Effiziente Zeiterfassung für den Außendienst – so geht’s
Eine lückenlose Zeiterfassung ist nicht nur für Arbeitnehmer sinnvoll, sondern wird nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in Zukunft auch verpflichtend für Unternehmen. Besonders für Außendienstmitarbeiter, die ständig unterwegs und nur selten im Büro sind, ist das allerdings leichter gesagt als getan. Effiziente Zeiterfassung auch im Außendienst? Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Warum ist Zeiterfassung im Außendienst oftmals eine Herausforderung?
Außendienstmitarbeiter sind ständig unterwegs, häufig sind sie tagelang nicht im Büro. Ein stationäres Terminal, an dem sie morgens und nachmittags ihre Arbeitszeiten eingeben können, kommt für sie also nicht in Frage. Stattdessen greifen viele Außendienstmitarbeiter zu Stift und Papier oder zur Excel-Tabelle, um ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Beide Methoden sind unnötig fehleranfällig und zeitaufwändig – und das nicht nur für den Mitarbeiter im Außendienst selbst, sondern vor allem für die Personalabteilung, die die Arbeitszeiten händisch in ihr System übertragen und eventuelle Unstimmigkeiten aufwendig korrigieren muss. Hier wird auch der Trugschluss offensichtlich, die manuelle Zeiterfassung per Stift und Papier sei günstiger als die Anschaffung einer Software: die Zeiten und Kosten, die der Mitarbeiter selbst als auch die Personalabteilung in die Erfassung und mögliche Korrektur der Zeiterfassung steckt, werden oft unterschätzt.
Was Außendienstmitarbeiter stattdessen brauchen, ist eine digitale Lösung, die sie immer bei sich tragen und über die sie sich ein- und ausstempeln können – egal wo sie sind.
Zeiterfassung wird bald gesetzlich verpflichtend
Zeiterfassung ist in Zukunft für Unternehmen nicht mehr nur eine Option, sondern Pflicht. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen Arbeitgeber in Zukunft die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos erfassen. Bisher waren sie lediglich dazu verpflichtet, Überstunden zu dokumentieren. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst – in Zukunft muss jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich morgens ein- und zu den Pausen und nach Feierabend auszustempeln.
Auch deswegen ist es also sinnvoll, sich nach einer Lösung umzuschauen, mit der Sie die Vorgaben des EuGH zuverlässig und effizient umsetzen können.
Die Lösung ist digital
Damit nicht nur Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice ihre Zeiten korrekt erfassen können, sondern auch jene im Außendienst, empfehle ich Ihnen, Ihre Zeiterfassung zu digitalisieren. Mit einer digitalen Lösung können Mitarbeiter ihre Zeiten selbst über eine Anwendung erfassen und gegebenenfalls sogar korrigieren. Damit entlasten sie die Personalabteilung enorm. Außendienstmitarbeiter profitieren von einer Anwendung, die genauso flexibel ist wie sie selbst und die sie von überall aus abrufen können: Auf dem Handy im Auto, bevor es zu einem Termin geht, in der Mittagspause auf dem Weg ins Café oder nach Feierabend auf dem Tablet.
Eine Anwendung, die sich ideal für Außendienstmitarbeiter eignet, ist beispielsweise die von uns entwickelte Zeiterfassungs-App für SAP, mit der sie sich einfach überall ein- und ausstempeln können.
Abbildung 1: Zeiterfassung mit nur einem Klick
Optimieren Sie Ihre Arbeitszeiterfassung im Außendienst
Indem Sie Ihre Zeiterfassung digitalisieren, bieten Sie dem Außendienst eine effiziente und flexible Möglichkeit, Arbeitszeiten zu dokumentieren und entlasten gleichzeitig die Personalabteilung erheblich. Es gibt verschiedene Lösungen zur digitalen Zeiterfassung, die teilweise auch als mobile Apps zur Verfügung stehen. An dieser Stelle empfehle ich Ihnen auch unser Webinar „Digitale Zeiterfassung umsetzen in SAP“, in dem wir Ihnen anhand von Demos Möglichkeiten zur Zeiterfassung im SAP-System vorstellen.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema haben oder sich Unterstützung wünschen, melden Sie sich gerne bei uns! In einem individuellen Gespräch informieren wir Sie über mögliche Zeiterfassungs-Lösungen und finden die Anwendung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.
Zeitwirtschaft in SAP HCM
Im SAP Standard stehen Ihnen für Ihr Zeitmanagement verschiedene Lösungsansätze zur Verfügung. SAP HCM ist eine davon, erfahren Sie hier mehr!
