So gelingt Zeiterfassung im Home-Office
Die Umstellung aufs Home-Office erfordert von uns allen – Arbeitgebende wie Arbeitnehmende – ein Umdenken und neue Lösungen. Das betrifft auch die Erfassung von Arbeitszeiten. Wie lässt sich Zeiterfassung im Home-Office sinnvoll lösen und warum ist das gerade jetzt so wichtig? Hier erfahren Sie es.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen in der Zeiterfassung im Home-Office
- Rein stationäre Zeiterfassungssysteme (lokale Terminals) greifen im Home-Office nicht mehr
- Im Home-Office verschwimmen Arbeitszeit und Freizeit immer mehr
- Stunden händisch einzureichen und zu erfassen ist im Home-Office noch chaotischer bis unmöglich
- Die Einhaltung des Gesetzes zur lückenlosen Zeiterfassung muss auch im Home-Office gewährleistet sein
Seitdem im Zuge der Corona-Pandemie viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, greifen herkömmliche Mittel zur Zeiterfassung nicht mehr. Das Problem mit z. B. stationären Stempeluhren: Ihre Mitarbeitenden sind gerade überall, nur nicht da, wo die Stempeluhr ist – im Büro. Durch das 2019 beschlossene Gesetz zur lückenlosen Zeiterfassung des Europäischen Gerichtshofes ist die Vertrauensarbeitszeit auch keine Lösung mehr. Auch die letzte Möglichkeit, Stunden händisch zu erfassen, führt im Home-Office zu unnötigem Chaos: In unübersichtlichen Excel-Tabellen unterlaufen Mitarbeitenden schnell Fehler – und dann geht das große Hin- und Herschicken los.
Neue und effektive Zeiterfassung in SAP-HCM
Auch nach der Corona-Pandemie begleitet uns das Arbeitsmodell Home-Office weiter. Die Flexibilität und der sehr kurze Arbeitsweg sind attraktive Vorteile des Home-Office, sodass viele Arbeitnehmenden gerne ein paar Tage die Woche im Home-Office arbeiten.
Eine neue, effiziente Lösung zur Zeiterfassung musste also her, die auch in den eigenen vier Wänden funktioniert. Setzen Sie die Zeiterfassung in einer digitalen Lösung um, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitenden erlaubt, effektiv auch von zu Hause aus Zeiten zu erfassen. Die Zeiten laufen dann direkt in Ihr SAP-HCM-System ein, sodass sie in weiteren HR-Modulen weiterverarbeitet werden können. Je nachdem, wie Sie die Zeiterfassung aktuell handhaben, kommen verschiedene Lösungen für Sie infrage. Im Folgenden möchte ich Ihnen nun Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Zeiterfassung im Home-Office möglich machen.
Zeiterfassung via Software-Lösung
Viele Unternehmen nutzen mittlerweile eine Software-Lösung zur Zeiterfassung. Mitarbeitende können selbstständig ihre Arbeits- und Pausenzeiten damit entweder in der Cloud oder lokal (On-Premises) erfassen. Sind die Daten einmal digital im ERP-System erfasst, können sie dort direkt weiterverarbeitet und beispielsweise an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden.
Vorteile digitaler Zeiterfassung via Software
- Administrativer Aufwand, der zur Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten notwendig ist, verringert sich.
- Weitere HR-Prozesse wie die Urlaubsplanung und die Erfassung von Krankheitstagen werden durch digitale Zeiterfassung optimiert.
- Zeiterfassungssoftwares lassen sich in die vorhandene Unternehmenssoftware integrieren, um Arbeitszeiten direkt weiterverarbeiten zu können. Viele ERP-Systeme wie das von SAP bieten auch eigene Module zur Zeiterfassung an.
- Erhöhte Transparenz bzgl. Arbeitszeiten führt zur Reduzierung von Überstunden und Leerlaufzeiten.
- Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dadurch, dass Arbeitnehmende in die Einsatzplanung und Zeitenerfassung einbezogen werden.
- Über Self-Services können Mitarbeitende fehlende oder falsche Zeitbuchungen selbst bearbeiten.
- Digitale Zeiterfassung ist rechtskonform und effizient.
In SAP können Sie digitale Zeiterfassung beispielsweise mit Fiori realisieren. Über die Applikationen „Meine Zeitbuchungen“ und „Zeiterfassung“ erfassen Sie Zeiten im Home-Office.
Abbildung 1: Meine Zeitbuchungen in Fiori.
Abbildung 2: Zeiterfassung mit Fiori.
Zeiterfassung per App
Noch einfacher als mit einer Software über den Computer funktioniert Zeiterfassung per App. Eine App verwandelt das Smartphone Ihrer Mitarbeitenden in eine mobile Stempeluhr. Per Klick auf das Display stempeln sie sich ganz einfach ein oder aus. Darüber hinaus bieten sie Ihnen und Ihren Mitarbeitenden eine unkomplizierte und vor allem zeit- und ortsunabhängige Lösung zur Erfassung von Zeiten.
In SAP können Sie beispielsweise die Fiori-Stempeluhr-App verwenden, über die Sie Ihre Kommen-, Gehen- sowie Pausenzeiten mit wenigen Klicks erfassen.
Zeiterfassung mit Excel und CSV-Datei
Diese Lösung bietet sich für alle an, die momentan keine Self-Services nutzen (möchten). Sie haben die Möglichkeit, standardisierte CSV-Dateien zu nutzen, auf denen Mitarbeitende ihre Zeiten eintragen können. Bevor die Daten ins SAP-System übertragen werden, prüft sie eine Führungsperson. Beachten Sie hierbei allerdings, dass die Zeiterfassung über Excel-Dateien deutlich fehleranfälliger und aufwändiger ist, als die anderen oben genannten Systeme.
Fazit: Wie sieht Zeiterfassung bei Ihnen aus?
Neue Arbeitsumstände erfordern neue digitale Lösungen: Wenn viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, dann muss auch die Zeiterfassung so realisiert sein, dass der einzelne Mitarbeitende sie von zu Hause aus erledigen kann. In der Praxis gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Lösungen.
Haben Sie Fragen rund um das Thema der Zeiterfassung im Home-Office? Kontaktieren Sie uns.
