Der Wechsel von SAP HCM zu SAP SuccessFactors stellt viele Unternehmen vor die Frage, wie sich die bestehende HR-IT-Landschaft pragmatisch weiterentwickeln lässt. Dabei geht es nicht nur um die technische Migration, sondern auch um Prozesse, Rollen und die zukünftige Systemarchitektur. Entscheidend ist eine belastbare Roadmap, die den aktuellen Systemstand berücksichtigt und SuccessFactors schrittweise als Zielplattform etabliert.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Der Zeitdruck für den Wechsel zu SAP SuccessFactors ist hoch: S/4HANA beziehungsweise H4S4 können bis Ende 2027 – gegebenenfalls mit Extended Maintenance – weiterlaufen, SAP HCM jedoch nicht dauerhaft. Langfristig führt der Weg daher in Richtung SuccessFactors.
Umso wichtiger ist die Frage, wie sich SuccessFactors schnell, kontrolliert und mit einer belastbaren Roadmap einführen lässt. Unternehmen sollten dabei nicht nur auf einzelne technische Schritte schauen, sondern frühzeitig klären, welche bestehenden Prozesse übernommen, verändert oder abgelöst werden müssen.
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Status quo: Eine heterogene Ausgangslage
Die eine typische HCM-Ausgangssituation gibt es heute kaum noch. Vor vier oder fünf Jahren war die Lage in Deutschland deutlich homogener. In vielen Unternehmen stand SAP HCM mit Abrechnung, Zeitwirtschaft und etwas Organisationsmanagement im Zentrum, während Themen wie Employee Lifecycle oder Employee Journey weniger im Vordergrund standen.
Heute lassen sich vor allem drei wiederkehrende Startpunkte beobachten. Bei einigen Unternehmen sind einzelne Cloud-Prozesse wie Recruiting oder Performance bereits eingeführt, während Abrechnung und Zeitwirtschaft noch im bisherigen Setup laufen. Bei anderen befinden sich Stammdaten und Organisationsdaten bereits in der Cloud, während weitere Kernprozesse erst folgen.
Am häufigsten ist eine hybride Situation: Die S/4HANA- beziehungsweise H4S4-Strategie gibt den Takt vor, während SuccessFactors parallel als Zielbild in die Gesamtarchitektur integriert werden muss.
H4S4 überspringen? Ja – mit einem „Aber“
Grundsätzlich kann H4S4 als „SAP HCM for S/4HANA“ übersprungen werden. Entscheidend sind allerdings die Komplexität der bestehenden Landschaft und der Anteil an Eigenentwicklungen.
Wenn viele kundenindividuelle Entwicklungen bis zum relevanten Zeitfenster nicht ablösbar sind, ist zunächst eine Voranalyse sinnvoll. In solchen Fällen kann H4S4 als Zwischenschritt helfen, die bestehende HCM-Landschaft stabil weiterzubetreiben und parallel den Cloud-Pfad aufzubauen.
Für ein erstes Self-Assessment bieten sich zwei Indikatoren an. Der erste Blick gilt der Anzahl kundeneigener Infotypen, also zusätzlicher Tabellen im HCM. Wenige sind meist handhabbar. Eine große Zahl – insbesondere mit Bezug zur Abrechnung – spricht dagegen für eine höhere Komplexität.
Der zweite Punkt ist die Frage, wie weit die Abrechnung vom SAP-Standard abweicht. Relevant ist dabei unter anderem das sogenannte „Zetten“ von Schemen und Regeln. Je mehr individuelle Varianten vorhanden sind, desto aufwendiger wird später die Rückführung in standardisierte Cloud-Prozesse.
Roadmap: HCM verschlanken, SuccessFactors früh führend setzen
H4S4 ist nicht der endgültige Nachfolger, mit dem die Transformation abgeschlossen ist. Das langfristige Ziel für HCM-Kunden bleibt SuccessFactors.
Als Vorgehen bietet sich eine kompakte Vorstudie an, die H4S4 und SuccessFactors gemeinsam betrachtet. Die zentrale Leitfrage lautet: Wie viel kann aus dem bestehenden HCM herausgelöst werden, damit es möglichst schlank wird?
Ein typisches Szenario sieht so aus: Die Abrechnung verbleibt zunächst im HCM und wird über eine H4S4-Conversion abgesichert. Parallel wird Employee Central aufgebaut – als führendes System für Stammdaten und zentrale HR-Prozesse wie Einstellungen oder Kündigungen.
Damit verschiebt sich die Rolle der „Quelle der Wahrheit“. Statt HCM übernimmt SuccessFactors diese Aufgabe frühzeitig. Das bisherige HCM-System wird zunehmend zum Satelliten für verbleibende Kernfunktionen wie Abrechnung und gegebenenfalls Zeitwirtschaft.
Umsetzung von SuccessFactors: erst absichern, dann ausbauen
Beim parallelen Upgrade und der gleichzeitigen Auslagerung in die Cloud ist Vorsicht sinnvoll. Ein großes Split-Projekt birgt insbesondere dann Risiken, wenn SuccessFactors bisher noch gar nicht genutzt wird.
Der pragmatische Ansatz lautet deshalb: erst absichern, dann ausbauen. Zunächst wird H4S4 auf einen stabilen Stand gebracht, während SuccessFactors parallel vorbereitet wird. Anschließend kann die Cloud-Lösung kontrolliert eingeführt und schrittweise erweitert werden.
Eine stärkere Parallelisierung bietet sich vor allem dann an, wenn die bestehende HCM-Landschaft bereits weitgehend schlank und standardnah aufgestellt ist.
