KI in HR datenschutzkonform nutzen: Worauf Sie jetzt achten müssen
Ob im Recruiting, in der Personalentwicklung oder beim Feedbackmanagement – künstliche Intelligenz erobert immer mehr HR-Bereiche. Es entstehen enorme Vorteile für Effizienz und Entscheidungsqualität, aber auch neue Anforderungen an Transparenz und Datenschutz. Wie können Sie KI-Lösungen rechtssicher und verantwortungsvoll in Ihre HR integrieren? In diesem Beitrag haben wir die wichtigsten Antworten rund um den rechtskonformen Einsatz von KI in der Personalarbeit zusammengestellt.
KI im HR trifft auf Datenschutz: Was zu beachten ist
Sobald KI-gestützte HR-Software in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind Sie verpflichtet, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) uneingeschränkt einzuhalten. Besonders im HR-Kontext gelten dabei zentrale Grundprinzipien, an denen sich Unternehmen orientieren müssen:
1. Datenschutz & DSGVO beachten
Achten Sie darauf, dass Ihre HR-Software alle Anforderungen der DSGVO erfüllt. Dazu zählen insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz. Binden Sie sowohl den Datenschutzbeauftragten als auch den Betriebsrat frühzeitig in die Einführung und Nutzung KI-gestützter Systeme ein.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bevor eine KI-Lösung eingesetzt wird, ist zu prüfen, ob die geplante Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer zulässigen Rechtsgrundlage gemäß DSGVO basiert – etwa auf einer Einwilligung, der Erfüllung eines Vertrags oder einem berechtigten Interesse.
3. Transparenz- und Informationspflicht
Unternehmen müssen Bewerbende und Mitarbeitende transparent darüber informieren, wenn Sie KI-Systeme einsetzten, die automatisiert über ihre Daten entscheiden. Legen Sie offen, nach welcher Logik diese Systeme arbeiten und welche möglichen Auswirkungen ihre Entscheidungen haben.
4. Dokumentations- und Nachweispflicht
Der KI-Einsatz und sämtliche damit verbundenen Prozesse müssen in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen und dokumentiert werden.
5. Betroffenenrechte
Die Rechte der betroffenen Person, insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch, dürfen durch den Einsatz von KI-Systemen keinesfalls eingeschränkt werden. Vollständig automatisierte Entscheidungen, wie eine rein KI-basierte Bewerberauswahl ohne menschlichen Eingriff, sind nur unter streng definierten Voraussetzungen zulässig.
Wenn Sie noch mehr über datengetriebene Unternehmen erfahren wollen, lesen Sie diesen Beitrag.
Der EU AI Act: Neue Regeln für den Einsatz von KI in HR
Der EU AI Act ist seit dem 1. August 2024 in Kraft getreten und schafft einen Rechtsrahmen für den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der EU. Die Regelungen gelten unmittelbar, weshalb sich Unternehmen frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen müssen.
Insbesondere im HR-Bereich ist der Handlungsbedarf groß. Viele Anwendungen, etwa im Recruiting, in der Leistungsbewertung oder im Monitoring von Mitarbeitenden, gelten als sogenannte Hochrisiko-KI. Für diese Systeme gelten besondere Vorgaben, weshalb Unternehmen dazu verpflichtet sind, den Einsatz solcher KI-Lösungen sorgfältig zu prüfen. Dazu gehören unter anderem folgende Pflichten:
1. Risikoanalysen
Unternehmen sind dazu verpflichtet, mögliche Auswirkungen auf Grundrechte sorgfältig zu prüfen und die Ergebnisse nachvollziehbar festzuhalten.
2. Transparenzpflichten
Mitarbeitende und Bewerber müssen eindeutig über den Einsatz, die Funktionsweise, die Entscheidungslogik sowie ihre Rechte informiert werden.
3. Menschliche Aufsicht
Stellen Sie sicher, dass zentrale HR-Entscheidungen nicht ausschließlich automatisiert getroffen werden. Eine menschliche Kontrollinstanz muss in den Prozess eingebunden bleiben.
