SAP CATS
Bei SAP CATS (Cross Application Time Sheet) handelt es sich um ein Arbeitszeitblatt, mit dem die Arbeitszeiten und Tätigkeiten von Mitarbeitern erfasst werden – hierzu sind Arbeitgebende in der EU nach einem Urteil des europäischen Gerichtshofes verpflichtet. Auch andere betriebswirtschaftliche Prozesse, die mit Mitarbeitern zusammenhängen, werden mit dem System unkompliziert gesteuert. Hierunter zählen unter anderem die Bezahlung, Rechnung oder Projektfortschrittskontrolle. Der große Vorteil der Anwendung liegt darin, dass Nutzer ihre Arbeitszeit selbstständig erfassen können und andere Fachabteilungen hierdurch deutlich entlastet werden. Inhaltsverzeichnis
Anwendungsoberflächen
Das Arbeitszeitblatt kann mit verschiedenen Benutzeroberflächen ausgefüllt werden, hierdurch wird es unterschiedlichen Anforderungen gerecht und lässt sich flexibel in verschiedene Unternehmensbereiche integrieren.
CATS classic
Die Anwendungsoberfläche „CATS classic“ eignet sich besonders für diejenigen Mitarbeiter, die auch andere Aufgaben mit dem SAP-System erfüllen – für eine personenübergreifende Arbeitszeiterfassung ist die genannte Nutzeroberfläche ebenfalls die geeignetste Lösung. Über „CATS classic“ können Angestellte die Arbeitszeiten in Stunden und mit Start- und Enduhrzeiten dokumentieren, Reisedaten erfassen, die Arbeitszeiten mehrerer Personen festhalten und sich Informationen über die erfasste Arbeitszeit in 3 verschiedenen Sichten anzeigen lassen. Zudem lässt sich die Anwendungsoberfläche an die Bedürfnisse verschiedener Nutzender anpassen. Mit Vorschlagswerten, einem Arbeitsvorrat und persönlichen Vorlagen gestalten Mitarbeitende die Dateneingabe außerdem einfacher.
CATS regular
„CATS regular“ wurde als Benutzeroberfläche für Employee Self-Services im Webbrowser konzipiert. Die Web-Applikation erlaubt es Nutzern, Arbeitsleistungen zu dokumentieren und diese dann einzelnen Projekten im SAP-System zuzuordnen. Auf der Startseite von „CATS regular“ werden Mitarbeitern Links zu verschiedenen Services zur Verfügung gestellt. Angestellte können sich die Arbeitszeiterfassung mit insgesamt 2 Sichten anzeigen lassen. Mit der Wochensicht bekommen sie einen Überblick über die aufgezeichneten Arbeitsleistungen – sie eignet sich daher besonders für Mitarbeitende, die verschiedene Tätigkeiten innerhalb einer Woche erfasst haben. In der Tagessicht überblicken sie die Arbeitsleistungen eines Tages. Sie ermöglicht es Nutzenden, ihre Tätigkeiten mit Uhrzeiten zu dokumentieren und mit einem kurzen Text zu beschreiben. Über einen Kalender können Anwendende die volle Übersicht über ihre Arbeitszeiten in einem Zeitraum von mehreren Monaten nutzen.
Mobile Time Sheet
Die Nutzeroberfläche funktioniert ebenfalls über den Webbrowser und wurde für die Verwendung mit Notebooks angefertigt. Mitarbeiter, die nicht ständig mit dem SAP-System verbunden sind, können mit Mobile Time Sheet (MTS) ihre Arbeitszeiten festhalten, da es die eingegebenen Arbeitszeiten in einer eigenen Datenablage auf dem Notebook speichert. Sobald die Verbindung mit dem SAP-System wieder aufgebaut wird, können sie die erfassten Arbeitszeiten übertragen. Dabei werden einzelne Datensätze oder alle Datensätze auf einmal weitergeleitet. Nutzer können sich im MTS außerdem detaillierte Informationen zu einzelnen Daten anzeigen lassen. Änderungen, die mit Customizing betrieben wurden, werden automatisch auf MTS übertragen. Obwohl sich das System für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig vor Ort im Unternehmen sind, lohnt, gilt es mittlerweile als veraltet.
CATS für service providers
Die Anwendungsoberfläche „CATS for service providers“ lässt sich nutzen, um Zeitkomponenten einer bestimmten Tätigkeit, z. B. Normalstunden, Überstunden und Fahrtstunden, zu erfassen. Hierzu legen Nutzende Rahmendaten an, die auch für mehrere Tage gelten können und die Komponenten festhalten. Das System kann vor allem für externe Mitarbeiter, z. B. Arbeitskräfte von Zeitarbeitsfirmen, verwendet werden – deren Zeiterfassung muss nach dem EuGH-Urteil ebenfalls gewährleistet sein.
My Timesheet
Diese Nutzeroberfläche ist Teil von SAP Fiori und wird daher auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones betrieben. Anwender können sowohl Zeiten als auch ihre Leistungen erfassen und verfügen über die komplette Systemfunktion. Die Lösung funktioniert on- und offline und lässt sich durch Customizing flexibel anpassen.
