Reisekostenmanagement in der Cloud: SAP Concur
Inhaltsverzeichnis
Was ist SAP Concur?
SAP Concur ist eine cloudbasierte Software-Lösung (SaaS-Lösung) für geschäftliches Reisemanagement. Mit der Software verknüpfen Sie Ihre Finanzdaten und behalten stets den Überblick über Ihre Reiseausgaben – wenn Sie kurz davorstehen, das Budget zu überschreiten, warnt Sie das System. Zudem automatisieren Sie Ihre Ausgabenprozesse dank der Lösung, wodurch Sie viel Zeit und Aufwand einsparen.
Die Module von SAP Concur im Überblick
SAP Concur besteht aus unterschiedlichen Modulen, mit denen Sie alle Prozesse des Reisemanagements verwalten können. Von der Genehmigung über die Buchung bis zur Kostenabrechnung. Die Module lassen sich in vier Bereiche gliedern: Reisemanagement, Reisekostenabrechnung, intelligentes Unternehmen und Analyse und Reporting.
Reisemanagement
Anders als bei Privatreisen, erfordern Geschäftsreisen mehr administrative Vorbereitung. Die Reise muss genehmigt, gebucht und im Budget gehalten werden. Damit Unternehmen diese Prozesse einfach und transparent abbilden können, bietet SAP Concur seinen Kunden die folgenden Lösungen:
Concur Request: Mit dieser Lösung beschleunigen Sie die Beantragung von Geschäftsreisen durch automatisierte Genehmigungsworkflows. Buchungen und geplante Ausgaben werden dabei vorab automatisiert auf Compliance mit internen Reiserichtlinien geprüft. Durch die Integration von Concur Request in den gesamten Reiseprozess ist die Kostentransparenz jederzeit gewährleistet.
Concur Travel: Ist die Reise genehmigt, können Angestellte oder HR-Mitarbeitende die Buchungen von Hotels, Flügen oder Bahnfahrten direkt in Concur Travel vornehmen. Wenn Unternehmen die Lösung zusammen mit Concur Expense zur Reisekostenabrechnung einsetzen, realisieren sie einen End-to-End-Reisemanagementprozess und behalten dank konsolidierter Daten stets die Übersicht über Buchungen und Kosten.
SAP Concur Mobile App: Mit der Geschäftsreise-App können Manager und Angestellte Reisen bequem von mobilen Endgeräten verwalten. Dank Foto-Scan mithilfe von OCR und künstlicher Intelligenz sind Spesenbelege in wenigen Minuten erfasst und der Reisekostenabrechnung beigefügt. Mitarbeiter sparen so wertvolle Zeit, während Manager jederzeit den Überblick über die laufenden Ausgaben behalten.
Concur Trip Link: Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Konsolidierung aller Geschäftsreisedaten, unabhängig davon, ob die Buchungen über Concur oder direkt bei einem Drittanbieter erfolgen. Dadurch erhalten Sie vollständige Transparenz über Reiseausgaben, gewährleisten die Einhaltung von Reiserichtlinien und ermöglichen ein umfassendes Reporting.
Budget: Mit dem Budget-Management vereinfachen Sie die Nachverfolgung der vergangenen und anstehenden Ausgaben und sind in der Lage die entsprechenden Maßnahmen rechtzeitig einzuleiten.
Reisekostenabrechnung
Die Reisekostenabrechnung ist ein wichtiger Teilbereich im Travelmanagement. Wenn hier etwas schiefläuft, kann das für Unternehmen hohe Kosten bedeuten. Deshalb bietet SAP Concur verschiedene Lösungen an, mit denen Sie Ihre Reisekostenabrechnung vereinfachen können. Dieser Bereich ist in folgende Lösungen eingeteilt:
Concur Expense: Concur Expense ist eine Softwarelösung von SAP Concur, die die Reisekostenabrechnung automatisiert und vereinfacht. Sie ermöglicht es, sämtliche Ausgaben an einer Stelle effizient zu verwalten, Prozesse zu beschleunigen und Transparenz über alle getätigten Ausgaben zu erhalten. Wichtig für international agierende Unternehmen: Bei der Abrechnung können länderspezifische Steuervorteile und Bonussysteme berücksichtigt werden.