4. Dokumentations- und Qualitätssicherungsmaßnahmen
Dokumentieren Sie die Arbeitsweise Ihrer KI-Systeme – inklusive Entscheidungsprozesse und eingesetzter Daten. Achten Sie darauf, dass die Daten neutral, vollständig und geeignet sind, um faire Ergebnisse zu ermöglichen. So schaffen Sie Transparenz und erfüllen die Anforderungen.
Zudem verbietet der EU AI Act bestimmte Praktiken vollständig, darunter die automatisierte Emotionserkennung, die biometrische Kategorisierung und das Social Scoring. Derartige Systeme dürfen im HR-Bereich nicht eingesetzt werden.
Insbesondere bei der Verletzung von Grundrechten oder der Missachtung der Transparenzpflicht drohen hohe Bußgelder. Wer KI im HR-Bereich nutzt, sollte die rechtlichen Anforderungen daher nicht nur kennen, sondern auch aktiv in die Prozesse integrieren.
Neben dem EU AI Act und der DSGVO beeinflussen auch weitere gesetzliche Regelungen den Einsatz von KI im HR-Bereich – darunter insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Diese Gesetze regeln unter anderem den Diskriminierungsschutz sowie die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und müssen bei der Planung und Einführung von KI-Systemen unbedingt berücksichtigt werden.
So setzen sie KI im HR datenschutzkonform um – Schritt für Schritt
Damit KI-Anwendungen im HR-Bereich nicht nur wirksam, sondern auch rechtlich einwandfrei unterstützen, sollten Unternehmen mit Plan vorgehen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen KI-Lösungen datenschutzkonform einführen können.
1. Use Case identifizieren
Starten Sie mit einer klaren Problemstellung: Wo entstehen aktuell Engpässe, manuelle Aufwände oder Zeitverluste in Ihren HR-Prozessen? Gute Anwendungsfelder sind zum Beispiel die Bewerbervorauswahl, das Onboarding oder die Beantwortung häufiger Anfragen der Mitarbeitenden.
2. Rechtsgrundlagen & Datenschutz klären
Prüfen Sie, ob eine zulässige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht, beispielsweise Einwilligung, Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse. Bedenken Sie, dass der KI-Einsatz im HR in vielen Fällen als Hochrisiko-Anwendung gemäß EU AI Act gilt. Daher sind eine Risikoanalyse, Transparenzpflichten und menschliche Aufsicht zwingend erforderlich.
3. Datenqualität sicherstellen & Bias vermeiden
Achten Sie auf aktuelle, konsistente und faire Daten – denn auf Basis fehlerhafter Informationen treffen auch KI-Systeme falsche oder diskriminierende Entscheidungen. Schaffen Sie klare Regeln zur Datenpflege und prüfen Sie Ihre Datensätze auf systematische Verzerrungen.
4. Transparenz & Nachvollziehbarkeit gewährleisten
Vermeiden sind nicht nachvollziehbare Entscheidungsprozesse. Dokumentieren Sie, wie Entscheidungen zustande kommen, welche Kriterien herangezogen werden und wie die Ergebnisse überprüft werden können.
5. Mitarbeitende & Bewerbende informieren
Sie sind verpflichtet, betroffene Personen über den Einsatz von KI zu informieren. Sie müssen unter anderem darüber aufklären, wie die KI-Systeme funktionieren, welche Entscheidungen automatisiert erfolgen und welche Rechte die Betroffenen haben. Bei bestimmten Anwendungen kann zusätzlich eine Einwilligung erforderlich sein.
6. Dokumentation & Verarbeitungsverzeichnis
Halten Sie alle Prozesse, Datenflüsse und technischen Komponenten in einem Verarbeitungsverzeichnis fest. Auch Risikobewertungen, Einwilligungen oder Audit-Trails sollten hinterlegt werden.
7. Monitoring & kontinuierliche Prüfung
Legen Sie Verantwortlichkeiten für die laufenden Überprüfungen der KI-Systeme fest. Dazu gehören zum Beispiel regelmäßige Fairness-Checks, Nutzungsanalysen, Feedbackauswertungen und Anpassungen an regulatorische Neuerungen.
Die Werkzeuge zur EU-Datenschutz-Grundverordnung
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Welche Kompetenzen braucht ein HR-Team im Umgang mit KI?
