HR-Lösungen bieten viele Funktionen, bilden aber nicht jede Anforderung im Standard ab. Wenn dadurch Prozesse weiter manuell laufen, Daten verstreut liegen bleiben oder Auswertungen lange dauern. können individuelle Lösungen sinnvoll sein. KI kann dabei helfen, solche HR-Lösungen schneller zu entwickeln und besser in bestehende Systeme einzubinden.

Das Wichtigste im Überblick

  • KI kann Unternehmen bei der Entwicklung individueller HR-Lösungen unterstützen.
  • Besonders relevant ist das, wenn Standardfunktionen bestimmte Anforderungen nicht ausreichend abdecken.
  • Typische Anwendungsfälle: Zusammenführen verstreuter Daten, Auswertungen automatisieren oder Umsetzen neuer Berichtspflichten.
  • Wichtig ist die saubere Anbindung an HR-Core-Systeme wie SAP HCM oder SuccessFactors.
  • Datenschutz und Governance sollten früh mitgedacht werden, damit keine neue Risiken entstehen

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Wann lohnt sich individuelle HR-Software?

Viele Unternehmen arbeiten mit SAP HCM, SAP SuccessFactors oder anderen HR-Systemen, um zentrale HR-Prozesse abzubilden. Trotzdem gibt es Anforderungen, die im Standard nicht sauber gelöst werden können.

Individuelle Software war früher oft mit hohen Kosten, langen Projektlaufzeiten und technischen Risiken verbunden. Dadurch lohnten sich viele HR-Use-Cases nicht, obwohl der manuelle Aufwand im Alltag durch fehlende Funktionen hoch war.

Mit KI und passenden Entwicklungswerkzeugen verändert sich die Situation: Eigene Lösungen können für konkrete Probleme schneller entstehen. Teams müssen nicht mehr auf manuelle Zwischenschritte oder Excel-Workarounds zurückgreifen, die ausbremsen und zulasten der Compliance gehen. Voraussetzung ist allerdings, dass die notwendige Datenbasis vorhanden und die Zielarchitektur klar ist.

Kundenbeispiel: Individuelle KI-Lösung für Entgeltgleichheit

Herausforderung

Ein Handelsunternehmen verwaltete seine Vergütungsdaten verteilt über SAP HCM, Verträge und Dokumente, was Auswertungen aufwändig machte. Betriebsrat und HR waren zudem durch die Beantwortung von Entgeltfragen stark beansprucht und die Zahl der Auskunftsersuchen war zuletzt weiter gestiegen.

Das Unternehmen wollte seine Entgeltstrukturen nachvollziehbarer gestalten, um den neuen Berichts- und Auskunftspflichten aus der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ab 2026 einfacher nachkommen, Mitarbeiteranfragen schneller beantworten und interne Analysen effizienter umsetzen zu können.

Unternehmenseckdaten

  • Branche: Handel & Konsumgüter
  • Mitarbeiter: ca. 5.000
  • Umsatz: ca. 1 Mrd. €
  • Betriebsrat: vorhanden Rechtsform: AG

Lösung

Im SAP Standard ließen sich die Anforderungen des Kunden nicht realisieren. Wir entwickelten daher in rund 3 Wochen eine individuelle Lösung, die Vergütungsdaten aus SAP HCM zentral auswertbar macht. Nicht als Insellösung, sondern als nahtlos integrierte Ergänzung zur bestehenden HCM-Landschaft.

Die Lösung unterstützt das Unternehmen, Entgeltunterschiede nachvollziehbar aufzubereiten, Auskünfte effizient zu erteilen und Berichte strukturiert umzusetzen.

