erstellt werden, damit u. a. Informationen an die Sozialversicherung weitergeleitet oder die seit 2009 verbindlichen DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) erstellt und übermittelt werden.
Auch alle Aufgaben rund um die Lohnsteuer können Sie mit SAP PY abdecken. Darunter fällt die komplette Kommunikation mit der Finanzverwaltung, wie z. B. die Lohnsteueranmeldung oder Verwendung der elektronischen Lohnsteuerkarte.
Abb. 2: Personalabrechnung Easy Access.
Diese Folgeaktivitäten können Sie Punkt für Punkt im SAP Easy Access Menü durchgehen. So können Personalmitarbeitende die Abrechnung am Ende des Monats strukturiert durchführen. Dadurch verringert sich die Fehleranfälligkeit und auch die Gefahr, dass bei der Vielzahl an Schritten ein Schritt vergessen wird, wird reduziert.
Vorteile der Payroll
Mit dem Einsatz der Payroll in Ihrem Unternehmen profitieren Sie u. a. von folgenden Vorteilen:
Werden Sie gesetzlichen Anforderungen gerecht
SAP passt das Payroll-Modul zur Personalabrechnung jedes Jahr an neue gesetzliche Anforderungen an und korrigiert Fehler. Diese Änderungen werden meist zum Ende des Jahres vorgenommen. Sie erhalten Sie dann Hinweise mit Arbeitsschritten, wie Sie die neuen Änderungen umsetzen können. So wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Änderungen stets auf dem aktuellen Stand sind, sodass Sie keine Strafen fürchten müssen.
Digitale Datenübertragung
Mit einer Digitalisierung Ihrer Datenübertragung sind Sie in der Lage, wichtige Daten sicher an unterschiedliche Institutionen weiterzuleiten. Eine händische Pflege würde Mitarbeitende überlasten und viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Probleme entstehen sollten, können Empfänger der digitalen Dokumente Testdokumente an Sie schicken, damit Sie diesen Prozess überprüfen können.
Hohes Maß an Automatisierung
Mit SAP PY können Sie einige Prozesse automatisieren. Beispielsweise lassen sich Lohnabrechnungen monatsweise automatisch durchführen. So können sich Ihre HR-Verantwortlichen um die Dinge kümmern, die nicht von einer Software übernommen werden können. Durch regelbasierte Prüfungen und Simulationen können Sie Fehler verhindern und Workflows unterstützen Sie bei Freigaben und Korrekturen.
Das Payroll Control Center
Das Payroll Control Center (PCC) bildet heute eine zentrale Funktion in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Es digitalisiert, automatisiert und optimiert den gesamten Prozess der Lohnabrechnung. Dabei ersetzt und verbessert es die früher überwiegend manuell durchgeführten Prüf- und Bestätigungsprozesse.
Mit dem PCC können Unternehmen im Payroll-Cycle alle Schritte von der Vorbereitung über die Abrechnung bis zur Nachbearbeitung in einer übersichtlichen Oberfläche managen. Automatisierte Validierungen erkennen potenzielle Fehlerquellen in Echtzeit, bewerten Datenänderungen fortlaufend neu und zeigen diese als „Alerts“ an. Individuell anpassbare Prüfregeln und Workflows sorgen für erhöhte Transparenz und Prozesssicherheit.
Ein visuelles Flussdiagramm bietet jederzeit einen Überblick über die Aufgaben und ihre Reihenfolge im gesamten Abrechnungszyklus. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte sowie das aufwändige Einholen von Bestätigungen wesentlich reduzieren und die Qualität der Gehaltsabrechnung deutlich steigern.
Seit 2025 besteht die Möglichkeit, ehemaligen Mitarbeitenden (Alumni) einen sicheren Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen zu gewähren. Dies ist ein sinnvoller Zusatz bei Offboarding-Prozessen. Das Payroll Control Center bietet darüber hinaus Funktionen wie Positionsbudgetkontrolle und Echtzeit-Monitoring der Personalkosten und ermöglicht so eine ganzheitliche Steuerung und transparente Auswertungen für die Bereiche HR und Finance.
Die Personalabrechnung in SuccessFactors
SAP Payroll im SAP HCM ist noch bis 2027 verfügbar (bzw. bis 2030 mit Extended Maintenance). Die On-Premises-Lösung wird schließlich von der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors abgelöst, da SAP sich zukünftig auf die Cloud fokussiert.
