Seit dem ersten Januar 2019 ist es möglich, die sogenannte A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln. Das stellt Unternehmen, die bislang keine elektronische Abwicklung durchgeführt haben, vor eine Herausforderung. Da viele unserer Kunden diese Herausforderung in Hinblick auf den Juli 2019 (elektronische Übermittlung verpflichtend) in Angriff nehmen, haben wir ein Best-Practice dazu entwickelt.
A1-Bescheinigung als Self-Service
Seit dem ersten Januar 2019 ist es möglich die sogenannten A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln. Da viele unserer Kunden diese Herausforderung in Hinblick auf den Juli 2019 in Angriff nehmen, haben wir ein BestPractice dazu entwickelt.
Was ist die A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist ein Dokument, das sich der Arbeitnehmer bei der Personalabteilung einholt. Hinter der Regelung stecken die EU-Normen: (EG) 883/2004 und (EG) 987/2009. Eingeholt werden muss die Bescheinigung bei jedem Aufenthalt im Ausland, auch wenn z. B. nur ein Werk im Nachbarland zur Montage besucht wird. Sobald ein Grenzübertritt in ein anderes EU-Land (oder einen Staat, mit dem Deutschland ein bilaterales Abkommen geschlossen hat) stattfindet, muss die Bescheinigung vorliegen. Die A1-Bescheinigung zeigt dem Arbeitgeber im Ausland, dass der Mitarbeiter den deutschen Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Damit verhindert die EU eine doppelte Beitragsberechnung, da ansonsten Beiträge im In- und Ausland anfallen würden.
Herausforderungen für Unternehmen
Ab Juli 2019 wird die elektronische Übermittlung der A1-Bescheinigung verpflichtend für deutsche Unternehmen. Das bedeutet gerade für Unternehmen mit vielen kurzen Auslandsaufenthalten von Mitarbeitern einen enormen bürokratischen Aufwand. Der Mitarbeiter fragt rechtzeitig für jeden Auslandseinsatz die Bescheinigung an. Die Personalabteilung kann diese dann an den Arbeitnehmer aushändigen. Die Abrechnung in SAP übermittelt dazu relevante Daten an die Sozialversicherung, welche wiederum die Antwort (A1-Bescheinigung) zurück in das Abrechnungssystem spielt. Um diesen Prozess in SAP einzurichten und die Personalabteilung nicht unnötig zu belasten, haben wir eine Lösung entwickelt.
Unsere Lösung für stressfreie A1-Bescheinigungen
Mit unserem BestPractice für A1-Bescheinigungen integrieren wir die Beantragung der Bescheinigung direkt im Reiseantragsformular. Beantragt ein Mitarbeiter also eine Reise, die einen Auslandsaufenthalt beinhaltet, so kann er direkt aus dem bekannten ESS Reiseantrag, seine Bescheinigung beantragen. Die Daten werden automatisch verbucht und die Bescheinigung beantragt. Die Personalabteilung hat in diesem Verfahren keinen Arbeitsschritt zu erledigen. Kombiniert mit unserer Bescheinigungszentrale, sind vom Antrag bis zur Zustellung kein Papier und keine E-Mails notwendig.
Der 3-Punkte-Plan zur A1-Bescheinigung
Optische Aufbereitung im Reiseantrag
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