Die Digitalisierung im Personalwesen hat in den letzten Jahren deutlich an Tempo gewonnen. Neben klassischen HR-Systemen wie SAP SuccessFactors oder spezialisierten Recruiting-Tools gewinnen zunehmend Low-Code- und No-Code-Plattformen an Bedeutung. 

Der zentrale Vorteil: HR-Teams können Workflows automatisieren, ohne selbst programmieren zu müssen oder vollständig auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein. 

Damit verändert sich nicht nur die Technologie, sondern auch die Art, wie HR-Prozesse gestaltet werden. 

Das Wichtigste auf einen Blick

  • HR-Workflows schneller digitalisieren – weitgehend ohne Programmierkenntnisse
  • HR eigenständiger machen und Digitalisierung sowie Employee Experience vorantreiben
  • Governance, Datenschutz und Integration als wichtige Erfolgsfaktoren beachten
  • KI sinnvoll integrieren und intelligente, dynamische HR-Workflows ermöglichen

Was sind Low-Code- und No-Code-Workflows im HR? 

Low-Code- und No-Code-Plattformen ermöglichen die Erstellung digitaler Prozesse über visuelle Oberflächen, Drag-and-Drop-Logik und vordefinierte Bausteine. 

  • No-Code: vollständig ohne Programmierung 
  • Low-Code: geringe technische Anpassungen möglich 

Im HR-Kontext bedeutet das: 

  • Genehmigungsprozesse können visuell modelliert werden 
  • HR-Workflows lassen sich flexibel anpassen 
  • Automatisierungen können schneller umgesetzt werden 
  • Fachbereiche werden stärker in die Prozessgestaltung eingebunden 

Typische Beispiele sind Urlaubsanträge, Onboarding-Prozesse, Vertragsfreigaben oder interne Change Requests. 

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Warum steigt der Bedarf an Low-Code im HR? 

Der Einsatz von Low-Code- und No-Code-Plattformen ist keine technologische Modeerscheinung, sondern die Antwort auf mehrere Entwicklungen, die Personalabteilungen zunehmend unter Handlungsdruck setzen. 

  1. IT-Fachkräftemangel und begrenzte Entwicklungskapazitäten

Viele Unternehmen verfügen nur über begrenzte IT-Ressourcen. HR-Projekte konkurrieren mit unternehmensweiten Digitalisierungsinitiativen um Entwicklungskapazitäten. Gleichzeitig fehlen in Deutschland laut Bitkom weiterhin rund 109.000 IT-Fachkräfte, und 85 % der Unternehmen berichten von einem Mangel an IT-Personal. Dadurch verlängern sich Entwicklungs- und Implementierungszeiten erheblich.  

  1. Steigendes Innovationstempo im HR

Personalbereiche stehen heute unter deutlich höherem Veränderungsdruck als noch vor wenigen Jahren. Neue gesetzliche Anforderungen, hybride Arbeitsmodelle, veränderte Recruiting-Prozesse sowie der zunehmende Einsatz von KI erfordern eine kontinuierliche Anpassung bestehender HR-Prozesse. Klassische Entwicklungszyklen können mit dieser Dynamik häufig nicht Schritt halten. 

  1. Datengetriebenes HR benötigt mehr Eigenständigkeit

Moderne HR-Abteilungen arbeiten zunehmend datenbasiert und möchten Prozesse eigenständig optimieren, testen und weiterentwickeln. Low-Code und No-Code-Werkzeuge fördern die Autonomie und verkürzen die Zeit von der Idee bis zur Umsetzung. 

Typische HR-Workflows für Low-Code/No-Code 

Nicht jeder HR-Prozess eignet sich gleichermaßen für den Einsatz von Low-Code- und No-Code-Plattformen. Besonders geeignet sind standardisierte, wiederkehrende Abläufe, die häufig angepasst werden müssen, mehrere Beteiligte involvieren und einen hohen administrativen Aufwand verursachen. Hier lassen sich mit den Tools schnelle Effizienzgewinne erzielen. 

