Vom „Oldtimer“ zur modernen HR-Plattform – Warum Unternehmen handeln müssen
Viele Unternehmen stehen aktuell vor einer richtungsweisenden Entscheidung: Sollen sie ihr bestehendes HR-System mit teuren Einzelmaßnahmen weiterpflegen oder konsequent auf eine moderne, zukunftssichere HR-Plattform umsteigen? Das nahende Wartungsende von SAP HCM, steigende Kosten für Individualentwicklungen und wachsender Frust durch manuelle Prozesse machen deutlich: Nichtstun ist keine Option mehr.
Routinen hinterfragen – Zukunft im HR gestalten
Die Frage „Oldtimer restaurieren oder E-Auto kaufen?” bringt es auf den Punkt: Nur wer jetzt handelt, kann Effizienzgewinne erzielen, den Mitarbeitenden ein besseres Nutzererlebnis bieten und Fortschritte bei Automatisierung und Data Analytics erreichen. Jetzt ist der Moment, Routinen zu hinterfragen und mutige Weichen zu stellen, bevor der Anschluss verloren geht. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen am Beispiel eines konkreten Kundenprojekts, wie alte HR-Systeme schnell zum „Bremsklotz“ werden, welche Folgen das für Mitarbeitende, Bewerber und HR-Abteilungen hat und wie der Weg zu einer modernen HR-Plattform gemeistert werden kann.
Wenn alte Systeme zum „Bremsklotz“ werden
Im HR-Bereich nutzen viele Unternehmen noch Systeme, die seit Jahrzehnten im Einsatz sind. Spätestens mit dem Ende der SAP-HCM-Wartung wird die Suche nach Alternativen unausweichlich.
Die Folgen sind eindeutig: Isolierte Prozesse, doppelte Datenpflege und fehlende Transparenz führen zu langen Bearbeitungszeiten, Medienbrüchen und Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden, Bewerbenden sowie Führungskräften. Veraltete Systeme binden Ressourcen, erschweren Self-Services und hemmen die Einführung neuer Funktionen. So können aktuelle Anforderungen an Reporting, Automatisierung oder KI kaum erfüllt werden. Besonders in Großunternehmen mit komplexen Personalprozessen werden diese Schwächen deutlich.
Eine moderne HR-Plattform als „Motor“ für die Zukunft
Eine moderne HR-IT-Plattform ist heute weit mehr als nur ein Verwaltungstool: Sie entwickelt sich zum strategischen Treiber, der die gesamte Organisation voranbringt und das HR-Team von administrativen Aufgaben hin zu Beratung und Wertschöpfung führt. Digitale Plattformen schaffen Freiräume für innovative Personalarbeit, bieten Self-Services für Mitarbeitende und Führungskräfte und ermöglichen integriertes, datenbasiertes Arbeiten – vom Recruiting bis zur Personalentwicklung. Doch woran erkennt man, ob eine Lösung wirklich zukunftsfähig ist?
Die folgenden Erfolgsfaktoren geben Orientierung und zeigen, welche Eigenschaften eine moderne HR-Plattform auszeichnen:
Mehr als Verwaltung: HR als strategischer Treiber
Richtig eingesetzt, verschiebt Ihr HR-Tool den Schwerpunkt vom administrativen Abarbeiten hin zu Beratung, Wertschöpfung und datenbasiertem Arbeiten. Self-Services für Mitarbeitende und Führungskräfte schaffen Freiräume, während integrierte Plattformen Transparenz über alle HR-Prozesse hinweg ermöglichen.
Effizienz braucht Serviceorientierung
Ein zentrales Erfolgsprinzip lautet: Effizienz darf nicht auf Kosten der Nutzerfreundlichkeit gehen. Standardisierte und automatisierte Prozesse senken Kosten, minimieren Fehler und beschleunigen Abläufe – gleichzeitig müssen sie flexibel genug sein, um unterschiedliche Rollen, Standorte und Kulturen einzubeziehen.
Blick in die Zukunft: KI und neue Technologien
Eine durchdachte HR-Plattform bildet die Basis, um innovative Technologien wie KI, Chatbots oder Predictive Analytics einzusetzen. Tools wie der KI-basierte Assistent „Joule“ in SAP SuccessFactors zeigen, wie Self-Services, Recruiting oder Reporting durch intelligente Unterstützung weiter vereinfacht werden können.
Transformation als Voraussetzung für Erfolg
Damit eine HR-Plattform langfristig Wirkung entfaltet, braucht es mehr als nur Technologie. Von entscheidender Bedeutung sind deshalb ein klarer Transformationsansatz, konsequentes Change-Management und die Einbindung aller relevanten Stakeholder. Ebenso wichtig ist eine Unternehmenskultur, die neue Arbeitsweisen akzeptiert.
