Das sind die Vorteile von SAP ILM
Mit personenbezogenen Daten haben Unternehmen die Herausforderung, diese DSGVO-konform zu sichern und zu verwalten. Diese Sicherung und Verwaltung können Sie automatisiert mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) abbilden. Was das SAP-Modul ist und welche Vorteile es Ihnen bietet, erläutere ich Ihnen im Folgenden.
Was ist SAP ILM?
SAP ILM stellt ein Konzept zur automatisierten Verwaltung von Datenflüssen und deren Metadaten dar. Mit dem Konzept halten Sie Regeln fest, wie Daten auf welchen Speichermedien verwaltet werden und wer auf diese zugreifen darf. Mit ILM halten Sie also alle Informationen rund um Daten fest, von der Erstellung über die Speicherung bis hin zur Löschung derer.
Die Vorteile von SAP ILM
Mit dem Einsatz von SAP ILM erhalten Sie folgende Vorteile:
Lizenzgebühren sparen
Wenn Sie das SAP-ILM-Modul in Ihr bestehendes HR-System integrieren, müssen Sie mit keinen zusätzlichen Lizenzkosten rechnen. Dies hat SAP nämlich mit der gesetzlich verpflichtenden Umsetzung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) geändert: Zuvor hatte SAP-Kundschaft für die Nutzung von SAP ILM zusätzliche Lizenzkosten erhalten, jedoch hat SAP diese nun aufgrund der gesetzlichen Vorgaben abgesetzt. Somit müssen Sie lediglich die Einführungs- und Systembetreuungskosten tragen.
Kontrolle über Daten behalten
Mit SAP ILM haben Sie die Möglichkeit, den Automatisierungsgrad der Datenlöschung flexibel zu bestimmen. So können Sie entsprechende Daten automatisch oder teilautomatisiert aus Ihrem System löschen. Ein Großteil der Führungskräfte entscheidet sich für eine teilautomatisierte Lösung, da sie so mehr Kontrolle über den Umgang ihrer Daten behalten können.
Umfangreiche Tests durchführen
Sie sind in der Lage, verschiedene Prozesse in die Anwendung einzubauen und in einem Testmodus auszuprobieren. Während der Testphase verknüpfen Sie die Prozesse nacheinander mit den zu löschenden Daten. Danach werden die Ergebnisse bereits ausgewertet, bevor das System in Ihrem Unternehmen produktiv läuft.
Dabei ist die Auswertung der Testphase in SAP ILM sehr umfangreich: Die Anwendung bietet ein Detailprotokoll, das genau anzeigt, wie sie mit welchen Datensätzen umgeht. Je nachdem wie viele Daten Sie im Testlauf verarbeiten wollen, ist das Protokoll sehr lang und kann unter Umständen auch aus über 50.000 Zeilen bestehen. Dadurch erhalten Verantwortliche den vollen Überblick über die zu löschenden Daten, womit die Sicherheit gegeben ist, dass der Vorgang genehmigt werden kann.
Andere Systeme entlasten
Manche Unternehmen verfügen noch über veraltete SAP-Systeme, auf denen eine große Menge an Daten existieren. In vielen Fällen handelt es sich dabei jedoch um Datenmüll, den sie nicht mehr gebrauchen. Ein Beispiel hierfür sind verschiedene Anträge: Ich habe bereits die Erfahrung gemacht, dass allein schon Urlaubsanträge von fünf Mitarbeitenden über 20.000 Dateneinträge erzeugt haben. Diese Daten benötigt jedoch niemand wer, weswegen diese gelöscht werden können. Mit einem gut ausgearbeiteten Löschkonzept entlasten Sie Ihre Server unter Umständen um mehrere Terabyte.
Den Arbeitsalltag beschleunigen
Durch den nun gelöschten Datenmüll wird Ihr System nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher: U. a. finden Mitarbeitende aus Fachabteilungen nach der Einführung eines Löschkonzeptes benötigte Daten schneller und leichter. Die Datensätze müssen Sie nun nicht mehr aufwendig umsortieren und filtern. So sparen Sie Zeit ein und beschleunigen somit Ihre Geschäftsprozesse.
Der Einsatz von SAP ILM bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile
Durch die DSGVO sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, ein Löschkonzept für personenbezogene Daten zu haben. Mit SAP ILM können Sie Löschkonzepte entweder voll- oder auch teils automatisieren, wodurch Sie viel Zeit und Aufwand einsparen können. Dadurch beschleunigen Sie Ihren Arbeitsalltag, entlasten zudem weitere Systeme und haben die Kontrolle über Ihre Daten.
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Standardisierte SAP ILM-Einführung im HCM-Bereich
Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung wird Pflicht für alle. Das Wekzeug für die Einhaltung der EU-DSGVO im HR-Bereich ist SAP ILM.
