Alexander Graf

25. März 2026

Das Wichtigste im Überblick

Der SAP CATS Genehmigungsworkflow erfasst und prüft Arbeitszeiten bevor sie in nachgelagerte Prozesse wie Abrechnung, Fakturierung oder Projektcontrolling überführt werden.Wichtige Funktionen des SAP CATS Genehmigungsworkflows sind:

• Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten: Mithilfe von Erfassungsprofilen können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten strukturiert eingeben, wobei nur relevante Kombinationen auswählbar sind.
• Prüfung der Plausibilität: Durch definierte Prüfregeln und automatisierte Auswertungen werden Fehler wie fehlende Zeiten oder unzulässige Kombinationen sichtbar gemacht.
• Genehmigung und Ablehnung: Die Zeiten werden von definierbaren Genehmigern (z.B. Führungskraft oder Projektleitung) überprüft und freigegeben oder abgelehnt, wobei auch eine transparente Dokumentation der Entscheidung erfolgt.
• Änderungen nach Genehmigung: Klare Regeln definieren, ob und wann Änderungen nach der Genehmigung einer Arbeitszeit erneut genehmigt werden müssen.
• Weiterverarbeitung der Daten: Nach der Freigabe werden die Arbeitszeiten an Folgesysteme wie HR/Payroll oder Projektcontrolling übergeben.

Der SAP CATS Genehmigungsworkflow sorgt nicht nur für eine effiziente Abwicklung des Zeiterfassungsprozesses, sondern gewährleistet auch die Compliance und Qualität der Daten.

Was ist SAP CATS in einem Satz?

SAP CATS (Cross-Application Time Sheet) ist ein SAP-Arbeitszeitblatt, das die Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten ermöglicht und Grundlage für Folgeprozesse wie Abrechnung, Fakturierung und Projektfortschrittskontrolle bildet.

So funktioniert der SAP CATS Genehmigungsworkflow

Ein belastbarer Genehmigungsworkflow beantwortet drei Fragen und setzt sie organisatorisch sowie technisch sauber um:

• Was wird genehmigt – welche Zeitarten/Tätigkeiten, welche Erfassungsprofile?
• Wer genehmigt? (Genehmiger Logik, inklusive Stellvertretung)
• Wann gilt etwas als „final“? (Cut-off, Re-Genehmigung, Weiterverarbeitung)

Der Workflow lässt sich in fünf typische Schritte unterteilen: Erfassung, Prüfung, Genehmigung, mögliche Änderungen und schließlich die Weiterverarbeitung der Daten.

1) Erfassen: Zeiten und Leistungen strukturiert aufnehmen

Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten und Tätigkeiten in SAP CATS oder im SAP CATS-Arbeitsblatt oder über entsprechende Fiori-Apps wie My Time Sheet.
Entscheidend ist, dass Unternehmen die Erfassung über Erfassungsprofile und Regeln so strukturieren, dass Mitarbeitende nur relevante Kombinationen auswählen können und Genehmigende später nicht jede Eingabe einzeln interpretieren müssen.
Praxisimpuls: Standardisieren Sie Zeitarten/Tätigkeitsarten vor dem Rollout. „Nur ein Sonderfall“ multipliziert sich im Betrieb.

2) Prüfen: Plausibilität und Vollständigkeit sicherstellen

Bevor Genehmiger manuell prüfen, sollten Prüfregeln und automatisierte Auswertungen offensichtliche Probleme sichtbar machen:

• fehlende Zeiten
• Über-/Untererfassung
• unzulässige Kombinationen (z. B. Zeitart vs. Tätigkeit)

Mitarbeiter können ihre Einträge korrigieren, bevor sie an Genehmigende weitergeleitet werden. Dadurch wird verhindert, dass Genehmigende viel Zeit mit einfachen Rückfragen verbringen müssen.

