Wann rechnet sich ein digitales Onboarding-Tool?

Wie teuer ist ein digitales Onboarding-Tool? Und noch viel wichtiger ist die Frage: Wann lohnt sich die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses überhaupt für ein Unternehmen? Diese Fragen möchte ich Ihnen in diesem Artikel beantworten. Ebenso finden Sie einen ROI-Kalkulator am Ende des Beitrages, um Ihnen eine Entscheidungshilfe für Ihre individuelle Situation zu geben.

Bevor wir die beiden Fragen direkt beantworten, möchte ich noch ein wenig den Rahmen festlegen und ein wenig auf unseren Umgang, mit dem Thema Onboarding eingehen. Am Anfang sollten Sie immer eine Bestandsaufnahme Ihres aktuellen Onboarding-Prozesses machen. Es kommt vor, dass ein Onboardingprozess nur sporadisch vorhanden ist oder aber, dass er mit dem Unternehmen in den letzten Jahren gewachsen ist. In diesem Fall kann es durchaus Sinn ergeben, eine Prozessoptimierung vor der eigentlichen Digitalisierung zu machen. Als Beispiel kann ich hier aufführen, wie die mindsquare AG dabei vorgeht:

Wie macht es die mindsquare?

Als Dienstleistungsunternehmen im IT Sektor können Sie sich sicherlich vorstellen, dass die Mitarbeiterakquise und die Mitarbeiterbindung sehr wichtige Themen sind und unser Personalbereich auch einen großen Einfluss im Unternehmen hat. Doch auch die mindsquare nutzt aktuell noch keinen vollumfänglichen digitalen Onboardingprozess. Natürlich ist dieser definiert und es gibt Checklisten für alle Beteiligten, um die Bearbeitung der Aufgaben sicherzustellen. Doch die vollständige Abbildung des Prozesses in einem digitalen System ist bis jetzt noch nicht erfolgt. Die mindsquare AG stellte in den letzten Jahren pro Jahr ca. 50 IT-Consultants ein. Da die Fluktuationsraten im Vergleich zu unserer Branche sehr gut sind und es der Personalleitung wichtiger ist, dass ein Prozess im Unternehmen gelebt wird, war die Einführung eines Systems nicht nötig.

Doch im letzten Jahr hat sich gezeigt, dass die Kostentreiber im Onboarding und gerade der Verlust von Mitarbeitern am Anfang ab einer gewissen Größe immer schwieriger zu handhaben sind. Dies ist einer der Gründe, warum aktuell die mindsquare AG die Abbildung der Onboarding-Prozesse neu bewertet hat und den Einsatz eines digitalen Systems einführt.

Phasen und Elemente des Onboarding

Der Prozess des Onboarding verläuft in drei Phasen. Welche Aufgaben in jeder Phase auf das Personal zukommen und welche Instrumente in dem Onboarding-Prozess am besten zu verwenden sind, zeigen wir Ihnen in diesem Kapitel.

Phase der Vorbereitung (Preboarding)

Die Preboardingphase, auch genannt Vorbereitungsphase, umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag. Das Ziel in dieser Phase ist es, dem neuen Arbeitnehmer ein professionelles Bild über seinen zukünftigen Arbeitgeber zu vermitteln.

Das HR hat in dieser Phase die Aufgabe, dem Mitarbeiter wichtige Informationen zuzusenden, aufkommende Fragen zu beantworten und einen Einarbeitungsplan, die Stellenbeschreibung, das Organigramm und weitere Informationspapiere zu erstellen.

Phase zur Orientierung

Für die Orientierungsphase wird eine Zeitspanne von circa einem Quartal eingeplant. Das Ziel in dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen, indem er das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe kennenlernt – und verstehen lernt.

Phase der Integration

Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters. In dieser Phase wird vor allem darauf geachtet, den neuen Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen.

Warum ein Einarbeitungsplan so wichtig ist

In Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen stark darauf angewiesen, Mitarbeiter an sich zu binden. Tritt der Fall auf, dass ein Mitarbeiter schon während der Probezeit wieder geht, sind nicht nur die hohen Recruiting-Kosten umsonst gewesen. Einen vergleichbaren Ersatz zu finden, erfordert wieder viel Zeit und Geld.