  • Automatische Aufgabenverteilung an HR, IT und Fachbereiche 
  • Checklisten für neue Mitarbeiter 
  • Digitale Dokumentenfreigaben 
  • Genehmigungsprozesse 
  • Urlaubsanträge 
  • Homeoffice-Anträge 
  • Weiterbildungsfreigaben 
  • Strukturierte Austrittsprozesse 
  • Übergabe bzw. Entzug von Zugriffsrechten 
  • Rückgabe von Arbeitsmitteln 
  • Recruiting-Workflows 
  • Abstimmungen zu Bewerbenden 
  • Interviewplanung 
  • Feedbackprozesse 

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Zusammenspiel mit klassischen HR-Systemen 

Low-Code- und No-Code-Plattformen ergänzen, aber ersetzen keine bestehenden HR-Systeme. Denn sie erfüllen andere Aufgaben.  

Während HR-Systeme wie SAP SuccessFactors als zentrale Datenbasis dienen und Kernprozesse wie Personalverwaltung, Entgeltabrechnung oder Stammdatenmanagement abbilden, sind Low-Code-Plattformen gemacht, um schnell individuelle Workflows zu entwickeln oder anzupassen und bereichsspezifische Prozesse zu automatisieren.  

Dadurch entsteht eine modulare HR-IT-Landschaft, die sowohl stabil als auch anpassungsfähig ist. 

Chancen für die HR-Organisation 

Der Einsatz von Low-Code- und No-Code-Plattformen verändert nicht nur die technische Umsetzung von HR-Prozessen, sondern auch die Rolle der Personalabteilung. Fachbereiche erhalten mehr Gestaltungsspielraum, können Prozesse eigenständiger weiterentwickeln und schneller auf neue Anforderungen reagieren. Daraus ergeben sich mehrere strategische Chancen. 

  1. Stärkere Prozessverantwortung im HR

HR entwickelt sich vom reinen Anwender digitaler Systeme zum aktiven Gestalter von Geschäftsprozessen. Das Team kann Workflows eigenständig modellieren, testen und kontinuierlich optimieren, ohne bei jeder Anpassung auf IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Dadurch wächst die Verantwortung für die Gestaltung effizienter und nutzerorientierter HR-Prozesse. 

  1. Beschleunigte Digitalisierung

Durch die visuelle Entwicklung von Anwendungen und Workflows lassen sich neue Prozesse deutlich schneller implementieren und bestehende Abläufe kontinuierlich anpassen. Dies verkürzt die Zeit von der Anforderung bis zur produktiven Nutzung erheblich und ermöglicht es Unternehmen, schneller auf gesetzliche Änderungen, organisatorische Anpassungen oder neue Geschäftsanforderungen zu reagieren. 

  1. Verbesserte Employee Experience

Digitale, standardisierte und intuitiv gestaltete Workflows erleichtern Mitarbeitern und Führungskräften die Interaktion mit HR-Prozessen. Medienbrüche, manuelle Anträge und lange Bearbeitungszeiten werden reduziert. Zusätzlich werden Prozesse transparenter und benutzerfreundlicher. Eine konsistente Employee Experience trägt zu einer höheren Akzeptanz digitaler HR-Lösungen und einer gesteigerten Zufriedenheit der Nutzenden bei. 

Herausforderungen und Risiken 

Trotz der vielfältigen Chancen bringt der Einsatz von Low-Code- und No-Code-Plattformen auch neue Herausforderungen mit sich. Besonders im HR-Bereich gilt es, die gewonnene Flexibilität mit Anforderungen an Sicherheit, Governance und Prozessqualität in Einklang zu bringen. Werden digitale Workflows ohne klare Regeln entwickelt und betrieben, können langfristig neue Komplexitäten entstehen. 

