Eine Workation ist für viele Arbeitnehmer ein attraktiver Benefit. Immer mehr Arbeitgeber möchten ihren Beschäftigen die Möglichkeit geben, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten. Allerdings sind diverse Fragen zu Sozialversicherung, Steuerrecht, Arbeitsrecht und Aufenthaltsrecht zu klären. Wie Unternehmen ein rechtssicheres Vorgehen in der Praxis strukturieren können.
Was bedeutet Workation?
Unter Workation versteht man das vorübergehende Arbeiten von Beschäftigten aus dem Ausland, meist kombiniert mit einem privaten Aufenthalt.
Für Arbeitnehmer wirkt eine Workation oft wie eine flexible Form mobiler Arbeit. Für Arbeitgeber ist sie allerdings rechtlich wesentlich komplexer. Denn schon bei einem zeitlich begrenzten Arbeiten aus dem Ausland können neue Pflichten oder Haftungsrisiken entstehen.
Wichtig ist außerdem: Nicht jede Form von Homeoffice im Ausland ist automatisch eine Workation im rechtlichen Sinn. Unternehmen sollten deshalb genau unterscheiden, ob es sich um einen kurzfristigen Auslandsaufenthalt, regelmäßige grenzüberschreitende Telearbeit oder ein dauerhaftes Homeoffice im Ausland handelt.
Warum Workation für Arbeitgeber ein Compliance-Thema ist
Solange Mitarbeiter in Deutschland aus dem Homeoffice arbeiten, greifen etablierte Prozesse. Wird die Arbeitsleistung jedoch aus dem Ausland erbracht, verändert sich die rechtliche bzw. steuerliche Einordnung – selbst wenn der Aufenthalt nur wenige Tage oder Wochen dauert. Viele Unternehmen machen den Fehler und behandeln sämtliche Auslandsaufenthalte ihrer Mitarbeiter gleich.
In der Praxis lassen sich drei Konstellationen unterscheiden:
1. Kurzfristige Workation
Bei einer kurzfristigen Workation arbeiten Beschäftigte für einen begrenzten Zeitraum aus dem Ausland, etwa im Rahmen eines Urlaubsaufenthalts. Sozialversicherungsrechtlich kann in vielen Fällen weiterhin deutsches Recht anwendbar bleiben, insbesondere wenn eine Entsendung oder vergleichbare Konstellation vorliegt. Voraussetzung ist jedoch stets eine sorgfältige Einzelfallprüfung, insbesondere im Hinblick auf die Dauer und Regelmäßigkeit der Auslandstätigkeit. In der Praxis ist zudem zu beachten, dass neben sozialversicherungsrechtlichen auch aufenthalts- und arbeitsrechtliche Vorgaben des Aufenthaltsstaates einzuhalten sind.
2. Regelmäßige grenzüberschreitende Telearbeit
Bei einer regelmäßigen grenzüberschreitenden Telearbeit lebt die beschäftigte Person dauerhaft oder überwiegend im Ausland und arbeitet wiederkehrend von dort für einen deutschen Arbeitgeber. In diesen Fällen ist zu prüfen, ob weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht Anwendung finden kann.
Nach den europäischen Regelungen zur Telearbeit im Ausland kann unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin deutsches Recht gelten, vor allem wenn der Mitarbeiter mehr als 50 % seiner Arbeit weiterhin im Staat des Arbeitgebers ausführt. Andernfalls kann ein Wechsel in das ausländische Sozialversicherungssystem erforderlich werden – mit entsprechenden Melde- und Beitragspflichten im Ausland.
3. Dauerhaftes Homeoffice im Ausland
Verlagert sich der tatsächliche Arbeitsort dauerhaft oder auf unbestimmte Zeit ins Ausland, liegt regelmäßig keine bloße Workation mehr vor. Häufig gilt dann das Sozialversicherungsrecht des Tätigkeits- oder Wohnstaates. Dies kann umfassende Konsequenzen für Unternehmen haben, vor allem mit Blick auf die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Registrierungspflichten im Ausland sowie der Anpassung arbeitsvertraglicher und organisatorischer Strukturen.
