Gewachsene HR-Landschaften bringen Unternehmen schnell an ihre Grenzen: Daten müssen doppelt gepflegt werden, Prozesse laufen in unterschiedlichen Systemen und internationale Payroll-Strukturen lassen sich nur schwer zentral steuern. Genau vor dieser Herausforderung stand auch eine deutsche Unternehmensgruppe aus der Logistikbranche. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie das Unternehmen gemeinsam mit mindsquare seine Payroll-Prozesse vereinheitlicht, manuelle Aufwände reduziert und eine zukunftsfähige HR-Systemlandschaft aufgebaut hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Ausgangslage: Eine stark individualisierte SAP-HCM-Landschaft, doppelte Datenpflege und unterschiedliche Payroll-Systeme in den Ländern trieben den Aufwand in HR und IT nach oben.
- Die Entscheidung: Statt einer Zwischenmigration auf H4S4 wechselte das Unternehmen direkt zur Employee Central Payroll. Ein Business Case verglich beide Wege nach Betriebsaufwand, Integrationsfähigkeit und internationaler Skalierbarkeit.
- Das Vorgehen: Das Projektteam startete mit einem vorkonfigurierten Standardsystem nach SAP Best Practices und verglich die neuen Abrechnungsergebnisse laufend mit denen des Bestandssystems.
- Das Ergebnis: Das interne HR-IT-Team betreibt die ECP heute selbst, das deutsche System dient als Vorlage für die Rollouts in weiteren Ländern.
Ausgangslage des Unternehmens
Für die Personalprozesse setzte das Unternehmen bislang auf eine stark individualisierte SAP-HCM-Landschaft. Die zahlreichen kundenspezifischen Anpassungen ermöglichten zwar die Abbildung besonderer Anforderungen, führten jedoch zugleich zu einem hohen Aufwand im operativen Geschäft und der Betriebswartung.
Zusätzlich bestand keine durchgängige Integration zwischen den bereits eingesetzten SAP-SuccessFactors-Komponenten und der bestehenden Payroll-Lösung. Mitarbeiter mussten dieselben Daten teilweise in mehrere Systeme einpflegen. Diese Doppelpflege erhöhte den administrativen Aufwand, erschwerte die Sicherstellung einer einheitlichen Datenqualität und machte die Prozesse fehleranfälliger.
International kam eine weitere Herausforderung hinzu: Die einzelnen Länder arbeiteten mit unterschiedlichen Payroll-Systemen und Abläufen. Dem Unternehmen fehlte damit eine zentrale Lösung, mit der es die Entgeltabrechnung einheitlich steuern und gleichzeitig lokale gesetzliche Vorgaben berücksichtigen konnte.
Der Kunde nahm das anstehende Wartungsende der bisherigen HCM-Lösung als Anlass, das Payroll-System grundlegend zu modernisieren. Gesucht wurde jedoch nicht nur ein Nachfolgesystem für die deutsche Entgeltabrechnung. Vielmehr sollte die Payroll-Modernisierung in eine umfassende Neuausrichtung der HR-Systemlandschaft eingebettet werden.
In diesem Kontext wurde SAP SuccessFactors schrittweise als zentrales HR-System aufgebaut. Die verschiedenen Personalprozesse sollten künftig auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt und über eine konsistente Datenbasis miteinander verbunden werden. Dafür wurde die SAP Employee Central Payroll (ECP) als eigenes Teilprojekt umgesetzt und bildet den Schwerpunkt dieser Erfolgsgeschichte.
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Schritt für Schritt zur neuen Payroll-Lösung
Die strategische Entscheidung
Zu Beginn des Projekts stand die Entscheidung an, ob eine Zwischenmigration auf die SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) oder der direkte Wechsel zur ECP erfolgen sollte. Dafür erfassten unsere Experten gemeinsam mit dem Kunden zunächst die fachlichen, technischen und strategischen Anforderungen aus den Bereichen HR, IT, Payroll und Geschäftsführung.
Darauf aufbauend analysierten unsere Berater die möglichen Lösungswege anbieterneutral und bewertete neben den technischen Funktionen auch Betriebsaufwand, Integrationsfähigkeit, internationale Skalierbarkeit und Cloud-Strategie. Ein Business Case stellte die Szenarien gegenüber und gab dem Management eine klare Entscheidungsgrundlage.
Schließlich entschied sich das Unternehmen für den direkten Wechsel zur ECP. Damit reduzierte es den technischen Eigenbetrieb, vermied eine zusätzliche Zwischenmigration und richtete die Payroll direkt auf die langfristige HR-Strategie aus.
Einführung auf Basis von Best Practices
Als Erstes richteten unsere Berater ein vorkonfiguriertes Standardsystem auf Basis erprobter SAP-Best-Practice-Prozesse ein, um eine langwierige Projektphase und unerwartete Budgetentwicklungen zu vermeiden. Dadurch stand frühzeitig eine funktionsfähige Systemgrundlage zur Verfügung.