Berechtigungen mit SAP CATS
Weil es sich bei Arbeitsblattdaten um sensible Informationen handelt, müssen sie vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden – dies gelingt mit einem Berechtigungskonzept. Mit SAP CATS können Verantwortliche hierzu Rollen an Mitarbeitende vergeben, in denen definiert ist, auf welche Erfassungsprofile sie zugreifen und ob sie Genehmigungsprozesse anstoßen dürfen. Anwender weisen die Rollen mit der Transaktion PFCG zu – das System enthält bereits Standardrollen für verschiedene Mitarbeitergruppen, die aber auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden sollten.
Erfasste Arbeitszeiten genehmigen
Verantwortungsträger müssen die Daten, die mit SAP CATS erfasst werden, für bestimmte Zwecke, z. B. die Lohnabrechnung, kontrollieren und freigeben. Damit dies funktioniert, wird für jedes Erfassungsprofil angegeben, ob die Daten für entsprechende Genehmigungsprozesse verwendet werden dürfen. Für die Durchführung von Genehmigungsverfahren müssen Verantwortliche in SAP CATS festlegen, welche Daten genehmigt werden sollen, wer für die Genehmigung zuständig ist und welche Anwendungen für die Genehmigung eingesetzt werden dürfen. Hierbei muss der Genehmigende über spezielle Berechtigungen verfügen. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung, kann er den Mitarbeitenden mit dem System über die Gründe der Ablehnung informieren. Auch nach einer erfolgten Genehmigung können Mitarbeiter ihre erfassten Datensätze ändern – in diesem Fall durchlaufen die geänderten Daten den Genehmigungsprozess erneut.
Zeitabgleich Arbeitsblatt
Mit dem Zeitabgleich Arbeitsblatt (Report RCATSCMP) können Verantwortliche Unstimmigkeiten identifizieren. Diese können entstehen, wenn Mitarbeitende zu viel oder zu wenig Arbeitszeit angeben. SAP CATS informiert die betroffenen Angestellten automatisch per Mail. Beim Ermitteln von Unstimmigkeiten filtern Anwendende die Arbeitsblätter nach verschiedenen Mitarbeitergruppen und unterschiedlichen Fehlern. So lassen sich zum Beispiel Tage, für die keine Zeiten erfasst wurden, unkompliziert finden. Je nach Art der Selektion können sich Anwendende Daten anzeigen lassen, für die zu wenig, zu viel oder gar keine Zeit erfasst wurde. Wenn sich Nutzende Arbeitsblätter für einen bestimmten Zeitraum anschauen, sind die Blätter, die laut den Suchkriterien unstimmige Arbeitszeiten aufweisen, farblich markiert.
Archivierung von Arbeitszeitblättern
Nicht mehr verwendete Arbeitsblätter können archiviert werden – dabei werden sie in eine externe Datei übertragen. Für die Archivierung benutzen Anwendende die SAP-Funktion „Datenarchivierung“ und greifen dort auf das Archivierungsobjekt CATS_DATA zu. Für die Umsetzung der DSVGO ist diese Funktion sehr relevant – bei einer Umsetzung eines Löschkonzeptes mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) sollten Sie sie mitberücksichtigen.
Fazit
Mit SAP CATS kann das Urteil des europäischen Gerichtshofes, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren, problemlos eingehalten werden. Weil Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten dabei selbst erfassen, entsteht durch diesen Prozess kaum zusätzlicher Aufwand in anderen Fachabteilungen. Durch verschiedene Anwendungsoberflächen profitieren verschiedene Mitarbeitergruppen – sie beziehen nicht nur Self-Services in Webbrowsern mit ein, sondern sorgen dafür, dass Arbeitszeiten außerhalb des SAP Systems protokolliert werden können. Mit der Einführung von Berechtigungskonzepten werden Bestimmungen zum Datenschutz berücksichtigt. Auch Genehmigungsprozesse werden mit SAP CATS gesteuert, indem festgelegt wird, welcher Mitarbeitende welche Prozesse genehmigen darf. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung kann der Verantwortliche den Mitarbeitenden mit dem System über die Gründe informieren. Zudem lassen sich Unstimmigkeiten in der Arbeitszeiterfassung mit der Anwendung entdecken – Mitarbeiter werden dann per Mail darüber informiert.
Informationen rund um SAP CATS finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben.
FAQ
Was ist SAP CATS?
Bei SAP CATS (Cross Application Time Sheet) handelt es sich um ein Arbeitszeitblatt, mit dem die Arbeitszeiten und Tätigkeiten von Mitarbeitern erfasst werden – hierzu sind Arbeitgeber in der EU nach einem Urteil des europäischen Gerichtshofes in Zukunft verpflichtet.
Gibt es SAP Zeiterfassung als APP?
Da die SAP Zeiterfassung eine webbasierte Lösung ist, können auch Apps für Desktop sowie Mobilgeräte erstellt werden.
Was ist SAP Zeiterfassung?
SAP Zeiterfassung ist eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter die Aufgaben der Zeitwirtschaft SAP und des Zeitmanagements schnell und unkompliziert selbst erledigen können.
Websession: SAP CATS
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