Überblick: Arbeitszeit managen mit SAP ESS/MSS

Das Erfassen und Korrigieren von Arbeitszeiten, das Versenden von Nachweisen und das Management von Mehrarbeit oder Rufbereitschaften und deren Vergütung verursachen eine Vielzahl von Aufgaben. SAP bietet mit den Employee- und Manager-Self-Services (ESS/MSS) eine webbasierte Lösung, mit denen Mitarbeiter diese Aufgaben selbst schnell und unkompliziert erledigen können. SAP liefert ein ganzes Set von Möglichkeiten rund um das Thema Arbeitszeit aus. Die Personalabteilung wird von den administrativem Tätigkeiten entlastet und kann sich auf wichtigere strategisches Personalmanagement konzentrieren.

ESS/MSS-AddOns zur Arbeitszeit

Was im SAP Standard fehlt, sind aber wichtige Prozesse und Services zur Regelung der Arbeitszeit, die dabei unterstützen, dem Arbeitszeitgesetz gerecht zu werden. Darunter fallen z.B. Services zur:

• • • Erfassung von Mehrarbeiten durch Vorgesetzte oder Mitarbeiter
    • Hinterlegen von Rufbereitschaftseinsätzen und deren Vergütung
    • Proaktive Eskalation bei gröberen Arbeitszeitverstößen für Vorgesetzte aber ggf. auch Personaler bzw. Betriebsräte sowie die Protokollierung der Abarbeitung dieser Arbeitszeitverstöße
    • Ein Cockpit für Vorgesetzte, um den Überblick über Gleitzeitstände, Urlaubsstände, Mehrarbeiten, Rufbereitschaften, Zeitverstöße der jeweiligen Mitarbeiter zu erhalten

Trotz dem schon umfangreichen Set des SAP Standards, wird nicht die gesamte Bandbreite des Arbeitszeitgesetzes durch Services abgedeckt. Unsere SAP HCM Entwickler haben die SAP Standardservices daher um einige Erweiterungen bereichert. Aktuell bieten wir folgende AddOns zum Themenbereich Arbeitszeit an:

• Mehrarbeitsantrag für Vorgesetzte und Mitarbeiter
• Manager Timecockpit: eine Oberfläche, in der Vorgesetzte, Personalsachbearbeiter, Betriebsräte einen Überblick über sämtliche Zeitdaten wie z.B. Gleitzeitstand, Urlaube, Mehrarbeiten etc. erhalten können. Völlig kundenindividuell anpassbar.
• Teamkalender AddOn: bietet Ihnen die Möglichkeit, organisationsübergreifend den Überblick über die Abwesenheitssituation Ihrer Mitarbeiter zu erhalten und sich eigene Varianten von Teamkalendersichten zu erstellen. Ein weiteres Feature ist die gegenseitige Freigabe der Kalender unter den Mitarbeitern.

Arbeitszeitnachweise digitalisieren und versenden

Versenden Sie den Großteil Ihrer Bescheinigungen noch per Post? Zeitnachweise und andere Dokumente wie Entgeltnachweise, Arbeitszeugnisse und Lohnsteuerbescheinigungen können Sie mithilfe des von uns entwickelten AddOns für SAP HCM ESS/MSS auch digital verwalten. Unsere Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale bietet einen vollständigen Self-Service mit integrierter Kenntnisnahme- und Archivierungsfunktion von Bescheinigungen und Dokumente für Ihre Mitarbeiter.

Ihre Mitarbeiter können über das AddOn die von ihnen auserwählten Bescheinigungen und Dokumente wie Zeitnachweise selbst ansehen, ausdrucken oder downloaden. Dadurch entfällt lästiges Versenden von Dokumenten und Bestätigungsanforderungen per Post, was ihr Personal entlastet und Sie Kosten sparen lässt.

Add-On: SAP HCM ESS/MSS Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale

Das SAP HCM ESS/MSS Add-On ermöglicht Ihren Mitarbeitern das Ausdrucken, Ansehen und Speichern von Bescheinigungen und Dokumenten.