3) Genehmigen oder zurückweisen: Entscheidungen nachvollziehbar und fristgerecht treffen

Auf die automatisierte Prüfung folgt die manuelle Prüfung. Die Genehmigung sorgt dafür, dass Zeiten fachlich freigegeben werden, bevor sie in Folgesysteme und -prozesse laufen.
Was Sie im Genehmigungsprozess festlegen müssen:

• Genehmigungsobjekt: Welche Daten sind freizugeben (Profile, Zeitarten, Tätigkeiten)?
• Genehmiger: Welche Rolle darf genehmigen und wer ist zuständig (Org-/Projektlogik)?
• Kommunikation: Wird bei Ablehnung eine Begründung erfasst und an Mitarbeiter zurückgespielt?
• Fristen: Welche Cut-off-Termine gelten (z. B. wöchentlich/monatlich)?

Wichtig ist, dass Entscheidungen transparent dokumentiert werden. Dies erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitern und Genehmigern.

4) Änderungen nach Genehmigung: Auf Regeln statt Bauchgefühl setzen

Ein häufiger Bruch im Prozess entsteht, wenn Zeiten nach Genehmigung geändert werden und niemand weiß, ob erneut freigegeben werden muss. Empfehlung: Definieren Sie verbindlich, was passiert, wenn genehmigte Datensätze geändert werden. Unternehmen entscheiden sich typischerweise für eine der drei Varianten:

• Re-Genehmigung immer notwendig (sicherste Variante)
• Re-Genehmigung ab Schwellwert (z. B. > X Stunden oder bestimmte Zeitarten)
• Änderungen nur bis Cut-off (danach Sperre/IT-Prozess)

5) Weiterverarbeitung: Abrechnung, Fakturierung und Controlling sauber bedienen

Erst nach Freigabe werden die Arbeitszeiten an nachgelagerte Systeme übergeben. Die konkrete Weiterverarbeitung hängt vom jeweiligen SAP-Setup ab.
Typischerweise werden die Daten in folgenden Prozessen verwendet:

• HR/Payroll-nahe Prozesse
• Projekt- und Kostencontrolling (CO/PS)
• Leistungsnachweise und Fakturierung

Der CATS-Genehmigungsworkflow fungiert als Kontrollschritt, damit geschäftskritische Prozesse ausschließlich mit verlässlichen Informationen arbeiten.

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Rollen und Berechtigungen: Ohne Governance ist der Genehmigungsworkflow ein Risiko

Arbeitszeit- und Leistungsdaten enthalten sensible personenbezogene Daten. Es braucht daher ein Berechtigungskonzept, das aber zwei typische Fehler vermeiden muss:

• Zu offen: Es entstehen Risiken für Datenschutz-, Compliance- und Audits.
• Zu restriktiv: Mitarbeiter/Genehmiger können ihren Job nicht machen.

Bewährt hat sich ein Berechtigungskonzept nach dem Prinzip des Least Privilege: Jede Rolle erhält nur die Berechtigungen, die für ihre Aufgaben tatsächlich notwendig sind. So wird verhindert, dass Mitarbeiter oder Genehmiger unnötig weitreichenden Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Wie kann das in der Praxis konkret aussehen?

• Mitarbeiter dürfen Angaben bis zur Freigabe erfassen und ändern. Einsicht ist auch darüber hinaus in eigene Daten möglich.
• Genehmiger prüfen, genehmigen/ablehnen, kommentieren – und dürfen hierfür auch eine Stellvertretung nutzen.
• HR-IT bzw. Admins legen Profile/Regeln an und pflegen diese. Sie übernehmen technisches Monitoring und Fehlerbehandlung

Zuständigkeiten im Genehmigungsworkflow: Wer genehmigt was?

Damit der Genehmigungsprozess effizient funktioniert, muss klar definiert sein, wer welche Zeiten freigibt. In der Praxis haben sich drei grundlegende Modelle etabliert, die sich an der Organisationsstruktur oder der Projektlogik eines Unternehmens orientieren.

Führungskraft-gesteuertes Modell

Beim führungskraft-gesteuerten Modell erfolgt die Genehmigung über die Team- oder Organisationsstruktur. Die direkte Führungskraft prüft und genehmigt die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden. Dieses Vorgehen ist besonders verbreitet in klassischen Linienorganisationen oder bei Tätigkeiten ohne starke Projektbindung.

