Zum 1. Januar 2027 müssen Sie Ihre Entgeltunterlagen ausnahmslos elektronisch führen. Für viele Unternehmen ist das der Anlass, gleich die ganze Personalakte und die mit ihr verbundenen HR-Prozesse, zu digitalisieren. Ein Kundenbeispiel aus der Energiebranche zeigt, wie Sie eine digitale Personalakte strukturiert einführen. Zusätzlich erkläre ich Ihnen, wie DMS und Workflow-Management Ihre HR-Prozesse effizient unterstützen.
Das Wichtigste zusammengefasst
- Ab 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch vorliegen. Viele Unternehmen nehmen das zum Anlass, mit der digitalen Personalakte gleich ihre HR-Prozesse zu modernisieren.
- In unserem Kundenbeispiel aus der Energiebranche wurde zunächst die passende Lösung für die digitale Personalakte ausgewählt und anschließend um ein Dokumentenmanagementsystem sowie ein Workflow-Management-System erweitert.
- Entscheidend für den Projekterfolg war die Anpassung an die bestehende HR-IT-Architektur, insbesondere an SAP HXM und SAP SuccessFactors.
- Durch das strukturierte Vorgehen konnten analoge Papierakten schnell digitalisiert, Datenschutzanforderungen erfüllt und Dokumente künftig automatisch in die digitale Personalakte überführt werden.
- Das Ergebnis: weniger manuelle Aktenarbeit, bessere Auffindbarkeit von Dokumenten, effizientere HR-Prozesse und eine zukunftsfähige Grundlage für weitere Prozessautomatisierung.
Professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung dokumentenbasierter HR-Prozesse
Wie ein Energieunternehmen seine HR-Aktenarbeit digitalisierte
Unser Kunde stammt aus der Energiebranche, erwirtschaftete zu dem Zeitpunkt des Projekts einen Umsatz von rund 3,3 Milliarden Euro und beschäftigte etwa 3.300 Mitarbeiter. Viele Personalunterlagen lagen noch in Papierform vor, während die HR-IT-Landschaft mit SAP HXM und SAP SuccessFactors bereits gewachsen war.
Die zentrale Fragestellung lautete: „Wie können wir unsere bestehenden Personalakten aus den Archiven digitalisieren und die Aktenarbeit so effizienter gestalten, dass im HR-Bereich mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben entsteht?“
Der Markt für digitale Personalakten ist unübersichtlich. Einige HR-Systeme enthalten bereits eine integrierte digitale Personalakte. Andere Anbieter bieten spezialisierte Lösungen an. Diese lassen sich über Schnittstellen in bestehende HR-Systeme integrieren. Genau darin lag die wichtigste Anforderung des Kunden: Die digitale Personalakte durfte keine Insellösung werden. Die digitale Personalakte sollte sich mit den vorhandenen HR-Systemen verbinden lassen. Außerdem sollte sie bestehende Prozesse unterstützen. Später sollte sie um DMS und Workflow-Management ergänzt werden können.
Deshalb zählte für unseren Kunden weniger die Funktionsliste als die Verbindung zur eigenen Architektur. Durch klar definierte Anforderungen konnte die spätere Anbieterentscheidung sauber begründet werden.
Die zentralen Anforderungen an die neue HR-Lösung des Kunden
Unser Kunde hatte klare Anforderungen an die zukünftige Lösung. Diese haben wir gemeinsam in allgemeine, fachliche und technische Anforderungen gegliedert.
Allgemeine Anforderungen
Die Software sollte mandantenfähig, stabil und professionell betreibbar sein. Zudem war es wichtig, dass der Anbieter nicht nur die Software liefert, sondern auch die Digitalisierung der bestehenden Akten übernehmen kann.
Dazu gehören insbesondere:
- Scannen bestehender Personalakten
- Arbeitsvorbereitung für die Digitalisierung
- Strukturierung und Übergabe der Dokumente
- Unterstützung bei der Vernichtung analoger Altakten nach definierten Vorgaben
Fachliche Anforderungen
Fachlich sollte die Lösung zentrale HR-Anforderungen abbilden können, darunter:
- Mindestens eine zweistufige Registerstruktur
- Automatische Anlage der Personalakte bei vorhandenen Stammdaten
- Einfache Übernahme von Dokumenten aus bestehenden Arbeitsweisen
- Anbindung an Microsoft Outlook für HR-Kommunikation
Technische Anforderungen
Technisch musste die Lösung einen Massenimport von Dokumenten ermöglichen. Das war besonders wichtig, weil große Mengen bestehender Personalakten digitalisiert und in das neue System übertragen werden mussten.
Die Anbieterentscheidung im Kundenprojekt
Nach der strukturierten Bewertung entschied sich der Kunde für aconso. Ausschlaggebend war nicht ein einzelnes Kriterium, sondern die Kombination aus Integrationsfähigkeit und Unterstützung des Zielbilds. Aconso erfüllte die Anforderungen an die digitale Personalakte, bot Möglichkeiten zur Einbindung in bestehende HR-Systeme und konnte durch begleitende Services die Digitalisierung bestehender Akten unterstützen. Die Entscheidung für aconso war somit mehr als ein reiner Softwarekauf. Für den Kunden war es ein Architekturentscheid für die künftige HR-Prozesslandschaft.