Concur Drive: Dank automatisierter Kilometererfassung können Sie Fahrtkosten von Dienstreisen mit Concur Drive voll automatisiert ermitteln und ohne manuellen Aufwand Fahrtkostenabrechnungen erstellen. Sie sparen im Vergleich zu geschätzten Angaben und profitieren von Zusatzfunktionen wie automatisierten Berichten und steuerkonformen Dokumentationen.
Budget-Management: Mit der Budget-Lösung von SAP Concur haben Sie alle Reiseausgaben Ihres Unternehmens immer im Blick. Die Daten werden aus Concur Expense und Concur Request übersichtlich in einer Ansicht zusammengeführt und nahezu in Echtzeit aktualisiert.
Reisekosten-Audit: Ein globales Team von Prüfern erkennt, unterstützt von intelligenter Technologie, potenziellen Betrug im Geschäftsreiseumfeld. Nutzen Sie den Audit Service, um die Rechnungsprüfung auszulagern. Ihre Mitarbeitenden werden entlastet und gewinnen freie Kapazitäten für strategische Themen.
Expense Pay: Die Funktion automatisiert den Erstattungsprozess für Reisekosten und Firmenkartenzahlungen automatisiert. Durch die Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern werden Erstattungen über Expense Pay schnell abgewickelt, Verzögerungen reduziert und die finanzielle Planung optimiert.
Expenselt: Hier handelt es sich um eine digitale Belegerfassung mit der Mitarbeitende ihre Papierbelege ganz einfach per Foto erfassen können – inklusive automatischer Auslesung und Übertragung der relevanten Daten in die Spesenabrechnung.
SAP Concur mobile App: Die SAP Concur Mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, Reisen bequem unterwegs zu buchen, Belege zu erfassen und Reisekostenabrechnungen mobil einzureichen. Alles zentral in einer App.
Concur Detect by Oversight: Die Lösung zur Aufdeckung von Spesenbetrug nutzt automatisierte Prüfmechanismen und Datenanalysen, um Unregelmäßigkeiten in Reisekostenabrechnungen zu identifizieren und so Betrugsrisiken zu minimieren.
Concur Benefits Assurance by Blue dot: Die Lösung zur Verwaltung von Arbeitgeberleistungen ermöglicht es Unternehmen, geldwerte Vorteile wie Essenszuschüsse oder Mobilitätsangebote effizient und regelkonform zu erfassen, zu verwalten und mit der Gehaltsabrechnung zu verknüpfen.
Intelligente Unternehmen mit SAP Concur
Bei SAP Concur meint der Begriff “Intelligentes Unternehmen” oder auch “Intelligent Enterprises”, eine Organisation, die moderne Technologien und datengestützte Prozesse einsetzt, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und sich erfolgreich an dynamische Marktbedingungen anzupassen.
Intelligente Unternehmen zeichnen sich vor allem durch folgende vier Merkmale aus:
1) Resilienz: Unternehmen haben die Fähigkeit, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren, da sie Risiken frühzeitig erkennen und Entscheidungen auf der Grundlage von nahezu in Echtzeit verfügbaren Daten treffen.
2) Rentabilität: Durch die intelligente Vernetzung von Daten erhalten Unternehmen Transparenz über ihre Geschäftsprozesse, was die Identifikation von Optimierungs- und Einsparpotenzialen ermöglicht und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien unterstützt.
3) Employee Experience: Die Automatisierung von nicht wertschöpfenden Prozessen erhöht die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben gewinnen.
4) Nachhaltigkeit: Intelligente Unternehmen setzen auf Digitalisierung, um Ressourcen effizienter zu nutzen und ihre Umweltbelastung zu reduzieren, beispielsweise durch papierlose Prozesse und die Messung des CO₂-Fußabdrucks.
