Case Study: H4S4 und SuccessFactors – Forschungsinstitut modernisiert HR-IT
Die digitale Transformation im öffentlichen Sektor nimmt Fahrt auf. Denn sichere, effiziente und zukunftsfähige IT-Lösungen sind gerade hier essenziell. Eine führende deutsche Forschungseinrichtung mit 1.300 Mitarbeitenden verwaltete ihr Personal bisher mit SAP HCM. Doch das System ist in die Jahre gekommen, das Wartungsende naht und es fehlen moderne Funktionen wie automatisierte Workflows, KI-gestützte Analysen und eine cloudfähige Zeiterfassung. Es war Zeit für eine moderne Alternative. Wir unterstützten das Institut beim Wechsel zu H4S4 und SuccessFactors. Lesen Sie, wie das Projekt ablief, welche Herausforderungen auftraten und welche Best Practices Sie für sich daraus ableiten können.
Warum die Veränderung notwendig war
Das bevorstehende Ende der Wartung von SAP HCM stellt eine große Herausforderung dar: Ohne Weiterentwicklung und Sicherheitsupdates steigt das Risiko für Cyberangriffe – was insbesondere im öffentlichen Sektor unbedingt vermieden werden muss. Die Personalabrechnung muss nahtlos laufen, was ohne herstellerseitige Updates in Frage steht.
Auch ohne das Wartungsende hätte ein Wechsel des Systems auf dem Plan gestanden. Denn sein Funktionsumfang war mangelhaft. Moderne HR-Anforderungen wie KI-gestützte Analysen oder eine verbesserte User Experience konnten nicht abgebildet werden. Um aktuelle Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien verlässlich einzuhalten, ist zudem eine neue Systemarchitektur notwendig. Hinzu kommt, dass die sich die Anforderungen an die Zeiterfassung im öffentlichen Dienst im Laufe der Jahre verändert haben.
Mit SuccessFactors Time Tracking hat sich das Forschungsinstitut bewusst für eine Cloud-Lösung entschieden, die mehr Flexibilität bietet und spezifische Anforderungen optimal abdeckt – beispielsweise für den Bereitschaftsdienst. Die Entscheidung für das Hybridmodell aus SAP H4S4 und SuccessFactors war daher strategisch sinnvoll: Sie gewährleistet eine effiziente Entgeltabrechnung, erhöht die Datensicherheit und modernisiert die HR-IT-Prozesse nachhaltig.
Von der Analyse zur Strategie – der übergeordnete Projektablauf
Wir gliedern jedes Migrationsprojekt in vier Phasen. So auch im Fall der Forschungseinrichtung.
1. Vorstudie
Bevor wir die Umstellung auf das Hybridmodell vornehmen, stellen wir zunächst eine H4S4-Vorstudie an. Gemeinsam mit einem Readiness Check bietet sie einen umfassenden Überblick über die erforderlichen inhaltlichen und technischen Vorarbeiten.
2. Planung
In der Planungsphase erhielt das Forschungsinstitut eine Orientierung über die weiteren Schritte und das notwendige Know-how für die Migration. Darunter fielen insbesondere technische Anforderungen (wie Systemarchitektur, Add-Ons, Schnittstellen), fachliche Abhängigkeiten sowie strategische Fragestellungen rund um Projektaufwand und Zeitplanung. Auf Basis der Vorstudie erarbeiteten wir eine detaillierte Roadmap sowie eine fundierte Investitionskalkulation für das H4S4-Upgrade. Am Ende dieser Phase wusste unser Kunde genau, was die Migration für seine Organisation Aufwand bedeutet.
3. Vorprojekt
Es folgte die Vorprojektphase, in der die in der Vorstudie identifizierten technischen und fachlichen Vorprojekte weiter ausgearbeitet und priorisiert wurden. Diese bilden die Grundlage, um eine reibungslose Migration vorzubereiten und zentrale Abhängigkeiten frühzeitig aufzulösen.
4. Migration
Sobald alle Vorbereitungen abgeschlossen waren, wurde das Update durchgeführt und die Migration live geschaltet. Damit war der Kunde optimal abgesichert – insbesondere im Hinblick auf die Entgeltabrechnung bis 2040.
Unser Vorgehensmodell basiert auf der “SAP Activate”-Methode und wird durch unsere Best-Practice-Ansätze gezielt erweitert. So gewährleisten wir eine effiziente und zukunftssichere Migration.
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Modernisierung des HR-Systems: Erfolgreiche Migration auf H4S4
Die Grafik zeigt das technische Setup unseres Kunden vor und nach der Migration von SAP HCM auf H4S4 und SuccessFactors:
Praxisbeispiel: Die sichere Basis, Migration auf H4S4
Vorher: Das bestehende System basierte auf einem SAP R/3 mit NetWeaver Portal. HR-Services wie ESS (Employee Self-Services), MSS (Manager Self-Services) und Reporting liefen über eine DB2-Datenbank mit Gateway Server.