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Workation: Diese vier Rechtsbereiche sind entscheidend
Viele Unternehmen orientieren sich an der Dauer des Auslandsaufenthalts und meinen, ein kurzer Aufenthalt sei schon unkritisch. Tatsächlich ist der zeitliche Faktor zwar relevant, aber nicht allein entscheidend für die rechtliche Einordnung. Wer eine Workation korrekt bewerten will, sollte vier Prüfbereiche betrachten.
1. Sozialversicherung
Für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Auslandstätigkeiten ist zunächst zu prüfen, welchem Sozialversicherungssystem die beschäftigte Person während ihres Einsatzes unterliegt.
Für die Mitgliedstaaten der EU, die EWR-Staaten sowie die Schweiz gelten weitgehend koordinierte Regelungen, die sicherstellen sollen, dass Beschäftigte grundsätzlich nur einem Sozialversicherungssystem unterliegen und es nicht zu Doppelversicherungen kommt.
Zudem bestehen einheitliche Vorgaben für Entsendungen und die Berücksichtigung von Versicherungszeiten, die in verschiedenen Staaten erworben wurden.
Anders gestaltet sich die Situation bei Tätigkeiten in Drittstaaten. Hier hängt die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung davon ab, ob zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Solche Abkommen enthalten häufig Regelungen zur Vermeidung von Doppelversicherungen und zu Entsendungen, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich ihres Umfangs und ihrer Inhalte.
Fehlt ein Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland, sind die nationalen Rechtsvorschriften der beteiligten Staaten maßgeblich. Dies kann dazu führen, dass eine Person gleichzeitig in mehreren Staaten sozialversicherungspflichtig wird oder Versicherungszeiten nicht gegenseitig anerkannt werden.
Die Prüfung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts ist daher die Grundlage für jede rechtssichere Beurteilung grenzüberschreitender Beschäftigungsverhältnisse.
2. Steuerrecht
Mindestens genauso wichtig ist die steuerliche Bewertung. Dabei geht es nicht nur um die Frage, wo der Mitarbeiter einkommensteuerpflichtig wird. Für Arbeitgeber können durch die Tätigkeit im Ausland neue lohnsteuerliche Pflichten entstehen. Würde der Arbeitsplatz des Angestellten im Ausland steuerlich als Betriebsstätte eingeordnet, drohen zudem zusätzliche Steuerpflichten, Registrierungsaufwand und Compliance-Anforderungen.
Diese Risiken haben Unternehmen oft nicht ausreichend im Blick. Sie vereinfachen die Bewertung von Workation, indem sie die bekannte 183-Tage-Regel als Pauschalwerkzeug verstehen. Jeder Aufenthalt bis zu dieser Grenze sei steuerlich unproblematisch, ist die Überzeugung. Fakt ist aber: Die Regelung kann keine vollständige steuerliche Prüfung ersetzen. Je regelmäßiger und stärker organisatorisch verankert die Tätigkeit im Ausland ist, desto genauer sollte diese Prüfung ausfallen.
3. Arbeitsrecht
Auch arbeitsrechtlich ist Workation teilweise anders zu behandeln als mobile Arbeit in Deutschland. Abhängig vom Einzelfall können Vorschriften des Tätigkeitsstaats relevant werden, etwa zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Arbeitsschutz oder zwingenden Schutzrechten.
Für Arbeitgeber ist deshalb wichtig, dass eine Genehmigung nicht nur informell erfolgt, sondern vertraglich oder zumindest über eine belastbare Zusatzvereinbarung abgesichert wird, damit aus der Workation arbeitsrechtlich kein dauerhafter Auslandsarbeitsplatz entsteht. Die Vereinbarung sollte regeln,
- in welchem Staat gearbeitet werden darf,
- für welchen Zeitraum die Tätigkeit zulässig ist,
- welche Arbeitszeiten gelten,
- wie Erreichbarkeit und Dokumentation sichergestellt werden,
- welche Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit einzuhalten sind,
- und dass Änderungen des Aufenthaltsorts unverzüglich angezeigt werden müssen.
