Personaleinsatzplanung 2025: Die 9 besten Tools im Vergleich
Ein kurzfristiger Ausfall bringt den Dienstplan durcheinander, Mitarbeitende melden Urlaub spontan an – Excel-Listen stoßen bei der Personalplanung schnell an ihre Grenzen. Besonders in dynamischen Branchen wie Pflege, Gastronomie, Produktion oder im Schichtbetrieb. Doch welche Software hilft, eine effiziente Personalplanung umzusetzen? 2025 stehen HR-Abteilungen mehr Tools denn je zur Verfügung. Wir haben die besten 9 Lösungen verglichen, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch für mehr Transparenz und Zufriedenheit im Team sorgen.
1. shyftplan – KI-gestützte Planung auf Enterprise-Niveau
shyftplan zählt zu den führenden Lösungen für automatisierte Schichtplanung und eignet sich ideal für Industrieunternehmen ab 100 Mitarbeitenden. Unterstützt durch KI erstellt die Software präzise Einsatzpläne, bei denen sie Qualifikationen, Verfügbarkeiten, feste Arbeitsplätze und vertragliche Vorgaben berücksichtigt.
Abwesenheiten und Stundenkonten werden in Echtzeit mit ERP- und HCM-Systemen wie SAP SuccessFactors oder SAP HANA synchronisiert. Mitarbeitende können Abwesenheiten oder Schichttausch direkt in der App melden, DSGVO-konform und intuitiv. Registriert shyftplan Ausfälle, schlägt es automatisch passende Vertretungen vor.
Vorteile:
- Automatisierte Schichtplanung auf Basis von Qualifikationen und Verfügbarkeiten
- Echtzeit-Synchronisation von Mitarbeiterdaten
- Kompatibilität mit marktführenden HCM-Systemen
- KI-gestützte Vorschläge zur Nachbesetzung
- Mobile App für Mitarbeitende und Führungskräfte
2. mindsquare – smarte Schichtplanung direkt in SAP
Mit einem SAP-integrierten Tool bietet mindsquare eine vollständig SAP-native Lösung für Unternehmen, die SAP HCM oder SuccessFactors nutzen und ihre Personaleinsatzplanung digitalisieren möchten. Das SAP Add-on integriert Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und Ressourcensteuerung nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft. Es braucht keine externen Schnittstellen, es entstehen keine Insellösungen.
Planungsverantwortliche profitieren von einer automatisierten, regelbasierten Einsatzplanung auf Basis tagesaktueller SAP-Daten. Qualifikationen, Verfügbarkeiten und rechtliche Rahmenbedingungen werden dabei ebenso berücksichtigt wie betriebliche Anforderungen. Die intuitive Oberfläche auf Basis von SAP Fiori ermöglicht auch mobil eine einfache Bedienung.
Ob bei kurzfristigen Ausfällen, Urlaubsplanung oder der bedarfsgerechten Besetzung von Produktionslinien: Die mindsquare Personaleinsatzplanung liefert Vorschläge für die optimale Personaleinteilung und sorgt damit für Effizienz und Transparenz in der Planung. Gleichzeitig reduziert die Lösung manuelle Aufwände, minimiert Medienbrüche und unterstützt eine vollständige DSGVO-Konformität.
Vorteile:
- Vollständige Integration in SAP HCM, SuccessFactors und S/4HANA
- Schichtplanung direkt im SAP – ohne Schnittstellen
- Automatisierte Vorschläge für Personaleinsatz auf Basis von Live-Daten
- Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben
- Mobile und intuitive Fiori-Oberfläche
- Echtzeit-Abbildung von Abwesenheiten, Qualifikationen und Verfügbarkeiten
- Eliminierung manueller Excel-Prozesse
- DSGVO-konforme Rollen- und Rechtesteuerung
- Zukunftssicher dank SAP-Best-Practice-Architektur
3. Homebase – All-in-One für kleine Teams
Homebase ist eine benutzerfreundliche Personalsoftware für kleine Unternehmen, die Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaubsverwaltung digital abbilden möchten. Mitarbeitende stempeln sich bequem ein und aus, wobei Pausen, Überstunden und Abwesenheiten automatisch von den Personalverantwortlichen dokumentiert werden.