Danach stellten unsere Berater die bisherigen Prozesse aus dem stark individualisierten SAP-HCM-System den künftigen Abläufen in der ECP gegenüber. Gemeinsam mit HR, IT und Payroll entschied es, welche Anforderungen bestehen bleiben sollten, welche Prozesse sich vereinfachen ließen und wo gezielte Anpassungen notwendig waren.
Anschließend konfigurierten unsere Experten die ECP schrittweise und passten sie an die Anforderungen des Unternehmens an. Parallel verglichen sie die neuen Abrechnungsergebnisse mit denen des Bestandssystems die Ergebnisse der neuen Payroll-Lösung mit den Abrechnungsergebnissen des Bestandssystems. So identifizierten unsere Berater Abweichungen früh und korrigierte sie direkt.
Zum Abschluss übergaben unsere Berater die Lösung an das Unternehmen und vermittelte das notwendige Wissen für den späteren Betrieb. Das interne HR-IT- und Administrationsteam konnte die ECP dadurch anschließend selbstständig betreiben und weiterentwickeln.
So verändert die ECP den Payroll-Alltag
Ein wichtiger Teil der Übergabe bestand darin, unserem Kunden die neuen Abläufe verständlich zu vermitteln und im Arbeitsalltag zu verankern. Die ECP verändert dabei nicht nur die technische Grundlage, sondern auch die tägliche Arbeit des Kunden:
- Zukunftsfähige Payroll: Mit der ECP schafft das Unternehmen eine moderne und langfristig tragfähige Basis für die Entgeltabrechnung.
- Weniger technischer Eigenbetrieb: Das Unternehmen reduziert den Aufwand für den Betrieb der Infrastruktur und entlastet dadurch interne Ressourcen. Der Kunde kann sich stärker auf die fachliche Steuerung und Weiterentwicklung konzentrieren.
- Fehler proaktiv erkennen und beheben: Mit dem Payroll Control Center lassen sich Auffälligkeiten bereits während des laufenden Abrechnungsprozesses prüfen. So lassen sich Abweichungen früh erkennen, gezielt analysieren und Fehlern proaktiv begegnen, bevor sie den weiteren Abrechnungsprozess beeinträchtigen.
- Mehr Transparenz im Tagesgeschäft: Die neue Lösung macht Abrechnungsprozesse planbarer und nachvollziehbarer. Das erleichtert die Zusammenarbeit und schafft mehr Transparenz über den aktuellen Stand der Payroll.
- Strukturierte Grundlage für internationale Rollouts: Unsere Experten konzipierten das deutsche System von Beginn an als Vorlage für weitere Länder. Künftige Rollouts lassen sich dadurch strukturierter und effizienter umsetzen.
Eine einheitliche und skalierbare Payroll-Landschaft mit ECP
Mit dem direkten Wechsel zur Employee Central Payroll vermied das Unternehmen eine kostenintensive Zwischenmigration auf H4S4 und richtete seine Payroll direkt auf die langfristige HR-Strategie aus. Gleichzeitig fügt sich die neue Lösung in die bestehende SAP-SuccessFactors-Landschaft ein und reduziert den manuellen Pflegeaufwand.
Auch für die internationale Ausrichtung schafft die ECP eine tragfähige Grundlage. Das Unternehmen kann künftige Rollouts strukturierter umsetzen und die Payroll-Landschaft schrittweise vereinheitlichen. So entstand eine skalierbare und zukunftssichere Lösung, die technische Modernisierung und effizientere Prozesse miteinander verbindet.
Sie überlegen, ob der direkte Wechsel zur Employee Central Payroll auch für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist? Sprechen Sie uns gerne an, dann schauen wir uns Ihre Ausgangslage gemeinsam an.
FAQs
Welche Vorteile bietet SAP Employee Central Payroll?
SAP Employee Central Payroll hilft dabei, Payroll-Prozesse stärker zu standardisieren und enger mit anderen SAP-SuccessFactors-Komponenten zu verbinden. Dadurch reduziert die Lösung doppelte Datenpflege und gestaltet Abläufe transparenter.
Für welche Unternehmen eignet sich SAP Employee Central Payroll?
SAP Employee Central Payroll eignet sich vor allem für Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung stärker standardisieren und in eine bestehende SAP-SuccessFactors-Landschaft integrieren möchten. Besonders relevant ist die Lösung für Unternehmen mit komplexen oder internationalen HR-Strukturen.
Was ist der Unterschied zwischen H4S4 und SAP Employee Central Payroll?
H4S4 führt bestehende SAP-HCM-Prozesse auf S/4HANA weiter, während SAP Employee Central Payroll stärker auf eine cloudbasierte und integrierte SuccessFactors-Landschaft ausgerichtet ist.
