Digitale Personalakte: Einsparpotentiale nutzen und Nachhaltigkeit erreichen
Die digitale Personalakte ist heutzutage noch kein Standard in der deutschen Unternehmenswelt und es hat den Anschein, dass Papierakten ewig bestehen. Dass diese unpraktisch sind, hat eine Studie der Anwaltskanzlei Beiten Burkhardt bewiesen: Diese besagt, dass 15 % der täglichen Arbeitszeit im Personalbüro mit der Dokumentensuche verbracht wird. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der Einführung der digitalen Personalakte diesen Aufwand reduzieren können.
Gründe für den Einsatz einer Digitalen Personalakte
Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet Unternehmen viele Vorteile gegenüber einer analogen Aktenführung. Mit einem Mausklick haben Personaler und Vorgesetzte Zugriff auf die digitale Personalakte und können schnell Auskunft geben. Im Rahmen der digitalen Transformation werden Arbeitsabläufe und Dokumente ins Web verlagert, um ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Die Digitalisierung der Personalakte erfordert jedoch eine geeignete technische Infrastruktur.
Einsparpotenzial der digitalen Personalakte
Wenn Ihre Personalmitarbeiter 15 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, bedeutet das bei etwa sieben Vollzeitmitarbeitern, dass ein Mitarbeiter durchgehend mit dieser Aufgabe beschäftigt ist. Damit können Sie sich in etwa vorstellen, wie groß Ihr zeitliches Einsparpotenzial ist.
Ein zweiter Faktor ist das eingesparte Papier. Erst vor Kurzem hat mir ein Kunde berichtet, dass er Probleme mit dem Statiker bekommen hat, da die Sicherheit des Gebäudes durch die Papierberge an Akten gefährdet ist. Auf Papier basierte Prozesse haben einfach zu viel Gewicht: Eine Personalakte fasst durchschnittlich etwa 150 Papierblätter, was einem Gewicht von einem Kilogramm entspricht. Schon bei 1000 Mitarbeitern sammelt sich somit ein Gewicht von einer Tonne an. Die Nutzung einer digitalen Lösung beruhigt also nicht nur den Statiker, sondern entlastet auch Geldbeutel und Umwelt.
Optimierung der Prozessqualität
Ein weiterer Punkt, der sich von Digitalisierungsprojekten oft erhofft wird, ist eine Verbesserung der Prozessqualität. Um eine Verbesserung im Prozess zu erreichen, müssen Sie mehr tun, als lediglich den Prozess digital abbilden. Das wusste bereits der ehemalige Vorstandschef der Teléfonica Deutschland Thorsten Dirks:
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“
Eine Studie des Center for HR and Information Systems unter insgesamt 51 Personaldienstleistern zeigt, dass Unternehmen mithilfe der digitalen Personalakte die Fehlerquote um 66 % verringern können. Zusätzlich geben 70 % der Unternehmen eine Erhöhung der Datensicherheit an, was auf detaillierte Berechtigungseinstellungen, revisionssichere Auswertungen und Archiv- und Löschfunktionen nach EU-DSGVO zurückzuführen ist.
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Mit digitalen Personalakten Papierchaos vermeiden
Viele Unternehmen setzen immer noch auf papierbasierte Prozesse, die sie jedoch in u. a. der Personalabteilung viel Zeit kosten. Mit der Einführung der digitalen Personalakte sind Sie in der Lage, Zeit bei der Dokumentensuche einzusparen. Doch nicht nur die Zeiteinsparung stellt einen Vorteil dar: Sie optimieren so auch deutlich Ihre Prozesse. Mit dieser Digitalisierung sparen Sie insgesamt Zeit, Kosten und Aufwand ein. Nicht zuletzt setzen Sie mehr auf Nachhaltigkeit, da Sie kein Papier mehr verschwenden.
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FAQ
Was sind digitale Personalakten?
Die digitale Personalakte ersetzt Papier-Personalakten und erlaubt einen dezentralen Zugriff auf digitale Dokumente.
Welche Vorteile bieten digitale Personalakten?
Die digitalen Personalakten bieten zahlreiche Vorteile, darunter effizientere Arbeitsabläufe, Datenschutz und beschränkten Zugriff, Revisionssicherheit sowie Imagegewinn.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Ab dem 01.01.2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen nur noch elektronisch aufbewahrt werden, gemäß dem Gesetz zur Änderung des Sozialgesetzbuchs (7. SGB IV-ÄndG).