Ein schlechter erster Eindruck lässt sich zwar korrigieren, doch nur äußerst schwer. Deshalb hilft hier ein Einarbeitungsplan, der vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters erstellt wird. Dadurch soll verhindert werden, dass sich der neue Mitarbeiter durch das Büro fragen muss oder seinen PC-Zugang selbst in der IT besorgen muss.

Wann lohnt sich eine Digitalisierung der Onboarding-Prozesse?

Wie in den oberen Abschnitten bereits beschrieben gibt es unterschiedliche Zeitpunkte, wann eine Lösung sinnvoll ist.  Da es aus meiner Sicht nur zwei sinnvolle Zeitpunkte gibt, möchte ich diese beiden hier näher erläutern:

• Sie haben keinen Onboarding-Prozess und möchten auf der grünen Wiese anhand eines Systems beginnen.
• Sie haben bereits einen definierten Onboarding-Prozess, der mindestens eine der Onboarding-Phasen abdeckt.

Wenn Sie sich in der ersten Situation befinden, haben Sie den Vorteil, dass Sie die größtmögliche Flexibilität haben. Außerdem können Sie sicher sein, dass das System Ihren Prozess nachher passgenau abbildet. Sie führen den Prozess wie vom System vorgegeben, abgesehen von ein paar kleinen vorgesehenden Änderungen, ein. Da Sie vorher keinen Prozess hatten, wird der Mehrwert sehr hoch sein. Moderne Prozesse sind auch meistens mit niedrigen Belastungen der Mitarbeiter geplant und diesbezüglich meistens schon optimiert.

In der zweiten Situation nutzen Sie aktuell schon einen definierten Onboarding-Prozess. Hier ist es wichtig, dass mindestens eine der drei Phasen (Preboarding, Orientierung, Integration)  vollständig definiert ist. Eine Beschreibung der Phasen finden Sie auch in unserem Onboarding-E-Book.

Diese können Sie dann in eine digitale Lösung überführen. Für die anderen Phasen können Sie dann entscheiden, ob sie Ihren Prozess erst definieren wollen oder diesen aus einer Lösung adaptieren möchten.

Sollten Sie sich in keiner der beiden Situationen befinden, ergibt eine direkte Digitalisierung weniger Sinn und Sie sollten vorerst eine Prozessoptimierung vornehmen.

Wie teuer ist eine digitale Onboarding-Lösung?

Der Preis einer digitalen Onboarding-Lösung kann extrem variieren. Dies hängt einmal mit dem Umfang und den Funktionen einer Lösung ab. Also: welche Prozesse des Onboardings wie abgebildet werden. Außerdem ist die Königsdisziplin im Onboarding die Integration mit mehreren Drittsystemen, da diese häufig genutzt werden und eine einfache Softwarelösung eher ohne Integration ausgerollt wird. Die Preise für gängige Lösungen variieren zwischen 20.000 € und 150.000 €, wobei die Zielgruppen der Anbieter sich auch extrem unterscheiden.

Da die Integration sehr wichtig ist, empfehle ich jedem meiner Kunden, Wartungsverträge für ein solches System zu nutzen und von jedem Anbieter eher Abstand zu halten, wenn er keine Wartungs- und Support-Dienste anbietet.

Die Zukunft gehört denen, die bereit sind, zu handeln.

Prüfen Sie noch heute, ob sich ein digitales System für das Onboarding-Thema für Sie lohnt. Spielen Sie auch ein wenig mit den Kennzahlen, um ein mögliches Gefühl dafür zu erlangen, wann die Einführung einer solchen Lösung sinnvoll ist.
An dieser Stelle möchte ich Ihnen noch mitgeben, dass die mindsquare selber auch eine Onboarding-Lösung auf Basis von SAP HCM entworfen hat, die vielleicht für Sie auch in Betracht gezogen werden sollte. Selbst, wenn dies nicht der Fall ist, unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihren Onboarding-Prozess zu digitalisieren.