Guido Klempien
30. Juni 2021

Effiziente Zeiterfassung für den Außendienst – so geht’s

Zeiterfassung

Eine lückenlose Zeiterfassung ist nicht nur für Arbeitnehmer sinnvoll, sondern wird nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in Zukunft auch verpflichtend für Unternehmen. Besonders für Außendienstmitarbeiter, die ständig unterwegs und nur selten im Büro sind, ist das allerdings leichter gesagt als getan. Effiziente Zeiterfassung auch im Außendienst? Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Warum ist Zeiterfassung im Außendienst oftmals eine Herausforderung?

Außendienstmitarbeiter sind ständig unterwegs, häufig sind sie tagelang nicht im Büro. Ein stationäres Terminal, an dem sie morgens und nachmittags ihre Arbeitszeiten eingeben können, kommt für sie also nicht in Frage. Stattdessen greifen viele Außendienstmitarbeiter zu Stift und Papier oder zur Excel-Tabelle, um ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Beide Methoden sind unnötig fehleranfällig und zeitaufwändig – und das nicht nur für den Mitarbeiter im Außendienst selbst, sondern vor allem für die Personalabteilung, die die Arbeitszeiten händisch in ihr System übertragen und eventuelle Unstimmigkeiten aufwendig korrigieren muss. Hier wird auch der Trugschluss offensichtlich, die manuelle Zeiterfassung per Stift und Papier sei günstiger als die Anschaffung einer Software: die Zeiten und Kosten, die der Mitarbeiter selbst als auch die Personalabteilung in die Erfassung und mögliche Korrektur der Zeiterfassung steckt, werden oft unterschätzt.

Was Außendienstmitarbeiter stattdessen brauchen, ist eine digitale Lösung, die sie immer bei sich tragen und über die sie sich ein- und ausstempeln können – egal wo sie sind.

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Zeiterfassung wird bald gesetzlich verpflichtend

Zeiterfassung ist in Zukunft für Unternehmen nicht mehr nur eine Option, sondern Pflicht. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen Arbeitgeber in Zukunft die Arbeits- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos erfassen. Bisher waren sie lediglich dazu verpflichtet, Überstunden zu dokumentieren. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst – in Zukunft muss jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich morgens ein- und zu den Pausen und nach Feierabend auszustempeln.

Auch deswegen ist es also sinnvoll, sich nach einer Lösung umzuschauen, mit der Sie die Vorgaben des EuGH zuverlässig und effizient umsetzen können.

Die Lösung ist digital

Damit nicht nur Mitarbeiter im Büro und im Homeoffice ihre Zeiten korrekt erfassen können, sondern auch jene im Außendienst, empfehle ich Ihnen, Ihre Zeiterfassung zu digitalisieren. Mit einer digitalen Lösung können Mitarbeiter ihre Zeiten selbst über eine Anwendung erfassen und gegebenenfalls sogar korrigieren. Damit entlasten sie die Personalabteilung enorm. Außendienstmitarbeiter profitieren von einer Anwendung, die genauso flexibel ist wie sie selbst und die sie von überall aus abrufen können: Auf dem Handy im Auto, bevor es zu einem Termin geht, in der Mittagspause auf dem Weg ins Café oder nach Feierabend auf dem Tablet.

Eine Anwendung, die sich ideal für Außendienstmitarbeiter eignet, ist beispielsweise die von uns entwickelte Zeiterfassungs-App für SAP, mit der sie sich einfach überall ein- und ausstempeln können.

Zeiterfassungs-App

Abbildung 1: Zeiterfassung mit nur einem Klick

Optimieren Sie Ihre Arbeitszeiterfassung im Außendienst

Indem Sie Ihre Zeiterfassung digitalisieren, bieten Sie dem Außendienst eine effiziente und flexible Möglichkeit, Arbeitszeiten zu dokumentieren und entlasten gleichzeitig die Personalabteilung erheblich. Es gibt verschiedene Lösungen zur digitalen Zeiterfassung, die teilweise auch als mobile Apps zur Verfügung stehen. An dieser Stelle empfehle ich Ihnen auch unser Webinar „So digitalisieren Sie Ihre Zeiterfassung in SAP“, in dem ich Ihnen anhand von Demos Möglichkeiten zur Zeiterfassung im SAP-System vorstelle.

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema haben oder sich Unterstützung wünschen, melden Sie sich gerne bei uns! In einem individuellen Gespräch informieren wir Sie über mögliche Zeiterfassungs-Lösungen und finden die Anwendung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.

webinar sap zeiterfassung
SAP- und Zeiterfassungsexperte Marvin Mosler geht auf die aktuellen Herausforderungen ein und zeigt Ihnen welche Möglichkeiten Sie im SAP Standard zur Erfassung der Arbeitszeiten haben.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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