4. Aufenthalts- und arbeitsgenehmigungsrechtliche Fragen
Besonders unterschätzt wird bei Workation-Modellen in vielen Unternehmen das Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht. Denn selbst wenn aus Unternehmenssicht „nur mit dem Laptop gearbeitet“ wird, kann die Tätigkeit im Ausland rechtlich als Erwerbstätigkeit eingestuft werden und entsprechende aufenthaltsrechtliche Pflichten auslösen.
Innerhalb der EU ist die Situation aufgrund der Arbeitnehmerfreizügigkeit vergleichsweise unkompliziert. Bei Tätigkeiten in Drittstaaten sollte hingegen sorgfältig geprüft werden, ob die geplante Workation mit einem Touristenvisum zulässig ist oder ob eine Arbeitsgenehmigung, ein spezieller Aufenthaltstitel oder ein Digital-Nomad-Visum erforderlich wird.
Ob und welche Genehmigungen erforderlich sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen Zielland, Staatsangehörigkeit und der gewöhnliche Wohnsitz der beschäftigten Person, die Dauer und Regelmäßigkeit der Tätigkeit im Ausland, die arbeitsvertragliche Einbindung in das Unternehmen sowie die konkrete Funktion der beschäftigten Person. Auch relevant kann sein, ob der Auslandsaufenthalt überwiegend privat motiviert ist oder im betrieblichen Interesse erfolgt.
Unternehmen sollten vor Beginn einer Workation prüfen, welche aufenthalts- und arbeitsgenehmigungsrechtlichen Anforderungen im jeweiligen Zielland gelten. Fehlen später Genehmigungen, können sowohl für den Angestellten als auch das Unternehmen Bußgelder oder weitere rechtliche Konsequenzen entstehen.
Workation-Richtlinie: Was Unternehmen festlegen sollten
Unternehmen sollten für Workations einen klaren Entscheidungsrahmen etablieren. In der Praxis bewährt sich ein Modell aus Richtlinie, Prüfprozess und Einzelfallgenehmigung.
1. Erlaubte und ausgeschlossene Länder definieren
Nicht jedes Land sollte ohne weitere Prüfung freigegeben werden. Sinnvoll ist eine Einteilung in:
- grundsätzlich zulässige Länder
- Länder mit zusätzlicher Einzelfallprüfung
- Staaten, in denen Workation aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen ausgeschlossen ist
2. Genehmigungsprozess etablieren
Beschäftigte sollten Workations nicht informell mit der Führungskraft abstimmen, sondern über einen standardisierten Prozess beantragen. Folgende Informationen sollten mindestens im Vorfeld fixiert werden:
- Zielland
- Zeitraum
- genaue Aufenthaltsadresse
- Anlass
- Erreichbarkeit
- Bestätigung der Einhaltung interner Vorgaben
3. Zuständigkeiten intern klären
Workation ist kein isoliertes HR-Thema. Typischerweise müssen HR, Legal, Payroll, Steuern, IT und die Führungskraft des jeweiligen Mitarbeiters eingebunden werden. Unternehmen sollten festlegen, wer welche Prüfung übernimmt und wer final entscheidet.
4. Vertrags- und Richtlinienwerk aktualisieren
Mobile-Work-Policies, Zusatzvereinbarungen, Datenschutzvorgaben und arbeitsvertragliche Regelungen sollten aufeinander abgestimmt sein, um Regelungslücken und Widersprüchlichkeiten zu vermeiden und allen Beteiligten Handlungssicherheit zu geben.
5. Führungskräfte sensibilisieren
Dass Führungskräfte flexible Arbeitsmodelle unterstützen, ist sinnvoll. Sie sollten jedoch aufgeklärt werden, dass ein simples „Ja, machen Sie ruhig“ bei Workations unter Umständen rechtliche Folgen auslösen kann.
10 Leitfragen für Arbeitgeber, um Aufenthalte rechtlich richtig zu bewerten
Bevor Unternehmen Workation genehmigen, sollten sie mindestens diese Fragen klären, um eine korrekte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Einordnung vornehmen zu können:
- Aus welchem Land soll gearbeitet werden?