Nachher: Nach der Migration auf SAP S/4HANA mit H4S4 sind alle HR-Services über das moderne Fiori Launchpad erreichbar. Die Self-Services wurden modernisiert, die Zeitwirtschaftslösung durch SuccessFactors Timetracking ersetzt. Die Infrastruktur läuft nun on HANA mit einem Embedded Gateway Server.
Die Migration von SAP HCM auf H4S4 war ein wichtiger Meilenstein der digitalen Transformation für unseren Kunden – aber nur der Anfang. Langfristig werden alle HR-Module nach und nach in SuccessFactors abgebildet, sodass H4S4 vollständig abgelöst werden kann. Damit wird eine reine cloudbasierte HR-IT-Landschaft geschaffen, die noch mehr Flexibilität, Automatisierung und Zukunftssicherheit bietet.
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Die Vorteile auf einen Blick
Durch die Umstellung profitiert die Forschungseinrichtung von einer zukunftssicheren HR-IT. Die Entgeltabrechnung ist langfristig gesichert. Dank automatisierter Prozesse werden Besoldungsstufen schneller und präziser berechnet. Die cloudbasierte Zeitwirtschaft ermöglicht eine flexible Arbeitszeitgestaltung. Mitarbeitende können ihre Zeiten einfach erfassen und verwalten.
Zudem erfüllen die neuen Systeme aktuelle Datenschutzstandards. Sicherheitslücken aus der alten Architektur wurden geschlossen.
- Zukunftssicherheit: Wartung des HR-Systems bis 2040 gesichert
- Effiziente Zeiterfassung: Ablösung der alten Zeitwirtschaftslösung durch SuccessFactors Timetracking
- Weniger Verwaltungsaufwand: Automatisierte Workflows für Zeiterfassung und HR-Prozesse
- Cloud-Readiness: Erste HR-Prozesse bereits in SuccessFactors integriert – als Basis für eine Full-Cloud-Strategie
Herausforderungen und Lösungen während der H4S4-Migration
Bei der Migration auf das Hybridmodell traten verschiedene Probleme auf, die wir zügig lösen mussten – was uns gelang und woraus wir wertvolle Schlüsse für zukünftige Projekte ziehen.
Ein zentrales Thema war der Business Connector unter H4S4, der für die Behördenkommunikation genutzt wird (z. B. mit Finanzämtern oder Pensionskassen). Ein direkter Umstieg auf SAP Cloud Integration war zu diesem Zeitpunkt jedoch nicht realisierbar, da bestehende Prozesse und Schnittstellen nicht kurzfristig migriert werden konnten.
Daher entschieden wir uns für einen zweistufigen Ansatz: Zunächst erfolgte ein temporärer Umstieg auf SAP Process Integration als Übergangslösung. Parallel starteten wir die Vorbereitung zur Einführung der SAP Cloud Integration, um mittelfristig eine zukunftssichere und leistungsfähige Schnittstellenarchitektur zu etablieren.
Ein Kernthema des Projekts war die Entgeltabrechnung. Da SuccessFactors nicht alle spezifischen Anforderungen des öffentlichen Diensts erfüllt, haben wir die H4S4 Payroll als Lösung implementiert. Dadurch sind nun automatisierte Berichte und Nachweise für Drittmittelgeber möglich. Zudem können komplexe Tariftabellen und Stufenregelungen (TVöD/TV-L) problemlos abgebildet werden.
Auch die große Datenmenge des Instituts stelle eine Herausforderung dar. Denn in der HANA-Datenbank würden hohe Speicherkosten entstehen. Auch wegen der DSGVO-Compliance mussten wir daher ein durchdachtes Löschkonzept erarbeiten. Durch den frühzeitigen Einsatz von SAP ILM (Information Lifecycle Management) konnten wir zudem den Speicherbedarf und die Kosten reduziert – bereits vor der eigentlichen H4S4-Umstellung.
Eine weitere wichtige Erkenntnis: Der “SuccessFactors Timetracking”-Standard lässt sich gut an die Anforderungen des öffentlichen Diensts anpassen. Projektbezogene und flexible Arbeitszeiten können problemlos erfasst und spezielle Ruhezeitregelungen des öffentlichen Sektors integriert werden.
Eine strategische Entscheidung für die Zukunft
Mit der Migration auf SAP H4S4 und SuccessFactors hat die Forschungseinrichtung nun eine wartungssichere, automatisierte und cloudfähige HR-IT. Die Entgeltabrechnung bleibt bis 2040 gesichert, während SuccessFactors Time Tracking eine flexible und effiziente Zeiterfassung bietet.
Die schrittweise Migration wurde in nur 2,5 Jahren umgesetzt – inklusive Vorstudie, technischer Vorprojekte und Go-live. Mit der Integration weiterer HR-Module in SuccessFactors entsteht langfristig eine vollständige Cloud-Lösung.
Das Kundenprojekt zeigt: Mit einer klaren Strategie, strukturiertem Vorgehen und realistischen Zeitplänen ist die Migration sehr gut zu bewältigen.
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