Mögliche HR-Plattformen
• SAP SuccessFactors: Umfassende Cloud-Lösung für mittelgroße bis große Unternehmen, stark integriert im SAP-Ökosystem, mit Features wie automatisiertem Recruiting, Self-Service und KI (SAP Joule).
• Workday: Benutzerfreundliche Cloud-Plattform für mittelgroße bis große Unternehmen, mit Fokus auf Talentmanagement, Analytics und schneller Innovation. Besonders geeignet für international tätige Organisationen mit komplexen HR-Prozessen.
• Personio: Einfach zu implementierende Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, automatisierte HR-Prozesse und Self-Services.
• Conerstone: Spezialist für Learning & Talentmanagement, gut geeignet zur Ergänzung bestehender HR-Systeme mit Fokus auf Weiterbildung und Performance.
In unserem E-Book “Der große Software-Vergleich” finden Sie einen detaillierten Vergleich verschiedener moderner HR-Plattformen. Es bietet eine fundierte Entscheidungsgrundlage und enthält eine detaillierte Gegenüberstellung von Funktionen, Zielgruppen und Besonderheiten.
Praxisbeispiel HR-Softwareauswahl & Einführung: Ausgangssituation beim Kunden
Branche: Öffentlicher Sektor
Mitarbeitende: ca. 5.000
Umsatz: ca. 750 Mio. €
Rechtsform: Anstalt öffentlichen Rechts (AöR)
Personalrat: vorhanden
Ausgangslage: SAP HCM seit über 20 Jahren im Einsatz, stark individualisiert, hoher Wartungsaufwand, geringe Innovationsfähigkeit
Spätestens mit dem angekündigten Wartungsende des SAP HCM rückte die Frage nach einer zukunftsfähigen HR-Lösung in den Vordergrund. Der Kunde stand somit vor einer grundlegenden Entscheidung: Soll das bestehende System zunächst auf H4S4 übertragen werden oder lohnt sich direkt ein Umstieg auf moderne Cloud-Lösungen wie SuccessFactors oder Workday?
Herausforderungen beim Kunden
Die Ausgangslage hat verschiedene Herausforderungen mit sich gebracht, die sich in allen Bereichen bemerkbar machten – von den Mitarbeitenden über die Bewerber bis hin zu den HR- und IT-Abteilungen.
Mitarbeitende: Frust durch manuelle Prozesse und Medienbrüche sowie eingeschränkte Self-Service-Möglichkeiten.
Bewerber: Negatives Bewerbungserlebnis durch lange Bearbeitungszeiten und geringe Transparenz im Bewerbungsprozess.
HR- und IT-Abteilungen: Fokus auf Wartung statt Innovation – moderne Tools und Schnittstellen sind nicht integriert.
Der Lösungsweg
Auf Basis der Ausgangssituation und der identifizierten Herausforderungen haben wir gemeinsam mit dem Unternehmen einen klar strukturierter Plan entwickelt, um den Weg hin zu einer modernen HR-Plattform zu gestalten.
1.Definition von Zielbildern und Leitplanken
Zielbilder
- Zukunftssichere HR-IT-Architektur, die aktuelle Anforderungen erfüllt und strategische Weiterentwicklung ermöglicht.
- Weniger Abhängigkeiten durch Ablösung von Eigenentwicklungen und Einsatz wartbarer Standards.
- Standardisierte, cloudbasierte Plattform mit Flexibilität für unterschiedliche Standorte und Rollen.
- Nahtlose Integration angrenzender Systeme wie Finance, Controlling, Zeitwirtschaft oder Learning.
Leitplanken festlegen (gemeinsam mit HR, IT, Personalrat und Geschäftsführung)
- Standardisierung vor Individualisierung: Anpassungen nur, wenn zwingend notwendig.
- Cloud First: Neue Anforderungen vorrangig cloudbasiert umsetzen.
- UX vor Hierarchie: Nutzerfreundlichkeit hat Vorrang.
- Verständlichkeit vor Vollständigkeit: Inhalte bleiben für alle Zielgruppen klar.
2. Detaillierte Prozessanalyse und Weichenstellung
Die Prozessanalyse zeigte isolierte HR-Bereiche, doppelte Datenpflege und ineffiziente Freigaben. Darüber hinaus wurden Schwachstellen wie fehlende Transparenz für Führungskräfte sichtbar. Bestätigt wurden Must-haves wie Self-Services und eine einheitliche Datenbasis. Zudem wurden Stärken wie Payroll- und Recruiting-Wissen, Reporting-Erfahrung sowie engagierte Key User hervorgehoben.