Bereits die kostenlose Version bietet alle wichtigen Funktionen und unterstützt unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort. Terminplanung und Bewerbermanagement sind bereits inklusive. Die kostenpflichtige Version (ab 23 € pro Monat/Standort) bietet zusätzlich GPS-Tracking und automatische Schichtvorschläge.
Vorteile:
- Kostenlos für ein Team an einem Standort
- Digitale Zeiterfassung & Schichtplanung
- Automatische Urlaubs- und Abwesenheitserfassung
- Bewerbermanagement inklusive
- Erweiterbar mit GPS-Tracking & Auto-Planung
4. Freshteam – Fokus auf Recruiting & Onboarding
Freshteam ist ideal für wachstumsorientierte Unternehmen, die Personalgewinnung, Onboarding und Mitarbeitermanagement zentral steuern möchten. Die cloudbasierte Lösung bündelt Recruiting, Mitarbeiterdaten und HR-Prozesse übersichtlich an einem Ort. Die Basis für hocheffiziente Workflows in der Personaleinsatzplanung.
Die Software automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Absageschreiben und lässt sich mit gängigen Jobportalen verbinden, wie Indeed, LinkedIn und Glassdoor. In der kostenlosen Version können Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitende verwalten und bis zu drei Stellenanzeigen veröffentlichen – perfekt für kleinere HR-Teams. Wer mehr benötigt, kann auf kostenpflichtige Versionen mit erweiterten Funktionen umsteigen.
Vorteile:
- Zentrale Verwaltung von Recruiting, Onboarding und HR-Daten
- Automatisierung von Standardaufgaben (z. B. Absagen)
- Integration führender Jobbörsen
- Kostenlos für bis zu 50 Mitarbeitende & 3 Stellenausschreibungen
- Skalierbar durch kostenpflichtige Upgrades
5. Aplano – flexible Personaleinsatzplanung für dezentrale Teams
Aplano ist eine vielseitige Schichtplanungs-Software, die sich sowohl für kleine Betriebe als auch für Unternehmen mit mehreren Standorten eignet. Die Anwendung überzeugt durch ihre einfache Bedienung, hohe Flexibilität und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis.
Besonders für verteilte Teams bietet Aplano klare Vorteile: Über den integrierten Teamchat bleiben Mitarbeitende aus verschiedenen Filialen, im Außendienst oder im Homeoffice jederzeit vernetzt – ganz ohne zusätzliche Kommunikations-Tools. Mit wenigen Klicks lassen sich per Drag-and-Drop Schichten planen, wiederkehrende Einsätze über Vorlagen automatisieren und mögliche Konflikte direkt erkennen.
Vorteile:
- Intuitive Schichtplanung per Drag-and-Drop
- Automatisierte Vorlagen für wiederkehrende Schichten
- Integrierter Messenger für teamübergreifende Kommunikation
- Zuverlässige Konflikterkennung bei Planung
- Mobile App für flexiblen Zugriff
6. Factorial – HR-Module, die mitdenken
Factorial ist eine modulare HR-Software, die weit über reine Schichtplanung hinausgeht. Unternehmen stellen sich aus verschiedenen Funktionen – wie Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung – genau die Module zusammen, die zu ihren Prozessen passen.
Die einzelnen Bausteine sind nahtlos miteinander verbunden: Wird zum Beispiel ein Urlaub genehmigt, dann wird dies automatisch in der Schichtplanung berücksichtigt. Die mobile App ermöglicht es Teams, ihre Zeiten flexibel zu erfassen und Dienstpläne überall einzusehen.
Besonders geeignet ist Factorial für Teams ab 10 Mitarbeitenden mit regelmäßigem oder rotierendem Schichtsystem und Unternehmen, die weg wollen von Insellösungen.
Vorteile:
- Modulare HR-Plattform
- Integrierte Schichtplanung, Zeiterfassung & Abwesenheitsverwaltung
- Automatische Konflikterkennung
- Dienstplanexport als XLS
- Mobile App für flexible Nutzung
7. HRLocker – Verwaltung & Compliance leicht gemacht
HRLocker ist speziell für kleine Unternehmen konzipiert, die Wert auf rechtssichere und einfach bedienbare HR-Prozesse legen. Die Plattform automatisiert zentrale Aufgaben wie Dienstpläne, Urlaubsverwaltung, Onboarding, Rekrutierung und das Zuweisen von Aufgaben an einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams.