Typische Stolpersteine: Prozesse neu denken, Ökosystem mitplanen
Eine der größten Herausforderungen ist die Erwartung, bestehende HCM-Prozesse eins zu eins in einer moderneren Oberfläche wiederzufinden.
Ein Beispiel sind Personalmaßnahmen. Im klassischen HCM existieren geführte Admin-Prozesse. SuccessFactors ist dagegen stärker um Mitarbeitende und Führungskräfte herum aufgebaut. Mitarbeitende können beispielsweise Vorgänge wie Elternzeit oder Sabbatical selbst anstoßen, Führungskräfte bestätigen diese und HR ergänzt anschließend die notwendigen Informationen.
Die Konsequenz: Prozesse müssen neu gedacht werden. Häufig ist es sinnvoller, mit Templates und vorgefertigten Blueprints zu arbeiten, statt bestehende Abläufe technisch möglichst exakt nachzubauen.
Hinzu kommt das gewachsene Ökosystem rund um SAP HCM. Add-ons wie digitale Personalakten, Reisekostenlösungen oder Ausbildungsmanagement sind in vielen Unternehmen fest in die bestehenden Prozesse eingebunden. Für die Roadmap sollte deshalb frühzeitig geklärt werden, welche Komponenten im Zielbild ersetzt werden und welche weiterhin als Satellitensysteme bestehen bleiben.
Im Recruiting ist diese Entwicklung besonders sichtbar. Viele Unternehmen haben SuccessFactors Recruiting bereits eingeführt, weil Recruiting vergleichsweise früh digitalisiert wurde. Gleichzeitig spielt SmartRecruiters als Best-of-Breed-Lösung eine zunehmend wichtige Rolle. SAP hat die Lösung unter anderem wegen ihrer KI-Funktionalitäten übernommen und plant, das selbst entwickelte Recruiting langfristig durch SmartRecruiters zu ersetzen. Die Integration ist aktuell noch nicht vollständig nativ, wird jedoch weiter ausgebaut.
Welche Potenziale bietet KI bei der Einführung von SuccessFactors?
Beim Thema künstliche Intelligenz stehen in vielen Unternehmen zunächst drei Fragen im Mittelpunkt: Was setzen andere bereits ein? Welche KI-Funktionen bietet SAP konkret? Und funktionieren diese Funktionen im praktischen Einsatz?
Greifbare Anwendungsfälle finden sich vor allem im Recruiting. Dazu gehört beispielsweise die automatisierte Erstellung von Stellenausschreibungen auf Basis von Kompetenzanforderungen und Governance-Vorgaben. Auch eine möglichst neutrale Formulierung oder die Generierung passender Interviewfragen kann durch KI unterstützt werden. Aktuell ist allerdings davon auszugehen, dass solche Funktionen nur von einem vergleichsweise kleinen Teil der Kunden tatsächlich produktiv genutzt werden.
Für die Adoption ersetzt KI klassische Enablement-Maßnahmen nicht. Bewährte Formate wie Train-the-Trainer, Key-User-Konzepte und Webinare bleiben wichtig. Ergänzend kann SAP WalkMe eingesetzt werden. Die Lösung führt Nutzende direkt im Produktivsystem durch rollenspezifische Prozesse und eignet sich besonders für Abläufe, die nur selten durchgeführt werden.
Change und Betrieb: Erwartungen steuern, Rollen klären
Für die Einführung empfiehlt sich ein dediziertes Change-Setup. Dabei sollte von Beginn an transparent gemacht werden, dass die erste Version nicht zwingend sämtliche Anforderungen erfüllen muss. Entscheidend ist, dass eine nachvollziehbare Roadmap existiert und Funktionen iterativ ergänzt werden.
Relevante Stakeholder sind neben HR auch die IT-Basis, etwa für SSO, Identity Management und Azure. Hinzu kommen Security, Governance und Datenschutz, insbesondere wenn Berechtigungskonzepte entwickelt oder verändert werden.
Für den späteren Betrieb bietet sich ein Tandem aus Product Owner und Process Owner an. Der Product Owner kümmert sich unter anderem um Datenstrukturen, IT-Security, Governance, Reporting und Integrationen. Gleichzeitig braucht diese Rolle ein grundlegendes Verständnis der HR-Prozesse. Der Process Owner verantwortet dagegen Workflows, Datenkonstrukte und Ende-zu-Ende-Prozesse. Dafür ist wiederum ein grundlegendes Verständnis der technischen Möglichkeiten erforderlich. Beide Rollen sollten eng zusammenarbeiten, da sich Fach- und IT-Perspektive in modernen HR-Systemlandschaften immer stärker verzahnen.
Fazit
Der Weg zu SuccessFactors ist keine einmalige Migration, sondern eine langfristige Roadmap-Aufgabe.
Unternehmen mit einer standardnahen HCM-Landschaft können den Übergang vergleichsweise direkt planen. Wo dagegen viele Eigenentwicklungen, individuelle Schemen und historisch gewachsene Sonderregeln vorhanden sind, ist zunächst Transparenz notwendig. In solchen Fällen kann H4S4 als Zwischenschritt dienen, um die bestehende Landschaft abzusichern und parallel den Wechsel in Richtung Cloud vorzubereiten.
Unabhängig vom gewählten Pfad gilt: SuccessFactors sollte nicht nur als neues System verstanden werden. Der Wechsel verändert auch Prozesse, Verantwortlichkeiten und Rollen. Genau diese Aspekte sollten von Anfang an Teil der Transformationsstrategie sein.