- Handelt es sich um einen EU-/EWR-Staat, die Schweiz oder einen Drittstaat?
- Wie lange und wie regelmäßig soll die Tätigkeit dort erfolgen?
- Ist der Tätigkeitsstaat zugleich Wohnsitzstaat der beschäftigten Person?
- Bleibt deutsches Sozialversicherungsrecht anwendbar?
- Entstehen steuerliche Pflichten für Mitarbeiter oder Arbeitgeber?
- Ist die Tätigkeit arbeits- und aufenthaltsrechtlich zulässig?
- Sind Datenschutz, IT-Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet?
- Gibt es eine schriftliche Genehmigung mit klaren Rahmenbedingungen?
- Ist ausgeschlossen, dass aus der Ausnahme faktisch ein dauerhafter Auslandsarbeitsplatz wird?
Wann Arbeitgeber eine Workation nicht genehmigen sollten
Nicht jede Workation lässt sich rechtssicher oder organisatorisch sinnvoll abbilden. Besonders kritisch sind Konstellationen,
- in denen ein Drittstaat aufenthaltsrechtliche Anforderungen stellt, die der Mitarbeiter nicht erfüllen kann
- in denen sensible Daten verarbeitet werden oder erhöhte Vertraulichkeitsanforderungen bestehen
- in denen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen nicht sicher eingeschätzt werden können
- in denen die Tätigkeit regelmäßig erfolgt und faktisch auf einen Auslandsarbeitsplatz hinausläuft
- in denen Erreichbarkeit, Arbeitszeiterfassung und IT-Sicherheit nicht zuverlässig gewährleistet sind
In solchen Fällen ist die Ablehnung einer Workation kein Ausdruck rückständiger Unternehmenskultur, sondern professioneller Governance.
Workations: wertvoll, aber ohne strukturierte Prüfung ein Risiko
Workations gehören für viele Beschäftigte heute zu einer attraktiven Unternehmenskultur. Arbeitgeber sollten die Auslandsaufenthalte für Beschäftigte daher weder pauschal verbieten noch reflexhaft genehmigen. Sie müssen aber erkennen, dass Workations ein komplexes Governance-Thema sind, das klare Prozesse, Entscheidungsregeln und Verantwortlichkeiten benötigt. Sonst drohen steuerliche und rechtliche Fehler, die finanzielle Schäden nach sich ziehen können.
Für Unternehmen lohnt es sich, organisatorische Leitplanken einmal sauber zu etablieren, um ihren Mitarbeitern diesen Benefit rechtssicher anbieten zu können. Denn der Wert von Workations für Produktivität, Mitarbeiterloyalität und Employer Brand ist nicht zu unterschätzen.
FAQ
Ist Workation für Arbeitgeber einfach nur mobiles Arbeiten an einem anderen Ort?
Nein. Workation ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich unter Umständen anders zu bewerten als mobiles Arbeiten aus dem Inland. Daher ist eine detaillierte Prüfung notwendig, ob und wie die Workation realisiert werden kann.
Reicht es bei Workation aus, nur auf die Dauer des Auslandsaufenthalts zu schauen?
Nein. Die Dauer allein ist für eine korrekte rechtliche Einordnung nicht ausreichend. Zielland, Regelmäßigkeit der Tätigkeit, Wohnsitz des Mitarbeiters und seine Funktion im Unternehmen sind beispielsweise weitere Faktoren, die die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bewertung beeinflussen.
Was sollten Arbeitgeber vor der Genehmigung einer Workation immer prüfen?
Vor der Genehmigung sollten Unternehmen mindestens vier Aspekte bewerten: Sozialversicherung, Steuerrecht, Arbeitsrecht sowie Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht.
Warum sind Workations für Unternehmen relevant?
Arbeitnehmer erwarten, dass Unternehmen flexible Arbeitsmodelle unterstützen. Wollen Unternehmen Fachkräfte für sich gewinnen, sollten sie über das Angebot von Workations nachdenken und in der Lage sein, diese rechtssicher zu organisieren.