Damit HR-Abteilungen KI-Anwendungen rechtssicher und effektiv einsetzen können, müssen die Teams neue Kompetenzen aufbauen. Fachwissen, Technikverständnis und Kommunikationsfähigkeit müssen zusammenspielen. Folgende Kompetenzen sind entscheidend:
1. Datenkompetenz & analytisches Denken
Saubere, strukturierte und sinnvoll aufbereitete HR-Daten sind die Grundlage für eine wirksame KI-Nutzung. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr Team die Bedeutung von Datenqualität versteht und diese gewährleisten kann. Denn ohne verlässliche Daten bleibt jede KI blind.
2. KI-Grundverständnis & technische Kompetenz
Ihr HR-Team muss nicht programmieren können, sollte aber über ein solides technisches Verständnis verfügen. Denn nur, wer die Grundfunktionen und Logik von KI-Systemen versteht, kann deren Potenziale realistisch einschätzen und die damit verbundenen Risiken bewerten.
3. HR-Fachwissen & Prozessverständnis
KI entfaltet ihren Mehrwert nur, wenn sie tief in HR-Prozesse eingebunden ist. Dafür sind Personen gefragt, die sowohl fachlich im HR-Bereich verankert sind als auch Abläufe nachvollziehen und optimieren können. Die Wahl der richtigen Use Cases ist entscheidend.
4. Ethik & rechtliches Bewusstsein
Beim Einsatz von KI im HR müssen Datenschutz, Fairness und Transparenz gewährleistet werden – insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Daten. Ihr Team sollte die rechtlichen Grundlagen kennen und ein Gespür dafür entwickeln, wo die Grenzen der KI liegen.
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Fazit: Mit Datenschutz den Weg für KI im HR sicher gestalten
Der Einsatz von KI im HR-Bereich bietet viele Chancen: von effizienteren Prozessen bis hin zu datenbasierten Entscheidungen. Gleichzeitig steigt jedoch auch die Verantwortung, diese Technologien rechtlich sicher, fair und transparent zu gestalten. Mit dem EU AI Act kommen insbesondere für Anwendungen mit hohem Risiko wie Recruiting oder Leistungsbewertungen verbindliche Regeln hinzu.
Wer KI in HR nutzt, muss nicht nur die Datenschutzanforderungen der DSGVO erfüllen, sondern auch neue Pflichten wie Risikoanalysen, transparente Kommunikation und menschliche Aufsicht umsetzen. Ebenso wichtig sind passende Kompetenzen im HR-Team: Technikverständnis, Datenkompetenz und ein Bewusstsein für ethische Fragestellungen sind hierfür zentrale Erfolgsfaktoren.
FAQ
Darf man KI im HR-Bereich überhaupt datenschutzkonform nutzen?
Ja, der Einsatz von KI im HR ist erlaubt – jedoch nur unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der Vorgaben des EU AI Act. Unternehmen müssen dabei u.a. Transparenzpflichten, Rechtsgrundlagen und die Rechte der Betroffenen wahren.
Was muss bei der Nutzung von KI im Recruiting laut DSGVO beachtet werden?
KI-Systeme dürfen Bewerberdaten nur verarbeiten, wenn eine rechtliche Grundlage wie Einwilligung, Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse vorliegt. Zudem müssen Bewerber über den KI-Einsatz informiert werden – inklusive Funktionsweise und Entscheidungslogik.
Welche Anforderungen stellt der EU AI Act an KI-Systeme im HR-Bereich?
Der EU AI Act klassifiziert viele HR-Anwendungen als Hochrisiko-KI. Für diese gelten besondere Pflichten: Risikoanalysen, Transparenz, menschliche Kontrolle und Dokumentation sind zwingend erforderlich.
Welche KI-Anwendungen im HR sind verboten?
Unzulässig sind etwa automatisierte Emotionserkennung, biometrische Kategorisierung und Social Scoring. Derartige Tools dürfen weder im Recruiting noch in der Mitarbeiterbewertung eingesetzt werden.
Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass KI im HR datenschutzkonform eingesetzt wird?
Durch folgende Schritte: Rechtsgrundlagen prüfen, Datenqualität sichern, Mitarbeitende informieren, Prozesse dokumentieren und regelmäßiges Monitoring etablieren. Auch die Einbindung von Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat ist entscheidend.