Ergebnis

  • zentrale Auswertung von Vergütungsdaten aus SAP HCM
  • transparente Darstellung von Entgeltunterschieden
  • bereinigte und unbereinigte Gender-Pay-Gap-Auswertung
  • schnellere Vorbereitung von Auskünften und Berichten
  • einsatzbereite Lösung innerhalb von ca. 3 Wochen

Webinar: KI-Booster im HR: Vom Innovationsdruck zur Umsetzung

Künstliche Intelligenz birgt ein enormes Potenzial für Personalabteilungen – sie wirkt wie ein regelrechter Booster. Betriebsräte, (HR-)IT-Leiter und KI-Projektverantwortliche sind sich des Innovationsdrucks bewusst. Doch oft bleibt die Frage offen: „Wie kommen wir ins Handeln?“. In diesem Live-Webinar erfahren Sie, welche KI-Einsatzgebiete Ihnen einen direkten Nutzen bringen, wie Sie ein KI-Zielbild und eine KI-Roadmap entwickeln und mit welchen konkreten Use-Cases Sie starten können.

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Risiko Eigenentwicklung: So vermeiden Unternehmen Insellösungen

KI als Werkzeug im HR bringt nur dann Mehrwert, wenn entwickelte Lösungen sauber in die bestehende HR-IT eingebunden werden. Am Anfang sollte deshalb nicht die Technologie stehen, sondern das Prozessproblem.

Wichtige Fragen sind:

  • Welches Problem soll die Lösung konkret lösen?
  • Welche Daten werden benötigt und in welchen Systemen liegen sie?
  • Welche Schnittstellen, Rollen und Berechtigungen sind erforderlich?
  • Welche Entscheidungen bleiben beim Menschen?
  • Wie wird die Lösung langfristig gewartet und erweitert?

Fazit: KI als Werkzeug im HR braucht klare Ziele

KI eröffnet neue Möglichkeiten für HR und HR-IT. Wenn Standardfunktionen von Systemen nicht ausreichen, können jetzt mit weniger Aufwand individuelle Lösungen entwickelt werden. Allerdings sollten Unternehmen genau überlegen, wann eine solche Abweichung vom Standard vorteilhaft ist und wann eher nicht.

Wichtig bleibt es, sich zunächst mit dem angestrebten Zielprozess auseinanderzusetzen, um auf dieser Basis zu prüfen, ob eine Individualisierung sinnvoll ist. Bei der Umsetzung sollte eine nahtlose Integration sichergestellt sein und sollten Datenschutz und Governance von Beginn an mitgedacht werden. Dann können Unternehmen von KI profitieren, ohne ihre IT in einen neuen Flickenteppich zu verwandeln.

KI im HR erfolgreich nutzen: Strategien, Tools und Best Practices für eine effizientere Personalarbeit

Hier erfahren Sie, wie KI im HR Ihre Arbeit effizienter und zukunftsfähiger macht – mit praktischen Beispielen und wertvollen Tipps.

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FAQ

Was bedeutet KI als Werkzeug im HR?

KI als Werkzeug bedeutet, dass künstliche Intelligenz nicht direkt eine HR-Aufgabe übernimmt, sondern bei der Entwicklung oder Umsetzung eigener HR-Lösungen unterstützt. So können individuelle Anwendungen schneller entstehen.

Wann lohnt sich eine individuelle HR-Lösung mit KI?

Eine individuelle Lösung kann sinnvoll sein, wenn ein Prozess im Standard nicht ausreichend abgebildet wird, viel manueller Aufwand entsteht oder Daten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden müssen.

Warum ist die Integration in HR-Systeme wichtig?

Ohne Integration entstehen schnell neue Insellösungen. Eine saubere Anbindung an HR-Core-Systeme wie SAP HCM oder SuccessFactors sorgt dafür, dass Daten sicher genutzt und Prozesse besser eingebunden werden können.

Worauf sollten Unternehmen bei individuellen KI-Lösungen achten?

Wichtig sind ein klarer Use Case, Datenschutz, Rollen und Berechtigungen, menschliche Kontrolle, saubere Schnittstellen und eine langfristig tragfähige Zielarchitektur.