SAP Concur unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zum intelligenten Unternehmen mit Lösungen, die bisher isolierte Systeme für das Reise-, Reisekosten- und Rechnungsmanagement integrieren. Auf diese Weise wird eine zentrale Datenbasis geschaffen, die die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Die Integration solcher Lösungen ist der erste Schritt zu einer umfassenden digitalen Transformation, die Unternehmen widerstandsfähiger, effizienter und zukunftsfähiger macht.
Vorteile von SAP Concur
SAP Concur ist eine vielfältige Lösung mit verschiedenen Modulen, die zu einer All-in-One-Reisemanagement-Lösung kombiniert werden können. Die Anwendung bietet viele Vorteile – im Überblick:
- Kosten- und Aufwandsreduzierung
- Automatisierung alltäglicher anfallender Geschäftsreise-Prozesse
- Einfache Implementierung
- Schnelle Genehmigungsprozesse
- Verbesserte Compliance
- Gesteigerte Produktivität
- Mobile Nutzung (optimiert für mobile Endgeräte)
- Einfache Integration in ERP- und Drittsysteme
Mit dieser Herausforderung müssen Sie rechnen
Trotz vieler Vorteile bringt SAP Concur eine Herausforderung mit sich: Der hohe Standardisierungsgrad kann die Flexibilität einschränken. Individuelle Spezialanforderungen lassen sich entweder gar nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand und zusätzlichen Kosten umsetzen. Dennoch sorgt SAP Concur mit seinem zentralen Verwaltungssystem für eine hohe Transparenz und strukturierte Prozesse.
Fazit: Mit SAP Concur auf dem Weg zu einem intelligenten Unternehmen
Mit der Reisemanagement-Lösung von SAP Concur optimieren Sie Ihre internen Prozesse rund um Dienstreisen und erleichtern die Planung von Geschäftsreisen. Sie verwalten die Kosten von unterwegs aus und übermitteln sie digital an die Personalabteilung zur Abrechnung.
Für die Personalabteilungen stellt SAP Concur Analyse- und Reporting-Möglichkeiten bereit, mit denen Sie einfach Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. So können Sie Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen immer wieder optimieren und Ihren Mitarbeitern einen bequemen und schnellen Prozess ermöglichen.
SAP Concur eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Anforderungen, einer internationalen Ausrichtung und dem Wunsch nach einer ganzheitlichen, integrierten Lösung, die sich nahtlos in das bestehende SAP-ERP-System integrieren lässt. Für kleinere Unternehmen mit einfachen Prozessen und geringem Reiseaufkommen könnten dagegen schlankere Alternativen besser geeignet sein.
Haben Sie Fragen zu SAP Concur? Dann können Sie mir diese gerne stellen, indem Sie einfach Kontakt zu mir aufnehmen. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterzuhelfen.
Wir unterstützen Sie bei Ihrer Concur Einführung
Eine Concur Einführung bietet Ihnen drei große Vorteile: deutliche Kosteneinsparungen ✓, Steigerung der Ausgabentransparenz ✓, Verbesserung der Compliance ✓
FAQ
Was ist SAP Concur?
SAP Concur ist eine Reisemanagement-Software von SAP, mit der Sie alle Prozesse rund um Ihre Geschäftsreisen abbilden können. Mit der Lösung erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Ausgaben.
Wie funktioniert SAP Concur?
Sie automatisieren mithilfe von SAP Concur Ihren gesamten Reisekostenprozess. Die Lösung ist cloudbasiert, so dass Sie von überall aus auf Ihre Reiseplanung zugreifen und dadurch auch mobil Ihr Budget einsehen können.
Welche Module hat SAP Concur?
- SAP Concur setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen. Die Kernmodule:
- Reisekostenabrechnung
- Reisemanagement
- Intelligentes Unternehmen
- Analyse und Reporting
- Support
- TMC-Lösungen