3. Softwareauswahl
Gemeinsam haben wir mehrere Softwarelösungen evaluiert, von denen einige jedoch ausgeschlossen wurden, da sie den festgelegten Leitplanken nicht entsprachen. Die Entscheidung fiel auf SAP SuccessFactors, da es…
• sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme integrieren lässt,
• eine modulare und schrittweise Einführung ermöglicht (zunächst mit Recruiting),
• eine klare Orientierung an Best Practices bietet und damit den festgelegten Leitplanken entspricht,
• und von zentralen Stakeholdern wie Datenschutz, Personalrat und interner IT breit akzeptiert wurde.
4. Entwicklung einer klaren Roadmap
Die Roadmap sah eine modulare Einführung in klar definierten Phasen vor, die durch konsequentes Change-Management zur Unterstützung neuer Rollen und Prozesse begleitet wurde. Parallel dazu wurden erste Überlegungen zur Integration von KI-Funktionalitäten angestoßen.
5. Umsetzung und Einführung
• Kurze Konzeptionsphase: Fokus auf Standards, Individualisierungen nur, wenn zwingend notwendig (z. B. Personalratsvorgaben).
• Klarer Projektplan: ca. 16 Wochen, mit festen Entscheidungswegen und Meilensteinen.
• MVP-Implementierung (MVP = Minimum Viable Product): Erste Funktionen gingen schnell live, um Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz aufzubauen.
• Change-Management: Neue Rollen definiert, Mitarbeitende geschult und der Wandel transparent kommuniziert.
• Datenmigration und Qualitätssicherung: Nur Daten aus einem Jahr übernommen, Tests anhand realer Use Cases zur Sicherung der Anwenderakzeptanz.
Das Ergebnis
Verbessertes Erlebnis für Mitarbeitende und Führungskräfte
Die Digitalisierung von Anträgen und Prozessen reduziert manuelle Arbeit und Medienbrüche. Moderne Self-Services fördern die Selbstständigkeit der Nutzer und schaffen Transparenz im Personalmanagement.
Erhöhte Nutzerzufriedenheit und Servicequalität
Effizientere und nutzerfreundlichere HR-Prozesse steigern die Zufriedenheit und reduzieren Rückfragen, sodass sich HR stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann.
Nachhaltige & modulare Weiterentwicklung
Eine solide Basis aus zentralen HR-Modulen schafft Flexibilität für künftige Anforderungen. Geplante Erweiterungen, wie etwa Onboarding oder Leistungsmanagement, sichern die langfristige Modernisierung.
Integration von Künstlicher Intelligenz (KI)
Erste KI-Anwendungen, wie etwa Chatbots und automatisierte Stellenanzeigen, entlasten die Personalabteilung und optimieren Prozesse. Künftige Funktionalitäten werden eine datenbasierte Beratung ermöglichen und die HR-Strategie stärken.
Die Zukunft einer modernen HR-Plattform
Die Entscheidung, ein veraltetes HR-System weiterzuführen oder es durch eine moderne Plattform zu ersetzen, ist strategisch von großer Bedeutung. Der Wandel betrifft dabei nicht nur die Technik, sondern vor allem die Organisation und die Unternehmenskultur. Unternehmen, die frühzeitig handeln und gemeinsam mit allen Stakeholdern klare Zielbilder entwickeln, können Kosten, Prozessbrüche und Frust vermeiden.
Eine cloudbasierte, modulare Plattform reduziert manuelle Arbeit, schafft Transparenz und stärkt die Eigenverantwortung durch Self-Services. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verschafft der Personalabteilung mehr Raum für wertschöpfende Aufgaben.
Innovative Technologien wie Künstliche Intelligenz – etwa Chatbots oder automatisierte Stellenanzeigen – machen die Personalabteilung zusätzlich zum strategischen Partner. Für den Erfolg sind konsequentes Change-Management, offene Kommunikation und messbare Fortschritte entscheidend. So wird die HR-Plattform zum Treiber für Strategie, Innovation und Agilität.
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FAQ
1. Warum sollten Unternehmen ihr altes HR-System jetzt ablösen?
Veraltete Systeme verursachen hohe Kosten, hemmen Innovation und sorgen für ineffiziente, manuelle Prozesse. Mit dem Wartungsende von SAP HCM wird ein Umstieg auf moderne HR-Plattformen unvermeidlich.
2. Welche Vorteile bietet eine moderne HR-Plattform?
Moderne Lösungen bieten Self-Services, automatisierte Prozesse, integrierte Datenanalysen und eine bessere Nutzererfahrung – für Mitarbeitende, HR und Führungskräfte. So wird HR zum strategischen Treiber im Unternehmen.
3. Was sind typische Herausforderungen bei der Transformation?
Die größten Hürden liegen nicht in der Technik, sondern im Wandel: Change-Management, klare Zielbilder, Beteiligung aller Stakeholder und die Akzeptanz neuer Prozesse sind entscheidend für den Erfolg.
