Moderne HR-Prozesse sollen schnell, transparent und möglichst automatisiert ablaufen. Dennoch werden viele Aufgaben wie Urlaubsanträge, Onboarding oder Genehmigungen noch manuell bearbeitet. Workflow-Tools schaffen Abhilfe, indem sie digitale Prozesse optimieren und eine effizientere Zusammenarbeit ermöglichen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf empfehlenswerte Lösungen vor.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Passgenauigkeit entscheidet: Das beste HR-Workflow-Tool hängt von Unternehmensgröße, Prozessanforderungen und bestehender Systemlandschaft ab.
- Automatisierung schafft Effizienz: Digitale Workflows für Recruiting, Onboarding, Urlaubsanträge und Genehmigungen reduzieren manuellen Aufwand und erhöhen Transparenz.
- Funktionen gezielt vergleichen: Anpassbarkeit, Integrationen, No-Code-Funktionen, Reporting und Skalierbarkeit sind zentrale Auswahlkriterien.
Worauf Sie bei einem HR-Workflow-Tool achten sollten
Welches HR-Workflow-Tool das beste ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Achten Sie bei der Auswahl insbesondere auf folgende Kriterien:
- Anpassbarkeit der Workflows
- Integrationen mit bestehenden HR-, Lohnabrechnungs- und Dokumentenmanagement-Systemen
- No-Code- oder Low-Code-Funktionen für das Workflow-Design
- Berichte und Analysen zur Optimierung von Prozessen
- Skalierbarkeit
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5 HR-Workflow-Tools im Vergleich
Wir haben den Markt der Workflow-Tools für das Personalwesen sondiert und fünf Lösungen mit unterschiedlichen Profilen identifiziert, die wir – je nach Anforderungen – empfehlen können. Hier eine Übersicht über ihre Stärken in den fünf zentralen Bewertungskategorien.
| Tool | Typ & Fokus | Stärken im HR-Workflow | Typische Zielgruppe |
| SAP SuccessFactors | Cloud-HCM/HRIS mit integrierten Workflows | Vorkonfigurierte, mehrstufige Genehmigungsworkflows für Onboarding, Offboarding, Jobwechsel und Stammdatenänderungen; tiefe SAP-Integration; weltweit skalierbar | Unternehmen mit SAP-Strategie, internationale Konzerne und SAP-Kunden |
| Workday HCM | Enterprise-HCM mit leistungsstarker Workflow-Engine | Hochgradig konfigurierbare und revisionssichere Workflows für Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung und Performance Management | Großunternehmen, internationale Organisationen und Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen |
| BambooHR | HRIS für KMU mit Fokus auf einfache Workflows | Intuitive Workflows für Recruiting, Onboarding, Offboarding, Urlaubsanträge und Mitarbeiteränderungen; schnelle Einführung | Kleine und mittlere Unternehmen, die unkompliziert digitalisieren möchten |
| Personio | HRIS / HRMS mit Fokus auf Recruiting & Onboarding | Workflows für Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten und Mitarbeiter-Lifecycle; gute Integration mit DATEV und weiteren Payroll-Lösungen | Kleine und mittelständische Unternehmen, die HR-Prozesse einfach digitalisieren möchten |
| Rippling | All-in-One-Plattform für HR, IT und Finance | Automatisiert HR-Prozesse inklusive IT-Provisionierung, Geräteverwaltung und Zugriffsmanagement; regelbasierte Workflows über mehrere Unternehmensbereiche | Technologieorientierte Unternehmen mit enger Verzahnung von HR und IT |
Und welches Tool passt zu Ihnen?
Die Anforderungen an ein Workflow-Tool unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Prozesslandschaft.
- Kleine Unternehmen profitieren von intuitiven Lösungen, die eine schnelle Einführung ermöglichen und ohne umfangreichen Schulungsaufwand genutzt werden können.
- Mittelständische Unternehmen benötigen vor allem flexible HR-Workflows, zuverlässige Integrationen und Lösungen, die Prozesse wie Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterverwaltung effizient unterstützen.
- Große Organisationen legen hingegen besonderen Wert auf Skalierbarkeit, umfangreiche Reporting-Funktionen und die Fähigkeit, komplexe sowie abteilungsübergreifende Workflows effizient zu steuern.
Welche Funktionen sollte Ihr Workflow-Tool unbedingt bieten?
Unabhängig von der Unternehmensgröße unterscheiden sich die Prioritäten, die an HR-Workflow-Tools gestellt werden. Unsere Empfehlungen nach Fokusbereich:
Enterprise-Workflows & Compliance
Unternehmen mit internationalen HR-Prozessen oder hohen Compliance-Anforderungen sind mit SAP SuccessFactors oder Workday HCM besonders gut aufgestellt. Beide Lösungen ermöglichen komplexe Genehmigungsprozesse, rollenbasierte Freigaben und standardisierte HR-Workflows über Ländergrenzen hinweg.
