Endlich Papierprozesse reduzieren: Die Einführung digitaler Anwendungen
Dokumente ausdrucken, Umschläge besorgen, alles einpacken und frankieren. Egal, um welches Dokument es sich handelt – Papierprozesse verursachen einen immensen Kosten- und Administrationsaufwand. Mittlerweile ist den meisten Unternehmen verschiedenster Größen klar: Die Antwort liegt in der Digitalisierung und in der Einführung digitaler Anwendungen.
Folgende Papierprozesse fallen in Ihrem Unternehmen jeden Tag an:
- Angebote
- Verträge
- Rechnungen
- Mitarbeiteranträge
- Protokolle
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- …
Viele Anträge werden heutzutage nach wie vor in Papierform erstellt. Die häufigsten sind Anträge für Urlaub, Fehlzeiten, fehlende Stempelungen und die Reisekostenerstattung. Dazu kommt, dass sich die Kosten für den Druck, für Umschläge und das Porto summieren. Die Anträge werden entgegengenommen und koordiniert. Daraufhin werden die Ansprüche geprüft und Genehmigungen erteilt. Das alles kostet schließlich Zeit – und vor allem Geld.
Digitalisierung Ihrer Papierprozesse
Das Stichwort zur Lösung lautet digitale Transformation. Immer deutlicher erkennen Unternehmen: Der Einsatz von digitalen Lösungen für die internen Prozesse zahlt sich aus. Alltägliche Prozesse können durch digitale Lösungen stark vereinfacht werden und Mitarbeiter können ihre täglichen Routineaufgaben schneller erledigen. Sie sind somit produktiver – und zufriedener. Nicht umsonst sieht daher jedes zweite Unternehmen laut einer aktuellen Studie die Digitalisierung als das zentrale strategische Projekt. Gestartet wird dabei oft zuerst bei den internen Papierprozessen.
So gut wie jeder Antrag, der manuell noch zu einem kleinen Papierkrieg führt, findet sein Pendant in einer SAP Fiori Standard-App. Die Begriffe Employee Self-Service / Manager Self-Service (ESS / MSS) können Sie dabei bei der Suche unterstützen. Der Standard deckt aber nicht Ihre spezifischen Wünsche und Herausforderungen ab? Auch da haben Sie Optionen: Zum Beispiel gibt es immer die Möglichkeit, den Standard anzupassen. Reicht die Anpassung des Standards nicht aus, besteht noch die Option einer kundeneigenen Entwicklung. Der Vorteil: Die Anwendung ist genau so, wie Sie sie für Ihre Prozesse benötigen und bietet Ihnen die für Sie größtmögliche Unterstützung und Arbeitsentlastung. Allerdings ist so eine kundeneigene Entwicklung auch immer mit hohen Kosten verbunden, die Sie auf jeden Fall einkalkulieren sollten.
Als kostengünstigere dritte Alternative bieten wir für beinahe jeden Antrag eine spezielle, von uns bereits vorentwickelte Lösung an. Urlaubsanträge können beispielsweise mit dem SAP Fiori Abwesenheitsantrag eingereicht und bearbeitet werden. Die SAP Fiori Zeitbuchungskorrektur bietet Ihnen die Möglichkeit, fehlende oder falsche Stempelungen einzureichen bzw. zu korrigieren. Die Lösungen sind bereits fertig entwickelt und eine Eingliederung in Ihr SAP-System ist entsprechend schnell umgesetzt.
Stolpersteine berücksichtigen!
All diese Lösungen bieten einen Wettbewerbsvorteil. Wie oben bereits erwähnt: Sie können die gewonnene Zeit nutzen, sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und haben zudem noch geringere Kosten. Viele Unternehmen haben diesen Weg schon begonnen und sehen durch verkürzte Prozesse und die erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit große Verbesserungen.
Jedoch müssen auf dem Weg dorthin gewisse Herausforderungen gemeistert werden. In jedem Szenario gilt es, die Mitarbeiter abzuholen und zu den neuen Anwendungen zu schulen. Denn: Fehlt auf Mitarbeiterseite die Akzeptanz gegenüber der neuen digitalen Lösungen oder wissen diese nicht, wie man die Anwendungen korrekt bedient, kann der erwartete Zeitgewinn im Zweifel nicht erreicht werden.
Die Reduzierung von Papierprozessen bietet Ihnen also nicht nur Chancen. Sie müssen auch die Herausforderungen dabei bedenken!
Digitales Lernsystem zur Förderung Ihrer Mitarbeiter
Ein digitales Lernsystem oder Lernmanagement genannt ist das Herzstück der heutigen Personalabteilung und Entwicklung. Erfahren Sie mehr darüber!
Ihr Fahrplan zur Prozessdigitalisierung
Vor der Durchführung gibt es viele ungeklärte Fragen. Sie haben Fragen zur Digitalisierung Ihrer Papierprozesse? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, gerne helfen wir Ihnen weiter und besprechen, welche Lösungen am besten zu Ihren Bedürfnissen passen!
