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Reporting in SuccessFactors
Häufig erreichen mich Fragen unserer Kundschaft darüber, welche Möglichkeiten SuccessFactors zur Auswertung der vorhandenen Daten bietet. Daher möchte ich Ihnen in diesem Beitrag gerne einen Überblick über die vorhandenen Reportingtools und deren Anwendungsfälle an die Hand geben.
Standardreports in SuccessFactors
SAP stellt von Haus aus bereits eine Auswahl an Standardreports zur Verfügung, die Sie über den Punkt „Dashboards verwalten” einrichten können. Hier stehen Ihnen bspw. Kacheln zur Verfügung, die einen Überblick zum aktuellen Stand Ihrer Leistungsbeurteilungen geben oder mit denen Sie den Status der Ziele Ihres Teams betrachten können:
Abbildung 1: Standardreport in SuccessFactors.
Erstellen von eigenen Reports
Des Weiteren bietet SAP die Möglichkeit, eigene Reports zu erstellen. Im Bericht Center haben Sie hier die Auswahl zwischen verschiedenen Berichtstypen, die Sie für Ihren jeweiligen Anwendungsfall nutzen können. Ihnen stehen die folgenden Optionen zur Auswahl:
Abbildung 2: Sie haben die Möglichkeit, zwischen diesen Optionen zu wählen.
Canvas Report
Canvas Reports stellen den komplexesten Berichtstyp in SuccessFactors dar. Diesen Berichtstyp erstellen Sie in einem DIN-A4-Format und können viele Textabschnitten, Grafiken und Tabellen hinzufügen. Vorteil hierbei ist, dass diese Reportings in dem DIN-A4-Format bleiben, wodurch Sie diese einfach in andere Datei-Arten umwandeln können.
Um ein Canvas Reporting zu nutzen, müssen Sie im Provisioning den Online Report Designer aktivieren und eine initiale Einrichtung erstellen. Außerdem benötigen Sie für die Erstellung eines Canvas Reports Grundwissen in der Funktionsweise von Datenbanken, bzw. in der Selektion von Datenbanken.
Abbildung 3: Canvas Report in SuccessFactors.
Durch die Komplexität von Canvas Reports haben Sie zwar einen großen Aufwand bei der Erstellung, jedoch erhalten Sie im Vergleich zu den anderen Typen mehr Funktionen. Sie können u. a. mehr Domains zur gleichen Zeit verwenden und verschiedene Aggregat- und Verknüpfungsfunktionen für Daten umsetzen.
In unserem Crashkurs Analytics und Reporting in SuccessFactors bekommen Sie eine Einführung rund um Berichte und Analysen in SuccessFactors. Dadurch können Sie direkt nach der Schulung Ihre Personalkennzahlen leicht zugänglich machen und einfacher auswerten.
Table Report
Tabellenberichte zu erstellen, gestaltet sich viel einfacher als Canvas-Berichte und auch die Berechtigungen können Sie mit diesem Berichtstyp schneller umsetzen. Tabellenberichte eignen sich am besten für flache Auswertungen und deren spätere Weiterverarbeitung.
Abbildung 4: Tabellenbericht in SuccessFactors.
Für die Erstellung einer flachen Auswertung wählen Sie zunächst eine Domain aus, benennen und beschreiben Ihren Report und wählen dann die Menge der auszuwertenden Mitarbeitenden aus. Danach wählen Sie aus, welche Spalten der Daten in der Tabelle angezeigt werden sollen. Mithilfe von unterschiedlichen Filteroptionen, können Sie Daten nach Ihren Wünschen eingrenzen. Außerdem sind Sie in der Lage, das Ergebnis eines Reports in eine Excel-Datei zu exportieren. Insgesamt erstellen Sie diesen Berichtstyp in nur wenigen Minuten.
Kachelbericht (eng. Tile Report)
Bei Kachelberichten kommt neben der Detailebene noch die visuelle Komponente hinzu. Sie haben hier also die Möglichkeit, Ihre Reportings ganz nach Ihren Wünschen individuell darzustellen. Dabei können Sie zwischen einem Linien-, Kuchen- oder Balkendiagramm entscheiden. Vorteil bei einem Kachelbericht ist, dass Sie das Ergebnis eines Reportings auf eine Kachel abbilden, die Sie dann auf Ihrer Startseite sichtbar schalten können.