Projektleitung-gesteuertes Modell

In projektorientierten Unternehmen wird die Freigabe häufig durch die Projektleitung durchgeführt. Genehmigt werden die Zeiten anhand der Projektzuordnung der Mitarbeitenden. Dieses Modell ist typisch für Beratungs-, IT- oder Professional-Services-Organisationen.

Hybridmodell

Viele Unternehmen kombinieren beide Ansätze: In einem Hybridmodell werden Projektzeiten durch die Projektleitung geprüft, während Abwesenheiten oder Überstunden durch die Führungskraft genehmigt werden. So entscheidet jeweils die Rolle, die die fachliche Verantwortung für die jeweilige Zeitart trägt.

In jedem Modell unverhandelbar: die Stellvertretung. Ohne Stellvertretungsregelung blockieren Abrechnungsläufe und Monatsabschlüsse zuverlässig.

Oberflächen: Welche UI passt zum Genehmigungsworkflow?

Für den Workflow ist weniger wichtig, „wie viele Oberflächen es gibt“, sondern wie gut Erfassung und Genehmigung im Alltag funktionieren.

1. My Timesheet (SAP Fiori)
• moderne UX
• für mobile Nutzung geeignet
• Ideal, wenn Genehmigungen über Fiori-Inbox/Approval-Apps laufen

2. CATS regular (Web)
• solide Self-Service-Erfassung im Browser
• keine SAP GUI erforderlich
• passt, wenn Fiori nicht flächendeckend ist

3. CATS classic (SAP GUI)
• umfangreiche Funktionen für Power-User
• geeignet für Sammelerfassung und Sonderfälle
• Prozessdisziplin und Schulung sind hier besonders wichtig

4. CATS for Service Providers
• speziell für externe Mitarbeitende oder Dienstleister
• projektbezogene Zeiterfassung im Fokus
• klare Genehmigungs- und Abrechnungslogik notwendig

Qualitätssicherung: Unstimmigkeiten erkennen, bevor es teuer wird

Der SAP CATS Genehmigungsworkflow unterstützt die Qualitätssicherung der Arbeitszeitdaten, indem er Prüfmechanismen und Auswertungen integriert, die Unstimmigkeiten frühzeitig sichtbar machen.
Ein wichtiges Instrument ist das Zeitabgleich-Arbeitsblatt, das über den Report RCATSCMP durchgeführt werden kann. Der Report vergleicht erfasste Zeiten mit definierten Erwartungen oder Sollwerten und hilft dabei, typische Auffälligkeiten zu identifizieren, zum Beispiel:

• fehlende oder unvollständige Zeiterfassungen
• Über- oder Untererfassung von Arbeitszeiten
• ungewöhnliche Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zeiten

Ergänzend können automatische Benachrichtigungen eingesetzt werden, um Verantwortliche auf offene Prüfungen oder Auffälligkeiten aufmerksam zu machen. So lassen sich Fehler frühzeitig beheben.

Datenschutz und Archivierung: CATS_DATA sinnvoll einplanen

Unternehmen sollten frühzeitig klären, wie arbeitszeitrelevante Daten langfristig rechtskonform gespeichert werden sollen. Nicht mehr benötigte Arbeitsblätter können archiviert werden, typischerweise über das Archivierungsobjekt CATS_DATA.
In Kombination mit SAP Information Lifecycle Management (ILM) lassen sich zudem Aufbewahrungs- und Löschregeln definieren, um gesetzliche Anforderungen – etwa aus der DSGVO – einzuhalten.
Wichtig ist, Archivierung und Berechtigungen gemeinsam betrachten. Klären Sie früh,

• wer Auskunfts- und Löschanfragen fachlich verantwortet,
• welche Aufbewahrungsfristen gelten,
• wie Audit-/Nachweisanforderungen erfüllt werden.
• wer Auskunfts- und Löschanfragen fachlich verantwortet,
• welche Aufbewahrungsfristen gelten,
• wie Audit-/Nachweisanforderungen erfüllt werden.

5 typische Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden

Viele Schwierigkeiten im SAP CATS Genehmigungsworkflow entstehen nicht durch die Technik, sondern durch unklare Prozessregeln und organisatorische Lücken.