Mit Employee Central Payroll bietet SAP SuccessFactors aktuell eine cloudbasierte Lösung an, die in die HCM Suite integriert ist und eine automatisierte, transparente und compliance-konforme Personalabrechnung ermöglicht. Obwohl diese Lösung noch nicht alle Funktionen der klassischen SAP-HCM-Payroll-Lösung abdeckt, ermöglicht sie bereits heute Echtzeitverarbeitung, intelligente Workflows, nahtlose Integration mit anderen HR-Modulen sowie kontinuierliche Verbesserungen und unter anderem durch Updates im Payroll Control Center.
SAP plant für das Jahr 2027 die Einführung der Next-Gen Cloud Payroll. Diese soll die vollständige Funktionalität der bisherigen On-Premises-Variante und von Employee Central Payroll vereinen. Darüber hinaus soll sie neue Innovationen zur Prozessautomatisierung, Steuerung und Datensicherheit bieten. Diese neue Payroll-Generation wird dann als zentrale Lösung für Kunden gelten, die von On-Premises in die Cloud migrieren möchten.
Personalabrechnung in H4S4
SAP HCM for S/4HANA (H4S4) ist eine Übergangslösung, mit der Unternehmen bis 2040 SAP-HCM-Funktionalitäten nutzen können. Zwar gibt es in H4S4 keine eigene Payroll-Lösung, jedoch können Sie in der SAP HCM for S/4HANA Cloud Private Edition Ihre alte SAP Payroll bis Ende 2040 nutzen.
Um die Zeiterfassung für die Abrechnung sicherzustellen, ist es möglich, H4S4 mit SuccessFactors Time Tracking zu kombinieren. So können die Daten an H4S4 exportiert werden, sodass die in SuccessFactors Time Tracking erfassten Zeitdaten (z. B. Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Zuschläge) an das On-Premise-System H4S4 übermittelt werden können. Insgesamt erfolgt die Abrechnung an sich immer noch on-Premises, sie nutzt jedoch die Daten, die die Cloud liefert.
Fazit
SAP Payroll ist eine leistungsstarke und flexible Lösung, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, die komplexen Anforderungen der Personalabrechnung effizient und compliancekonform zu erfüllen. Durch die nahtlose Integration in andere SAP-Module, sei es das klassische SAP HCM oder die moderne SuccessFactors Cloud, wird ein durchgängiger und automatisierter Datenaustausch ermöglicht. Dadurch werden manuelle Fehler minimiert und Ressourcen gespart. Durch digitale Schnittstellen zu Krankenkassen, Finanzbehörden und weiteren Institutionen gewährleistet SAP Payroll eine sichere, transparente und zeitsparende Abwicklung aller Abrechnungsprozesse. Unternehmen profitieren dadurch von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer höheren Prozessqualität – wichtige Erfolgsfaktoren in einer dynamischen und regulierten Arbeitswelt.
Websession: SAP Payroll
Haben Sie Fragen rund um die SAP Payroll oder das Thema Personalabrechnung? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen gerne weiter.
FAQ
Was ist SAP Payroll (PY)?
SAP Payroll ist eine Software zur automatisierten und gesetzeskonformen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie ermöglicht eine effiziente Abwicklung und ist nahtlos in SAP HCM sowie SAP SuccessFactors Cloud integriert.
Bis wann kann ich SAP Payroll nutzen?
SAP bietet die On-Premises-Lösung SAP HCM und dessen Module lediglich bis 2027 bzw. 2030 an. Ab 2027 wird SAP voraussichtlich die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Next-Gen Cloud Payroll anbieten, die Sie dann in Zukunft nutzen können.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalabrechnung?
Die Personalabrechnung ist komplex und erfordert die Einhaltung zahlreicher gesetzlicher Vorgaben, die sich laufend ändern. Unternehmen müssen individuelle Anforderungen wie Boni, Schichtmodelle oder internationale Beschäftigte rechtssicher abbilden. Zudem ist eine nahtlose Systemintegration essenziell, um Daten automatisiert, fehlerfrei und datenschutzkonform zu übermitteln.
Wer kann mir beim Thema SAP Payroll: Personalabrechnung mit H4S4 & SuccessFactors helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP Payroll: Personalabrechnung mit H4S4 & SuccessFactors benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