Abbildung 5: Kachelbericht in SuccessFactors.
Der Kachelbericht und das Dashboard greifen ineinander, wodurch Sie Ihre Kachelberichte auch in Dashboards visualisieren können. So können Sie mehrere Berichte einem Dashboard hinzufügen.
Dashboard
Mit Dashboards sind Sie in der Lage, themenspezifische Bündelungen von Reportings zu realisieren. D. h., dass Sie mehrere Kacheln gruppieren und somit ein eigenes Dashboard für Ihre Reportings erstellen können. So haben Sie eine bessere Übersicht über unterschiedliche Reportings eines Themenbereichs.
Abbildung 6: Dashboard in SuccessFactors.
Ein Dashboard besteht dabei aus beliebig vielen Kachelberichten. Dadurch können Sie themenspezifische Dashboards erstellen, wie z. B. ein Recruiting-Dashboard, ein Dashboard für den Betriebsrat oder eines für Führungskräfte, damit diese einen Überblick über ihre Mitarbeitenden erhalten.
Workforce Analytics
Das mächtigste Tool zur Auswertung Ihrer Daten in der Cloud stellt SuccessFactors Workforce Anaytics dar. Hier stehen Ihnen verschiedenste Standardauswertungen und natürlich auch die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen, zur Verfügung. Workforce Analytics ist dabei nicht auf die Daten aus SuccessFactors beschränkt, sondern kann ebenfalls Daten aus verschiedenen anderen Quellen verwenden, wie aus Ihrem SAP-System.
Abbildung 7: Workforce Analytics in SuccessFactors.
Drittlösungen für Reports
Außer SAP eigener Lösungen für Berichte, stehen Ihnen Drittanbieter-Möglichkeiten zur Verfügung, um Daten aus Ihrem System auszuwerten. So bietet beispielsweise der BIRT Report Designer zusätzliche Visualisierungs-Möglichkeiten.
Jedoch erfordern auch diese Tools im Vergleich zum Standardreporting einen deutlichen Mehraufwand. Trotzdem ist die Umsetzung dieser Lösungen deutlich kostengünstiger als die Einführung und Lizensierung von Workforce Analytics.
Vorteile berichtsbasierter Entscheidungen
Im Unternehmensalltag müssen Sie stets wichtige Entscheidungen treffen – egal in welchem Bereich. Ob es sich um Entscheidungen zu Onboarding-, Recruiting- oder Mitarbeitenden-Fragen handelt: Damit Ihr Unternehmen wachsen kann, müssen Sie sich neuen Anforderungen anpassen.
Doch wie können Sie sich sicher sein, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen? Damit Ihnen die Entscheidungsfindung leichter fällt, können Sie datenbasierte Berichte einsetzen – schließlich beruhen diese auf Informationen aus Ihrem Unternehmen. Sie können mithilfe der SuccessFactors-Tools Berichte Ihrer Daten in unterschiedlichen Formen erstellen. Die optimierte Visualisierung und Auswertbarkeit erlaubt Ihnen bessere Business-Entscheidungen zu treffen. Außerdem können Sie dank der Berichte Ihre Daten und Analysen einfach und unkompliziert mit Vorgesetzten, Kolleg*innen und Mitarbeitenden teilen.
SuccessFactors-Berater
Unsere zertifizierten SuccessFactors-Berater und Entwickler unterstützen Sie mit ihrer Expertise in Personalmanagement und IT-Beratung.
Fazit
Mit den vielen Reporting-Möglichkeiten in SuccessFactors sind Sie in der Lage, unterschiedliche Szenarien abzubilden. Neben Standardreports können Sie auch individuellere Anliegen durch eigene Reports erstellen. Hier können Sie zwischen Canvas-, Tabellen-, Kachel-, Dashboard- und Story-Berichten entscheiden. Außerdem gibt es noch das große Tool Workforce Analytics und verschiedene Drittlösungen.
Haben Sie weitere Fragen zu Ihren Reporting-Möglichkeiten in SuccessFactors? Dann stellen Sie mir diese gerne. Falls Sie ein größeres Interesse daran haben, einen genauen Einblick in Reporting in SuccessFactors zu erhalten, empfehle ich Ihnen unseren Crashkurs “Analytics & Reporting in SuccessFactors” zu dem Thema.
