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EU-DSGVO: Auskunftsrecht in SuccessFactors
In diesem Blogbeitrag erläutere ich Ihnen schrittweise Details zur Funktion „Auskunftsrecht in SuccessFactors". Das Auskunftsrecht der betroffenen Person ist ein elementarer Bestandteil der EU-DSGVO – demnach haben die betroffenen Personen das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten weiterverarbeitet werden. Für diese Funktionalität hat SuccessFactors den „Informationsbericht“ bereitgestellt, der sehr einfach zu konfigurieren ist. Sie müssen lediglich zusätzlichen Zugriff auf die Rolle gewähren. Wie? Das erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.
Schritt 1: Informationsbericht konfigurieren
Zunächst müssen Sie in SuccessFactors die Berechtigungen entsprechend der Anforderung Auskunftsrecht der betroffenen Person angeben. Die modulweise Berechtigung ist nachfolgend beispielhaft angegeben:
Ziel/Ziel-Zugang:
Kalibrierungszugang:
Zugriff auf Multi-Rater- und Performance-Management:
Nachfolgeregelung:
Zugang Position:
Zugang TalentPool:
Zentraler Mitarbeiterzugriff:
Zugriffe, die nicht modulspezifisch sind:
Falls Sie aufgrund eines Zugriffsproblems keinen Informationsbericht erstellen können, empfehle ich Ihnen, den Abschnitt „Informationsbericht” im Implementierungshandbuch „Einrichten und Verwenden von Datenschutz und Privatsphäre” zu lesen und den Berechtigungsabschnitt zu überprüfen.
Schritt 2: Layout des Informationsberichts steuern
Das Layout des für den Mitarbeiter geforderten Auskunftsberichts kann mit der Option „Configuration” gesteuert werden. Navigieren Sie dafür zu Admin Center > Data Subject Information. Hier klicken Sie auf die Option Configuration. Wenn Sie auf die Konfigurationsoption klicken, wird auf der linken Seite die modulspezifische Option angezeigt (z. B. Employee Central, Succession, Background-Portlet usw.), wo Sie einzelne Konfigurationen der Mitarbeiterdaten vornehmen können:
Wenn Sie weiter auf eine der Optionen auf der linken Seite klicken, werden die verfügbaren Felder für diesen Abschnitt auf der rechten Seite angezeigt. Im folgenden Beispiel sehen Sie die Details für die verschiedenen Feldbereiche von Employee Central:
Wenn Sie weiter auf einen der Feldberichts-/Abschnittsnamen auf der rechten Seite klicken, werden die verfügbaren Felder angezeigt. Von dort aus können Sie auswählen, welches Feld im Bericht angezeigt und welches ausgeblendet werden soll:
Nachdem Sie die Konfiguration geändert haben, klicken Sie auf „Save” – die Anpassungen werden gesichert.
Schritt 3: Informationsbericht ausführen
Nun ist alles für den Informationsbericht bereit. Um den Informationsbericht auszuführen, folgen Sie folgendem Pfad: Admin Center > Angaben zur betroffenen Person > Datensubjektsuche.
Suchen Sie danach nach dem Mitarbeiter, für den Sie den Informationsbericht ausführen möchten:
Dann Bericht erstellen:
Schritt 4: Informationsbericht anzeigen
Um den Bericht anzuzeigen, wechseln Sie zur Registerkarte „Berichte” und überprüfen Sie den Status:
- Laufender Status
- Warnstatus
- Erfolgsstatus
Beispielberichtausgabe:
Fazit zum Auskunftsrecht in SuccessFactors
Im Rahmen der SuccessFactors Berechtigungen und vor allem in Hinblick auf die EU-DSGVO hilft SAP den Kunden dabei, dass Mitarbeiterdaten sicher sind und die Datenschutzvorschriften sauber eingehalten werden. So auch das Auskunftsrecht in SuccessFactors. Der Informationsbericht ist das richtige Instrument, um dem Auskunftsrecht der betroffenen Person gerecht zu werden. Wenn Sie Fragen zu der Konfiguration dieses Berichtes haben, dann kontaktieren Sie mich gerne.
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