SAP Signature Management by DocuSign

Viele Unternehmen setzen noch auf handschriftliche Unterschriften. Spätestens im Home-Office treten dann die ersten Komplikationen auf – wenn das Dokument postalisch verschickt wird, dann ziehen sich die Prozesszeiten in die Länge. U. a. passiert dies oftmals im Recruiting-Prozess: Verträge, die im Idealfall digital an neue Mitarbeitende verschickt werden, sollten auch digital unterschrieben werden können. Mit SAP Signature Management by DocuSign ist das jetzt möglich.

Was ist SAP Signature Management by DocuSign?

Das SAP Signature Management by DocuSign ist eine Anwendung, mit der Sie digitale Signaturen erstellen können. Dabei stellt das Tool von DocuSign das einzige E-Signaturen-Tool in SAP dar.

Insgesamt optimieren Sie den Genehmigungsprozess und verschicken bzw. empfangen zu unterschreibende Dokumente direkt. U. a. bereiten und verwalten Sie Verträge mithilfe von DocuSign optimaler vor, da Sie Vorlagen für bestimmte Zwecke wie eine Neueinstellung vorbereiten können.

Einsatz von DocuSign in SAP-Modulen

Das E-Signaturen-Tool nutzen Sie in u. folgenden SAP-Lösungen:

• SAP SuccessFactors: Bei SuccessFactors sind Sie z. B. im Recruiting-Modul in der Lage, neuen Mitarbeitenden einen Vertrag zu schicken, den diese digital unterschreiben. Um die Unterschrift zu setzen, benötigen Bewerbende keinen SAP-Zugang. So reduzieren Sie unnötigen und aufwändigen Papierkram.
• SAP Ariba: Mithilfe von E-Unterschriften werden Verträge auf beliebigen Endgeräten direkt unterzeichnet, wodurch Sie hier viel Zeit einsparen können.
• SAP Hybris: Im Vertrieb müssen Sie durch den Einsatz von DocuSign keine Dokumente mehr ausdrucken und steigern insgesamt die Effizienz. Leiten Sie Dokumente einfach an andere teilnehmende Personen weiter und sehen Sie den Status stets ein.
• SAP ERP bzw. SAP S/4HANA: Hier erhalten Sie Integrationsfunktionen, um die anderen Module einfacher mit DocuSign verbinden zu können. Schließlich ist eine einzelne Implementierung pro Modul nötig.

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Funktionen von DocuSign

Neben der offensichtlichen Funktion von DocuSign (der digitalen Unterschrift), sind Sie mit dem Tool zudem in der Lage, neue Verträge auf Basis alter zu erstellen und können so Vorlagen erzeugen. Kundschaft kann neben der Unterschrift sicher wichtige Informationen wie die Telefonnummer oder Kreditkarte angeben.

Sie schaffen einen Workflow, um Vereinbarungen mit beteiligten Personen in der richtigen Reihenfolge zu schaffen und Rollen zu verteilen, damit Sie Prozesse automatisieren. So erhalten Sie zudem einen Einblick, bei welcher Person sich das Dokument aktuell aufhält. Da DocuSign in der Cloud liegt, sind auch die Dokumente und Daten dort. Jedoch können Sie diese auch mit den Prüfpfaden herunterladen und auf den eigenen Rechnern speichern.

Ihre Vorteile mit DocuSign im SAP-System

Mit DocuSign im SAP-System optimieren Sie nicht nur den zeitlichen Faktor beim Unterschriften-Prozess, sondern profitieren auch von folgenden Vorteilen:

• Reduzierter manueller Aufwand, da Sie Dokumente einfach digital versenden
• Digitale Prüfpfade, wodurch Sie gesetzliche Vorschriften einfacher einhalten können
• Hohe Sicherheitszertifizierungen sowie Verschlüsselungsstandards
• Übersicht über alle Konten, Nutzende sowie Status, ob Dokumente bereits unterschrieben wurden oder nicht
• Auf allen Endgeräten digitale Unterschriften schaffen.

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Integration von DocuSign in SAP

Das DocuSign-Tool in SAP liegt in der Cloud, wodurch Sie die Lösung nicht nur auf allen Endgeräten nutzen können, Sie erhalten auch eine einfache Implementierung des Tools. Jedoch genügt nicht eine einfache Aktivierung: Sie müssen zudem eine Konfiguration im Backend erstellen. Dabei müssen Sie jedes Modul, für das Sie DocuSign nutzen wollen, einzeln integrieren. Diese Integration benötigt aber max. 15 Minuten, wodurch Sie das Tool schnell unterschiedlichen Modulen hinzufügen können.

Durch DocuSign in SAP sichere digitale Unterschriften schaffen

Unterschriften per Hand auf Papier zu bringen kann viel Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen, vor allem, wenn mehrere Unterschriften benötigt werden. Mit E-Signaturen optimieren Sie diesen Prozess und sparen Zeit, Aufwand sowie Ressourcen ein.

Haben Sie Fragen zu DocuSign in SAP? Dann stellen Sie mir diese gerne. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt zu mir auf!

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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