Schatten-IT im HR 

Mit Low Code/No Code besteht das Risiko, dass HR schnell eine Lösung für einen neuen Prozess benötigt und dafür eigenständig eine Anwendung erstellt, ohne diese mit der IT abzustimmen. Kurzfristig ist das Vorgehen effektiv, langfristig können so jedoch isolierte Systeme entstehen, deren Daten nicht mit der bestehenden HR-IT-Landschaft verbunden sind oder deren Betrieb nicht nachhaltig sichergestellt ist. Eine klare Governance mit definierten Verantwortlichkeiten und Freigabeprozessen bleibt auch beim Einsatz von No Code/Low Code elementar.  

Fehlende Standardisierung 

Die einfache Erstellung neuer Workflows kann dazu führen, dass unterschiedliche Teams ähnliche Prozesse auf verschiedene Arten digitalisieren. Dies erhöht die Komplexität, erschwert die Nutzung für Mitarbeiter und kann zu uneinheitlichen Prozessen innerhalb des Unternehmens führen. Standards und wiederverwendbare Komponenten helfen dabei, Flexibilität und Konsistenz miteinander zu verbinden. 

Compliance und Datenschutz 

Da HR-Prozesse häufig sensible personenbezogene Daten verarbeiten, spielen Datenschutz und regulatorische Anforderungen eine besonders wichtige Rolle. Werden Workflows von HR ohne ausreichende Zugriffskontrollen, Dokumentation oder Datenschutzprüfung erstellt, können Risiken entstehen, zum Beispiel in Bezug auf die DSGVO. Unternehmen müssen sicherstellen, dass auch alle Anwendungen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen. 

Integration in bestehende Systeme 

Low-Code-Lösungen entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie bestehende HR-Systeme sinnvoll ergänzen. Fehlen jedoch stabile Schnittstellen zu Kernsystemen wie HR- oder ERP-Plattformen, können Datenbrüche entstehen. Mitarbeiterdaten müssten dann möglicherweise mehrfach gepflegt werden oder Prozesse können nicht vollständig automatisiert werden. Eine durchdachte Integrationsstrategie ist daher eine wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz. 

Rolle von KI in Low-Code-HR-Workflows 

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung und lässt sich mithilfe von Low-Code-Tools auch in die Fachbereiche tragen. Mit KI-gestützten Tools können HR-Teams Workflows dann nicht mehr nur nach festen Regeln automatisieren, sondern dynamische Abläufe erstellen, die Prozesse analysieren und Nutzer in definiertem Rahmen selbst über Folgehandlungen entscheiden. 

KI-gestützten Automatisierungen nimmt in Unternehmen deutlich zu, auch im HR-Bereich. Der Einsatz von KI in Low-Code-Umgebungen befindet sich zwar vielerorts noch in der Entwicklungsphase, gewinnt jedoch durch die zunehmende Integration entsprechender Funktionen in etablierte Plattformen an Bedeutung. 

Zwei Beispiele für KI-gestützte Low-Code-HR-Workflows: 

Automatische Workflow-Optimierungen 

KI kann bestehende Abläufe analysieren und auf Basis von Prozessdaten Verbesserungsvorschläge liefern. Beispielsweise kann sie erkennen, dass bestimmte Freigaben regelmäßig Verzögerungen verursachen, und alternative Prozessschritte oder Automatisierungen vorschlagen, die sich dann mit Low-Code-Plattformen umsetzen lassen. 

KI-gestützte Entscheidungshilfen 

KI kann für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte in kürzester Zeit Informationen aus einer großen Zahl an Quellen zusammenführen und Handlungsempfehlungen zu konkreten Fragestellungen ableiten, beispielsweise zur Priorisierung von Anfragen, Bewertung von Bewerbungsinformationen oder der Entscheidung von Standardfällen. Die finale Entscheidung bleibt zwar weiter beim Menschen, kann jedoch wesentlich schneller und fundierter getroffen werden. 

Welche Low-Code/No-Code-Tools eignen sich für die Entwicklung von HR-Workflows? 

