Muss es H4S4 sein? Drei Alternativen zur H4S4-Migration
Das nahende Wartungsende des SAP HCM stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Viele fragen sich, wie es danach weitergehen soll. Brauchen sie H4S4 oder gibt es Alternativen? In diesem Beitrag stelle ich Ihnen drei Möglichkeiten neben der klassischen H4S4-Migration vor.
Alternative 1: Wechsel des Softwareanbieters
Eine Möglichkeit, die Unternehmen in Betracht ziehen können, ist der Wechsel des Softwareanbieters. Das SAP HCM ist ein sehr ausgereiftes System, doch gibt es mittlerweile auch alternative Systeme, die die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft gut abbilden können. Dazu gehören ADP, DATEV, rexx systems oder SD Worx für die Entgeltabrechnung und ATOSS für die Zeitwirtschaft. Bei diesen alternativen Systemen ist jedoch zu beachten, dass meist aufwändige Schnittstellen geschaffen werden müssen, um sie in die gesamte HR-IT-Landschaft eines Unternehmens einzubetten. Wenn Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen, sollten Sie sich im Vorfeld auch folgende Fragen stellen: Verfolgen wir eine Cloud-First-Strategie? Wie komplex sind unsere Anforderungen an eine HR-Software-Lösung?
Vorteile:
• Greenfield-Ansatz: Unternehmen können bei Null anfangen und ihre Systeme auf aktuelle und zukünftige Anforderungen ausrichten und neu aufbauen.
• Globale Payroll-Strategie: Für global agierende Unternehmen bietet ein Wechsel des Softwareanbieters die Möglichkeit, sich an einer globalen Payroll-Strategie zu orientieren.
• Optimale HR-IT-Landschaft: Die neue Software kann optimal auf die gesamte HR-IT-Landschaft abgestimmt werden.
Nachteile:
• Hohe Implementierungskosten: Die Implementierung neuer Systeme ist kostenintensiv.
• Change-Management erforderlich: Ein Systemwechsel erfordert ein umfangreiches Change-Management und die Zustimmung der Mitarbeiter.
• Lange Einführungszeit und Schnittstellen: Die Implementierung kann langwierig sein und erfordert einen gewissen Aufwand bei der Einrichtung von Schnittstellen.
• IT-Knowhow notwendig: Das für eine Umstellung notwendige Knowhow muss in der IT-Abteilung vorhanden sein oder extern eingekauft werden.
Ein Anbieterwechsel lohnt sich vor allem für Unternehmen, die ihre Prozesse verschlanken oder neu aufsetzen wollen. Auch global agierende Unternehmen können einen Wechsel von SAP HCM nutzen, um ihre Prozesse zu vereinheitlichen. In jedem Fall sollte der Wechsel zur IT-Strategie des Unternehmens passen. Bedenken Sie vor einem Wechsel auch, dass SAP in der Lage ist, komplexe Zusammenhänge abzubilden und Sie bei einem Wechsel zu einer neuen Software möglicherweise Abstriche machen müssen.
Alternative 2: Vollständige Migration zu SuccessFactors
Eine weitere Möglichkeit ist die vollständige Migration zu SuccessFactors – der HR Cloud Suite von SAP. Obwohl die Funktionen für die Entgeltabrechnung und Zeiterfassung noch nicht vollständig ausgereift sind, bietet SuccessFactors speziell für Neukunden die Lösung SuccessFactors Employee Central Payroll an. Diese integrierte Lösung basiert im Kern auf SAP HCM und ist über eine Schnittstelle mit SuccessFactors verbunden. Damit können alle Anforderungen an eine Personalabrechnung in der DACH-Region umgesetzt werden. An einer nativen Payroll-Lösung für den deutschen Markt in SuccessFactors wird gearbeitet.
Vorteile:
• Keine Schnittstellen: Durch den Einsatz einer einzigen Suite entfallen Schnittstellen.
• Nur ein Anbieter: Alle benötigten Funktionen sind in einer Suite vereint.
• Cloud-Strategie umsetzbar: Die Cloud-Strategie kann erfolgreich umgesetzt werden.
Nachteile:
• Deutlich geringere Individualisierbarkeit: Im Gegensatz zu SAP HCM müssen Unternehmen ihre individuellen Anforderungen verschlanken.
• Payroll nur Übergangslösung: Kunden warten derzeit auf die Next Gen Payroll, die die aktuelle Payroll ablösen soll. Ein Erscheinungstermin ist noch nicht bekannt.
Eine Migration auf die HR Cloud Suite SuccessFactors kann für Unternehmen sinnvoll sein, die ihre Prozesse und ihre HR-IT-Landschaft verschlanken wollen. Mit der Einführung von SuccessFactors kann zudem eine Cloud-Strategie umgesetzt werden.
Alternative 3: Entgeltabrechnung im Managed Service
Eine weitere Alternative zur klassischen H4S4-Migration ist die Auslagerung der Payroll an einen Managed Service Anbieter. Die Entgeltabrechnung ist das Fundament einer Personalabteilung. Ist die Entgeldabrechnung gesichert, kann sich die HR-Abteilung auf andere Bereiche konzentrieren. Außerdem benötigt das Unternehmen dann kein internes Payroll-Knowhow mehr. Aus diesen Gründen lagern einige Unternehmen die Entgeltabrechnung an einen Dienstleister aus, der die Entgeltabrechnung ganz oder auch teilweise übernimmt. Unternehmen, die dies in Erwägung ziehen, sollten sich im Vorfeld überlegen, ob die Mehrkosten, die durch das Outsourcing entstehen, gerechtfertigt sind und ob die Auslagerung der Personalabrechnung in die langfristige Unternehmensstrategie passt.
Vorteile:
• Entgeltabrechnung durch Experten: Experten übernehmen die Abrechnung. Das sichert die Abwicklung und eine gleichbleibende Qualität.
• Entlastung & Konzentration auf wichtige HR-Themen: Die Personalabteilung wird entlastet und kann sich anderen wichtigen Themen widmen.
Nachteile:
• Höhere Kosten: Outsourcing kann zu höheren Kosten führen.
• Abhängigkeit vom Dienstleister: Unternehmen sind vom Dienstleister abhängig.
Die Auslagerung der Entgeltabrechnung kann eine Möglichkeit für Unternehmen sein, deren Personalabteilung sich auf strategische Aufgaben konzentrieren soll.
Wie treffen Sie eine Entscheidung?
Die vorgestellten Alternativen bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile. Ein Wechsel des Softwareanbieters oder eine vollständige Migration zu SuccessFactors kann je nach Unternehmensstrategie und -anforderungen sinnvoll sein. Die Auslagerung der Personalabrechnung an einen Managed Service Anbieter ist eine weitere Option, um sich beispielsweise auf andere HR-Themen zu konzentrieren.
Dennoch bleibt die H4S4-Migration für viele Unternehmen die beste Lösung – insbesondere wenn SAP HCM bereits im Einsatz ist. mindsquare unterstützt Unternehmen bei der Analyse und Bewertung möglicher SAP HCM Folgelösungen und der H4S4-Migration. Haben Sie Fragen zu H4S4 und alternativen Strategien? Dann freuen wir uns, wenn Sie uns kontaktieren!