Mit dem integrierten Applicant-Tracking-System können HR-Verantwortliche Bewerbungen effizient verwalten und Auswahlprozesse strukturiert gestalten. Die kostenlose Version erlaubt die Verwaltung von bis zu vier Mitarbeitenden und beinhaltet alle wichtigen Basisfunktionen sowie eine mobile App für iOS und Android.
Vorteile:
- Automatisierte HR-Prozesse: Dienstpläne, Urlaub, Onboarding
- Aufgabenverteilung an Mitarbeitende oder Abteilungen
- Effizientes Bewerbermanagement mit Tracking-System
- Kostenlos für bis zu 4 Mitarbeitende, inklusive App
- Erweiterbar durch skalierbare Preismodelle
8. Workwise – flexibles Recruiting für jede Unternehmensgröße
Workwise ist eine digitale Recruiting-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, passende Talente zu finden. Neben einer Jobbörse für Bewerbende bietet Workwise eine Vielzahl an Tools und Services, mit denen Unternehmen den gesamten Recruiting-Prozess abbilden können: von der Veröffentlichung der Stellenanzeige über das Bewerbermanagement bis hin zur gezielten Talentvermittlung und Stellenvermarktung.
Der modulare Aufbau erlaubt es, genau die Funktionen zu nutzen, die zum eigenen Bedarf passen, ob als Komplettlösung oder als Ergänzung bestehender Prozesse. Viele Funktionen wie das Bewerbermanagement oder die Kandidatensuche sind kostenlos nutzbar.
Vorteile:
- Kombiniert Jobplattform und Recruiting-Software
- Modulares Nutzungskonzept: nur buchen, was gebraucht wird
- Automatisierung vieler Recruiting-Schritte
- Kostenlos nutzbar für viele Grundfunktionen
9. Sling – Der Spezialist für Dienstpläne
Sling eignet sich besonders für kleinere Unternehmen mit hoher Schichtdynamik, die eine schlanke und funktionale Lösung für ihre Personaleinsatzplanung suchen. Die kostenlose Software unterstützt zuverlässig bei der Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichten und Verfügbarkeiten.
Mitarbeitende können sich mobil ein- und ausstempeln, während das System automatische Benachrichtigungen bei Verspätung oder Abwesenheit versendet. Zusätzlich lassen sich Aufgaben planen und relevante Informationen teamweit kommunizieren. Für erweiterten Funktionsbedarf stehen kostenpflichtige Versionen (Premium & Business) zur Verfügung.
Vorteile:
- Kostenlose Schichtplanung für kleine Teams
- Mobile Zeiterfassung, inklusive Verspätungs- & Abwesenheitsmeldungen
- Aufgabenmanagement & Verfügbarkeitsübersicht
- Skalierbar durch kostenpflichtige Upgrades
Vergleichstabelle der Personaleinsatzplanungs-Tools im Überblick
Hier finden Sie eine kompakte Übersicht der vorgestellten Tools – mit Fokus auf Zielgruppen, Verfügbarkeit und besonderen Stärken.
Eine Übersicht der 9 Personaleinsatzplanungs-Tools
Tool für Ihre Personaleinsatzplanung mit SAP
Mit unserem Tool für die Personaleinsatzplanung mit SAP erhalten Sie eine Lösung, die vollständig in SAP integriert ist. Erfahren Sie mehr.
Fazit: Die beste Lösung ist digital, skalierbar und integriert
Moderne Personaleinsatzplanung bedeutet mehr als Dienstplanpflege. Sie vernetzt Planung, Kommunikation und HR-Prozesse in Echtzeit. Ob für Start-ups, Mittelstand oder Konzerne: Es gibt es für jede Unternehmensgröße passende Tools.
Je spezifischer Ihre Anforderungen, desto gezielter sollten Sie auf Spezialisierung, Integration und Skalierbarkeit der HR-Software achten. Denn die beste Lösung ist die, die nicht nur heute passt, sondern mit Ihren Anforderungen und Ihrem Unternehmen wächst.
Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Expertengespräch!