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Add-On: SAP HCM ESS/MSS Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale

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Arbeitszeitverstöße

Arbeitgeber haben es nicht einfach! Zum einen wollen sie dem vor allem von jüngeren Mitarbeitern geäußerten Wunsch nach flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer selbstbestimmteren Work-Life-Balance nachkommen, zum anderen müssen sie auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) achten.

Das Arbeitszeitgesetz regelt den Umgang mit der Arbeitszeit für Arbeitnehmer, ob für Tarif oder Außertarifbeschäftigte. In 25 Paragraphen fallen darunter die Regelungen zur täglichen Arbeitszeit, Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeiten, Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie Rufbereitschaften. Mithilfe von Tarifverträgen, Betriebs und Dienstvereinbarungen können zwar abweichende Regelungen zu einigen Paragraphen des Arbeitszeitgesetztes getroffen werden, aber immer mit der Bedingung für den Arbeitgeber für Ausgleichszeiträume oder teilweise auch Ausgleichzahlungen zu sorgen.

Den Überblick über Arbeitszeiten und Ausgleiche zu behalten, um bei der Prüfung durch das staatliche Amt Bußgelder zu vermeiden, entpuppt sich als organisatorische und prozessintensive Angelegenheit, die sich weder Unternehmen noch Mitarbeiter wünschen.

SAP bietet mit den Employee- und Manager-Self-Services (ESS / MSS) ein Set von webbasierten Personalservices für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Darunter fallen Services zur Arbeitszeiterfassung, Zeitbuchungskorrekturen Abwesenheitserfassen wie z.B. Urlaub, Einblicke in die Gleitzeitstände und den Zeitnachweis der Mitarbeiter. SAP liefert ein ganzes Set von Möglichkeiten rund um das Thema Arbeitszeit aus.

Zeitbuchungskorrektur

Sie müssen eine Arbeitszeitbuchung korrigieren, aber die CATS-Arbeitszeit ist im anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblatt Ihres Unternehmens nicht änderbar? Es kommt immer wieder vor, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht mit der automatisch vorgegebenen Arbeitszeit übereinstimmt und eine Zeitbuchungskorrektur fällig wird. Die Gründe sind vielfältig:

• Botengänge
• externe Seminare
• Dienstreisen
• Firmenveranstaltungen
• falsche Bedienung der Zugangskontrolle
• Fehler in der Zeiterfassung
• HomeOffice

Wir haben eine Lösung entwickelt, bei der die Vorgabezeiten zwar wie gewohnt automatisch aus dem B2 Cluster Ihres HR-Systems bzw. der Zeiterfassung ins CATS System übertragen werden, dort aber zunächst in eine Zwischentabelle importiert werden. Die Daten in dieser Tabelle können nun mit der Pflege-Transaktion angepasst werden und abgespeichert werden. Anschließend werden mit der CATS Erweiterung CATP00001 die editieren Vorgabezeiten im Arbeitszeitblatt importiert und sie dem entsprechenden Mitarbeiter angezeigt. Resultat sind weniger Fehlermeldungen, mehr Übersicht und mehr Arbeitsproduktivität. Auch eine Protokollierung und Auswertung der Zeitbuchungskorrektur bzw. der durch die Pflegetransaktion geänderten Vorgabezeiten ist optional möglich, um Missbrauch zu verhindern und Fehlerquellen analysieren zu können.

Massengenehmigung von Abwesenheitsanträgen und Zeitbuchungskorrekturanträgen

Wenn viele Zeitbuchungskorrekturanträge bearbeitet werden sollen, bietet sich die Verwendung von Massengenehmigungen an. Bei einzelnen Zeitbuchungskorrekturanträgen wird im SAP Standard ein Workflow hinterlegt. Es wird ein Workitem erstellt und dem Vorgesetzten zugesendet, der es direkt bearbeiten kann. Sollen Details betrachtet werden, kann sich der Vorgesetzte über Details über ein WebDynPro ansehen. Dieses Vorgehen nimmt für merhere Anträge relativ viel Zeit in Anspruch. Schneller ist die Massengenehmigung. Dazu muss die Universal Worklist des SAP NetWeaver Portals gecustomized werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Tutorial.