Anwender schätzen insbesondere die zentrale Verwaltung von HR-Daten, die Recruiting- und Onboarding-Funktionen sowie die starke Integration in bestehende SAP-Landschaften. Häufig genannte Kritikpunkte sind die Komplexität des Reportings und eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.
Workday wird von vielen Unternehmen für die zentrale Verwaltung von HR-Daten, die umfangreichen Funktionen und die leistungsfähige Workflow-Engine geschätzt. Häufig kritisieren Nutzer die eingeschränkte Reporting-Flexibilität, den hohen Implementierungsaufwand und die vergleichsweise hohen Kosten.
Recruiting & Onboarding
Wer Recruiting- und Onboarding-Prozesse effizient digitalisieren möchte, sollte Personio in Betracht ziehen. Das System unterstützt den gesamten Mitarbeiter-Lifecycle – von der Bewerberverwaltung über das Onboarding bis hin zu Abwesenheits- und Genehmigungsprozessen – und bietet Integrationen zu DATEV sowie weiteren Payroll-Lösungen.
Nutzer loben die intuitive Bedienung, die zentrale Verwaltung von Personaldaten und die gute Unterstützung im Recruiting- und Onboarding-Prozess. Als Verbesserungspotenzial nennen Nutzer in Bewertungen eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten einzelner Workflows. Außerdem wünschen sie sich mehr Integrationen und erweiterte Funktionen.
Einfache Einführung
Für kleine und mittelständische Unternehmen eignet sich BambooHR besonders gut. Die Plattform bietet übersichtliche Workflows für Onboarding, Urlaubsanträge oder Mitarbeiteränderungen und ermöglicht eine schnelle Einführung ohne umfangreiche Schulungs- oder Anpassungsprozesse.
Zu den häufig genannten Vorteilen gehören die intuitive Bedienung und der geringe Schulungsaufwand. Kritik gibt es für die begrenzten Anpassungsmöglichkeiten und den für komplexe Unternehmensstrukturen begrenzten Funktionsumfang.
HR, IT und Finance verbinden
Unternehmen, die HR-Prozesse eng mit IT- und Systemprozessen verzahnen möchten, profitieren von Rippling. Beim Onboarding und Offboarding lassen sich beispielsweise Benutzerkonten, Geräte, Softwarezugänge und HR-Aufgaben automatisiert in einem Workflow zusammenführen.
Positiv bewerten viele Nutzer neben der Vernetzung von IT-, HR- und Verwaltungsprozessen die Bedienbarkeit und die Integrationsmöglichkeiten. Als Herausforderungen werden die Vielzahl an Modulen, die mobile Nutzung und der Aufwand bei speziellen Integrationen genannt.
Workflow-Tools: Keine Universalschlüssel, sondern Präzisionswerkzeuge
Die Zahl der Funktionen sagt wenig über die Effektivität eines Workflow-Tools aus. Entscheidend ist die Passung zu den Unternehmensanforderungen. Das gilt umso mehr, da keine Anwendung in allen Bereichen überzeugt.
Wer die Komplexität seiner Prozesse, den gewünschten Automatisierungsgrad, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Integrationsfähigkeit berücksichtigt, kann die Vielfalt der Anbieter schnell auf eine Shortlist reduzieren. Und die Einführung eines passenden HR-Workflow-Tools lohnt sich.
Unternehmen schaffen mit den Plattformen nicht nur effizientere Abläufe, sondern sorgen auch für mehr Transparenz, eine bessere Zusammenarbeit und eine spürbare Entlastung ihrer HR-Mitarbeiter.
FAQs
1) Was ist ein Workflow-Tool?
Ein Workflow-Tool bringt Ordnung in komplexe Abläufe und macht Prozesse effizienter. Es unterstützt Unternehmen dabei, wiederkehrende Aufgaben digital zu steuern, Arbeitsschritte zu automatisieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
2) Worauf sollte man bei der Auswahl eines HR-Workflow-Tools achten?
Entscheidend sind vor allem Möglichkeiten, Workflows flexibel zu gestalten, Automatisierungsmöglichkeiten, die Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen sowie eine einfache Bedienung. Außerdem sollte das Tool mit den Anforderungen und dem Wachstum des Unternehmens skalieren können.
3) Welche HR-Prozesse lassen sich mit Workflow-Tools automatisieren?
Workflow-Tools können zahlreiche wiederkehrende HR-Abläufe unterstützen, darunter Recruiting-Prozesse, Onboarding, Urlaubsanträge, Genehmigungen, Zeiterfassung und Mitarbeiterentwicklung. Dadurch werden Prozesse effizienter und Fehler durch manuelle Bearbeitung reduziert.