1. Wird die Genehmigerlogik erst nach dem Rollout geklärt, führt das schnell zu Freigabestaus und informellen Abstimmungen außerhalb des Systems.
2. Häufig sorgen auch fehlende Stellvertretungsregelung für Probleme: Wenn Genehmigende ausfallen, finden Freigaben nicht statt und Abrechnungs- oder Monatsabschlussprozesse verzögern sich.
3. Änderungen an bereits genehmigten Zeiten ohne klar definierte Regeln bergen Risiken – insbesondere für Auditfähigkeit und Datenkonsistenz.
4. Was den Prüfaufwand unnötig erhöht: Sonderfälle und zu viele Erfassungsprofile. Hier lohnt es sich, von Anfang an auf Standardisierung und klare Regeln zu setzen.
5. Last but not least sind fehlende Genehmigungsfristen eine typische Workflow-Bremse: Ohne klare Cut-off-Zeitpunkte verliert der Prozess an Verbindlichkeit.

Kurz-Checkliste: Was Sie vor dem Rollout klären sollten

• Policy: Wer genehmigt was, in welchem Rhythmus, mit welcher Eskalation?
• Stellvertretung: Sind Vertretungsregeln definiert (Prozess, Verantwortlichkeiten, Kommunikation)?
• Cut-off: Welche Genehmigungsfristen gelten und bis wann können Zeiten geändert werden?
• Berechtigungsmodell: Sind Rollen und Berechtigungen nach dem Least-Privilege-Modell etabliert und auditfähig dokumentiert?
• Prüfregeln: Sind Plausibilitätsprüfungen definiert und ist der Umgang mit Abweichungen technisch und organisatorisch geregelt?
• Re-Genehmigung: Gibt es klare Regeln für Änderungen nach der Freigabe?

Fazit

Ein sauber aufgesetzter SAP CATS Genehmigungsworkflow ist die Basis, damit aus einfachen Zeiterfassungen belastbare und nutzbare Daten werden. Wenn Zuständigkeiten, Stellvertretung, Cut-offs und Berechtigungen klar sind, reduzieren Sie Rückfragen und vermeiden Genehmigungsstaus. Gleichzeitig verbessern Sie die Qualität Ihrer Daten, die in Abrechnung, Fakturierung und Controlling weiterverarbeitet werden.
Wenn Sie einen SAP CATS Genehmigungsworkflow einführen oder bestehende Prozesse optimieren möchten, unterstützen wir Sie gerne dabei. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

FAQ

Wie funktioniert der SAP CATS Genehmigungsworkflow?

Mitarbeiter erfassen Zeiten in CATS, anschließend werden diese durch definierte Genehmiger geprüft und freigegeben oder zurückgewiesen. Nach Freigabe können die Zeiten in Folgesystemen und -prozessen (z. B. Controlling/Fakturierung) weiterverwendet werden.

Wie wird festgelegt, wer Zeiten genehmigen darf?

Die Genehmigung wird über eine Kombination aus Genehmigerlogik (z. B. Führungskraft/Projektleitung), organisatorischen Zuordnungen (Org-/Projektstruktur) und Berechtigungsrollen festgelegt. Entscheidend ist, dass nicht nur eine Rolle als zuständig definiert wird, sondern auch eine Stellvertretung benannt wird, damit Prozesse auch bei Abwesenheit nahtlos weiterlaufen.

Was passiert, wenn genehmigte Zeiten nachträglich geändert werden?

Ohne Regelwerk entsteht ein Audit- und Prozessrisiko. Bewährt hat sich, Änderungen nach Freigabe entweder grundsätzlich erneut genehmigen zu lassen oder klare Cut-off- und Schwellwertregeln zu definieren.

Welche Best Practices verhindern Genehmigungsstaus?

Was hilft, sind ein fester Freigaberhythmus, Stellvertreterregeln, Eskalation bei überfälligen Freigaben und Plausibilitätsprüfungen, sodass Genehmiger sich auf Auffälligkeiten fokussieren können.

Wer kann mir beim Thema SAP CATS Genehmigungsworkflow: Zeiten sicher prüfen und freigeben helfen?

Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP CATS Genehmigungsworkflow: Zeiten sicher prüfen und freigeben benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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