Fiori My Inbox: Aufgabengruppen bei Vertretungen anpassen
Die Fiori My Inbox stellt Ihnen standardmäßig drei Aufgabengruppen zur Anlage einer Vertretung zur Verfügung: Alle Aufgabengruppen, Fachlich und Disziplinarisch. Was diese Aufgabengruppen bedeuten und wie Sie diese beeinflussen können, erläutere ich Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Grundwissen über Fiori My Inbox und Vertretungsprofile
Bereits vor einigen Jahren haben meine Kollegen über die Funktionsweise der My Inbox und die Vertretungsregeln spannende Beiträge verfasst. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen den Zusammenhang zwischen den Vertretungsprofilen, Aufgabenklassen und die in der Fiori My Inbox zur Verfügung stehenden Aufgabengruppen auf:
- Vertretungsprofile definieren: Vertretungsprofile können Sie über das Customizing im Einführungsleitfaden der SAP anlegen. In der App sehen Sie im Standard alle definierten Vertretungsprofile. Dort sind diese nur als „Aufgabengruppen“ benannt. Vertretungsprofile können verschiedenen Aufgabenklassen zugeordnet werden.
- Aufgabenklassen pflegen: Auch Aufgabenklassen können Sie über das Customizing im Einführungsleitfaden anlegen. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufgaben im System, die z. B. innerhalb von Workflows genutzt werden, bestimmten Klassen zuzuweisen. So sorgen Sie dafür, dass nur bestimmte Aufgaben innerhalb eines Vertretungsprofil weitergegeben werden.
Abbildung 1: Einführungsleitfaden Vertretung
Aufgaben einer Klassifikation zuweisen
Wie Sie die Aufgaben klassifizieren können, zeige ich Ihnen in diesem Abschnitt. Zunächst benötigen Sie den entsprechenden Workflow, für den die Klassifikation geändert werden soll. In unserem Beispiel haben wir den Workflow „WS21500001“ (Standard Workflow für den Abwesenheitsantrag) ausgewählt.
Im nächsten Schritt suchen wir jene Schritte heraus, die beim Genehmiger in der Fiori My Inbox landen. In diesem Fall ist das der Schritt 38 (Genehmigungsprozess), wie Sie in Abb. 3 sehen. Hier klicken Sie nun unter dem Reiter „Eigenschaften der Aufgabe“ auf das gelbe Zeichen (rot eingerahmt).
Abbildung 2: Aufgabenklassifizierung Workflow
Nun befinden Sie sich in der Bearbeiterzuordnung der Aufgabe. Hier können Sie bei den Eigenschaften auswählen, welche Klassifikation die Aufgabe haben soll. In unserem Fall wurden die beiden Aufgabenklassen Personalmanagement und Reisemanagement definiert. Die Berechtigung auf die jeweiligen Aufgabenklassen erfolgt über das Berechtigungsobjekt „S_WF_WI“.
Abbildung 3: Klassifizierung Aufgabe
Anzeige der Aufgabengruppen in der Fiori My Inbox anpassen
Welche Aufgabengruppen zur Vertretung vorliegen, kann über den BADI „WF_SUBSTITUTE“ gesteuert werden. Wollen Sie es bspw. Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich machen und keine unterschiedlichen Aufgabengruppen zur Verfügung stellen, können Sie in der Methode „RESTRIC_PROFILES“ die Tabelle „PROFILES“ komplett leeren. Danach steht in der Anwendung nur noch die Möglichkeit „Alle Aufgabengruppen“ zur Verfügung.
Haben Sie Fragen zur Fiori-My-Inbox-App? Dann nehmen Sie doch Kontakt zu mir auf – ich beantworte Ihre Fragen gerne.
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