Webinar: Digitale Zeiterfassung in SAP umsetzen

In unserem Webinar erklären wir Ihnen, was im SAP Standard möglich ist, welche Erweiterungen es gibt und wie Sie die digitale Zeiterfassung auch in Zukunft in SAP umsetzen können.

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HR Renewal-Abwesenheitsantrag

Mit dem Erscheinen von HR Renewal hat die SAP auch neue Anwendungen für ESS/MSS ausgeliefert. Diese basieren auf der Oberflächentechnologie SAPUI5 und können somit auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Zudem wollte die SAP mit dieser Technologie ihren beliebtesten Services ein neues, ansprechenderes Design geben.
Ein Applikation darf dabei natürlich nicht fehlen, der Abwesenheitsantrag.

ESS Landing Page

Wie sieht der HR Renewal-Abwesenheitsantrag aus?

Mitarbeiter können den Abwesenheitsantrag beispielsweise über die Startseite von HR Renewal, der sogenannten Landing Page, aufrufen.Der Abwesenheitsantrag ist in zwei Reitern aufgeteilt. Einmal gibt es die Planungssicht und zum anderen die Abwesenheitshistorie.
Bei der Planungssicht ist die Oberfläche in drei Bereiche aufgeteilt. Auf der linken Seite ist das Antragsformular zu finden, in dem die Mitarbeiter ihre Abwesenheiten beantragen können. Sie können dort alle Informationen zu einer Abwesenheit eintragen, wie auch bei dem WebDynpro ABAP Service.

In der Mitte ist oberhalb zum einem der Teamkalender, sodass Ihre Mitarbeiter bei der Abwesenheitsbeantragung auch ihr Team sehen können und ihren Urlaub gegebenenfalls anpassen können. Unter dem Teamkalender haben Ihre Mitarbeiter zudem eine Übersicht über ihre Zeitkonten.

Mit dem Aufbau der Planungssicht erhalten die Personen in Ihrem Unternehmen immer einen perfekten Überblick über die Beantragung von Abwesenheiten, da alles auf einer Seite abgebildet ist. Somit fügt sich diese Oberfläche auch nahtlos in die neue User-Experience-Strategie von SAP ein.

Planungssicht Abwesenheitsantrag

In der Abwesenheitshistorie erhalten Ihre Mitarbeiter eine Gesamtschau über ihre bereits beantragten Abwesenheiten. Aus dieser Ansicht heraus können Anträge auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Historie Abwesenheitsantrag

Abwesenheitsgenehmigung

Die SAP hat auch einen HR Renewal Service zur Abwesenheitsgenehmigung auf den Markt gebracht. In diesem erhält der Genehmiger alle Details zu einem Antrag. Zudem sieht er auch den Teamkalender des Mitarbeiters und das Kontigent der beantragten Abwesenheit. Er erhält somit alle notwendigen Informationen, die er benötigt, um eine Abwesenheit genehmigen zu können. Außerdem kann der Genehmiger in einem zweiten Reiter die Abwesenheitshistorie des Mitarbeiters einsehen.

Welche Anpassungen sind möglich?

Natürlich wollen Sie nicht unbedingt immer den Standard zu 100 Prozent übernehmen und kundeneigene Anpassungen vornehmen. Hier stehen Ihnen dieselben Customizing-Einstellungen zur Verfügung wie beim WebDynPro ABAP Abwesenheitsantrag, beispielsweise über das Merkmal WEBMO das Anlegen von Regelgruppen, für die unterschiedliche Abwesenheiten gelten. Für diese Einstellungen ist ein eigener IMG-Einstieg im Customzing verfügbar.

Customizingeinstellungen

Zudem kann man auch das Design der Anwendung anpassen. Hierfür ist eine Z-Kopie der bestehenden Applikation notwendig, um zum Beispiel die Anordnung der einzelnen Elemente anzupassen.

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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