Stufenweise Einführung von digitaler Personalakte, DMS und Workflow-Management
Nach der Anbieterentscheidung begann die eigentliche Einführung. Der Kunde entschied sich bewusst für ein stufenweises Vorgehen (siehe Abbildung).
Im ersten Schritt wurde der verpflichtende Kern umgesetzt: die digitale Personalakte. Erst danach folgten das Dokumentenmanagement und das Workflow-Management-System. Dieses Vorgehen hatte einen klaren Vorteil: Das Unternehmen konnte zunächst die notwendige Grundlage schaffen und anschließend weitere Mehrwerte auf dieser Basis realisieren.
Die digitale Personalakte bildete somit das Fundament. Anschließend sorgte das Dokumentenmanagementsystem dafür, dass Dokumente strukturiert erzeugt und verwaltet werden konnten. Das Workflow-Management-System ermöglichte die Automatisierung von HR-Prozessen. Die Umsetzung dieses übergreifenden Systems beanspruchte rund acht Monate.
Eine realistische Zeitplanung bei der Einführung einer digitalen Personalakte mit DMS und Workflow-Management-System
Welche Mehrwerte das Unternehmen erzielt hat
Der größte Mehrwert lag in der passenden Lösungswahl. Der strukturierte Auswahlprozess half dem Kunden, die passende digitale Personalakte zu finden. Sie passt zur bestehenden HR-IT-Landschaft und lässt sich in SAP HXM sowie SAP SuccessFactors integrieren.
Weitere konkrete Mehrwerte waren:
- Schnelle Digitalisierung bestehender Personalakten durch einen Scan-Service
- Geordnete Vernichtung der analogen Altakten nach definierten Vorgaben
- Automatische Dokumentenerstellung im Prozess
- Datenschutzkonforme Ablage und Verarbeitung
- Transparente Berechtigungs- und Zugriffskonzepte
- Bessere Auffindbarkeit von Dokumenten durch intelligente Suche
- Weniger Aufwand für Drucken, Kopieren, Ablegen und manuelle Aktenarbeit
- Schnellere und effizientere Prozesse
Damit entstand eine Grundlage für integrierte und automatisierte HR-Prozesse, die über eine reine digitale Ablage hinausgeht.
Warum das Projekt über die Personalakte hinausging
Nach dem Go-live der digitalen Personalakte wurde das Projekt gezielt erweitert. Mithilfe des DMS und des Workflow-Management-Systems konnten weitere HR-Prozesse digitalisiert werden. Das war ein wichtiger Schritt. Denn viele HR-Dokumente entstehen nicht isoliert, sondern im Prozess: bei Einstellungen, Versetzungen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Anträgen oder Genehmigungen.
Werden diese Dokumente automatisch erzeugt, geprüft, freigegeben und anschließend in der digitalen Personalakte abgelegt, entsteht ein durchgängiger Prozess. Genau hier liegt der strategische Mehrwert.
Die digitale Personalakte macht in Verbindung mit dem DMS und dem Workflow-Management-System den Unterschied
Die digitale Ablage von Entgeltunterlagen wird für Unternehmen verpflichtend. Entscheidend ist daher nicht nur, ob Sie sie einführen, sondern wie Sie das tun. Das Kundenbeispiel aus der Energiebranche zeigt: Mit klaren Anforderungen, einem strukturierten Vorgehen und einer anbieterunabhängigen Bewertung entsteht eine Lösung, die gesetzliche Vorgaben erfüllt und langfristig Mehrwert schafft.
Die digitale Personalakte schafft für Sie Ordnung, Sicherheit und Effizienz. In Verbindung mit DMS und dem Workflow-Management-System wird sie zur Grundlage für moderne HR-Prozesse. Dokumente werden nicht nur digital abgelegt, sondern erstellt, geprüft freigegeben und automatisch in der richtigen Akte gespeichert.
Wenn Sie noch offene Fragen zur Digitalisierung der HR-Prozesse haben oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, dann schreiben Sie mir gerne. Meine Kollegen und ich unterstützen Sie gerne von der Konzeption bis zur Umsetzung.
FAQ
Warum sollte die digitale Personalakte nicht isoliert eingeführt werden?
Eine digitale Personalakte löst zunächst vor allem das Ablageproblem. Der größere Mehrwert entsteht, wenn sie mit einem DMS und einem Workflow-Management-System verbunden wird. Dann werden Dokumente erstellt, geprüft, freigegeben und automatisch in der richtigen Akte abgelegt.
Welche Rolle spielt ein Dokumentenmanagementsystem im HR-Bereich?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, unterstützt die Erstellung, Verwaltung und strukturierte Ablage von HR-Dokumenten. Dazu zählen zum Beispiel Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Vertragsänderungen. Im Zusammenspiel mit der digitalen Personalakte entfallen viele manuelle Zwischenschritte.
Welche Aufgabe übernimmt ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System steuert die HR-Prozesse rund um Dokumente. Es legt fest, wer ein Dokument prüft, freigibt oder weiterbearbeitet. Nach Abschluss wird das fertige Dokument automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert.
Welche Vorteile bringt die Kombination aus digitaler Personalakte, DMS und Workflow-Management?
Die Kombination reduziert manuelle Arbeit und beschleunigt HR-Prozesse. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, weitergeleitet oder händisch abgelegt werden. HR-Teams gewinnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt für administrative Aktenarbeit.