Die Auswahl der passenden Low-Code- oder No-Code-Plattform hängt stark von der bestehenden HR-IT-Landschaft, den gewünschten Anwendungsfällen und dem erforderlichen Integrationsgrad ab. Während einige Tools besonders für einfache Workflow-Automatisierungen und Fachbereichsanwendungen geeignet sind, bieten andere umfassende Enterprise-Funktionen für komplexe HR-Prozesse und die Anbindung an bestehende Systeme. 

Für Unternehmen mit etablierten HR-Systemen wie SAP SuccessFactors, Workday oder Microsoft-basierten Umgebungen eignen sich insbesondere Plattformen, die eine nahtlose Integration ermöglichen und gleichzeitig Governance- sowie Sicherheitsanforderungen erfüllen.  

Häufig eingesetzte Lösungen: 

  • Microsoft Power Platform für die schnelle Erstellung von Apps, Formularen und automatisierten Workflows innerhalb des Microsoft-Ökosystems 
  • SAP Build für die Erweiterung von SAP-Landschaften und die Entwicklung von Anwendungen und Automatisierungen im SAP-Kontext 
  • ServiceNow App Engine für die Erstellung digitaler Workflows und Employee-Service-Prozesse auf einer zentralen Enterprise-Plattform 
  • Mendix oder OutSystems für komplexere Anwendungen, bei denen höhere Anforderungen an Skalierbarkeit, Integration und individuelle Prozessgestaltung bestehen 

Für HR-Abteilungen ist dabei selten die reine Entwicklungsfähigkeit ausschlaggebend. Wichtiger ist Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft. Ein geeignetes Tool sollte Schnittstellen zu Kernsystemen unterstützen, Datenschutz- und Governance-Anforderungen erfüllen. 

Fazit: Demokratisierung der HR-Digitalisierung 

Low-Code/No-Code verändert die Rolle der HR-Abteilung grundlegend. Prozesse müssen nicht mehr ausschließlich durch IT-Abteilungen entwickelt werden, sondern können direkt im HR entstehen. Damit wird Digitalisierung schneller und passgenauer. 

Entscheidend bleibt jedoch: Technologie ist nur dann erfolgreich, wenn Prozesse klar definiert, Governance gewährleistet und Systeme sinnvoll integriert sind. 

Low-Code Tools sind damit kein Ersatz für HR-IT-Strategie, sie können die Transformation zu einer modernen, zukunftsfähigen HR-Organisation aber wirksam beschleunigen.  

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FAQ 

Was ist der Vorteil von Low-Code/No-Code im HR-Bereich? 

Low-Code/No-Code ermöglicht es HR-Abteilungen, digitale Workflows selbst zu erstellen und anzupassen – ohne klassische Programmierung. Da der Weg über die IT-Abteilung entfällt, lassen sich Prozesse schneller digital abbilden und bei Bedarf flexibel verändern. 

Ersetzt Low-Code/No-Code bestehende HR-Systeme wie SAP SuccessFactors? 

Nein. Low-Code/No-Code-Plattformen ersetzen keine Core-HR-Systeme, sondern ergänzen sie. Systeme wie SAP SuccessFactors bleiben die zentrale Daten- und Prozessplattform, während Low-Code-Lösungen zusätzliche Flexibilität schaffen, um einzelne, individuelle Workflows umzusetzen. 

Welche HR-Prozesse eignen sich besonders für Low-Code-Automatisierung? 

Besonders geeignet für Low-Code-Automatisierung sind standardisierte und wiederkehrende Prozesse wie Onboarding, Offboarding, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Genehmigungsworkflows oder Abstimmungsprozesse im Recruiting. 

Welche Risiken gibt es bei Low-Code/No-Code im HR? 

Zu den größten Risiken zählen fehlende Standardisierung, Schatten-IT, Datenschutzprobleme sowie Integrationsprobleme mit bestehenden HR-Systemen. Daher sind klare Governance-Strukturen und eine abgestimmte HR-IT-Strategie elementar.