Digitaler Krankmeldeprozess: Technische Probleme beim Splitten von Abwesenheiten im ESS/MSS beheben
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im SAP hat Unternehmen ermöglicht, ihren Krankmeldeprozess vollständig zu digitalisieren und dadurch Kosten zu sparen und Fehler zu vermeiden. Das Splitten von Abwesenheiten im ESS/MSS kann jedoch zu einer komplexen Herausforderung werden, da das Eintragen einer krankheitsbedingten Abwesenheit im ESS/MSS standardmäßig nicht möglich ist, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits eine andere Abwesenheit, z. B. ein Urlaub, im System erfasst ist.
In den folgenden Abschnitten werden die Ursachen für dieses technische Problem erläutert und ein Lösungsansatz vorgestellt.
Details des Problems im SAP Standard
Natürlich kann es vorkommen, dass sich ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs für einen oder mehrere Tage krankschreiben lassen muss. Dabei stößt er jedoch auf eine unerwartete Hürde: Das System generiert eine Fehlermeldung, die die Krankmeldung verhindert. Diese Situation tritt auf, wenn er bereits Urlaub oder eine andere Abwesenheit, wie z. B. Altersfreizeit, beantragt und über das ESS/MSS-System erfasst hat.
Abb. 1.: Fehlermeldung beim Eintragen einer Krankheit während einer anderen erfassten Abwesenheit
Im SAP-Standard ist eine “Rückgabe” von Urlaubstagen im Krankheitsfall nicht vorgesehen. Dieser technische Engpass stellt nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen als Ganzes eine erhebliche Herausforderung dar, da er zu Fehlern in der Abwesenheitsverwaltung führen kann.
Fehlermeldung unterdrücken
Um das Problem der Fehlermeldung zu lösen und es dem Mitarbeiter zu ermöglichen, sich trotz bereits geplanter Abwesenheit krank zu melden, muss auf einen Erweiterungspunkt der SAP zurückgegriffen werden. Dieser Erweiterungspunkt ermöglicht es, die Fehlermeldung zu unterdrücken und somit die Krankmeldung durchzuführen. Jedoch ergibt sich dadurch eine neue Herausforderung: Die beiden Abwesenheiten, Urlaub und Krankheit, werden parallel im SAP-System aufgeführt. Dies hat zur Folge, dass für den Zeitraum der Krankheit noch ein Urlaubseintrag im System hinterlegt ist und somit trotz Krankheit Urlaubstage „verloren“ gehen. Das erwartete Ergebnis wäre, dass der Urlaubszeitraum für die Dauer der Krankheit unterbrochen wird.
Abb. 2: Überschneidung von Krankheit und Urlaub
Parallele Einträge vermeiden
Die Lösung dieses Problems erfordert eine präzise Synchronisation und Aktualisierung der Abwesenheitsdaten, um sicherzustellen, dass das SAP-System immer den aktuellen Stand der Abwesenheiten der Mitarbeiter widerspiegelt.
Bei einem unserer Kunden haben wir das Problem der Überschneidung von Abwesenheiten im SAP-System mit Hilfe einer Eigenentwicklung gelöst. Der Entwicklungsprozess und die notwendigen Systemanpassungen nahmen ca. drei Tage in Anspruch. Ziel der Eigenentwicklung war es, die Abwesenheitsverwaltung im ESS/MSS-System so zu optimieren, dass die Mitarbeiter flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheit reagieren können, ohne dass sich dies negativ auf bereits geplante Abwesenheiten auswirkt. Dies erforderte zunächst eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse, um sicherzustellen, dass alle Abwesenheitsdaten korrekt erfasst und synchronisiert wurden.
Bis die Eigenentwicklung abgeschlossen war, blieb die manuelle Lösung bei Krankheit während der Urlaubszeit bestehen: Mitarbeiter konnten sich an die Personalabteilung wenden, die in der Lage war, die erforderlichen Anpassungen manuell im Hintergrund vorzunehmen. Damit war zunächst sichergestellt, dass die Abwesenheitsdaten korrekt erfasst wurden.
Die Splittung von Abwesenheiten in einem Szenario wie “Urlaub, Krankheit, Urlaub” erfordert eine genaue Programmierung, um sicherzustellen, dass die zeitlichen Daten korrekt angepasst werden. Sie erfolgt über den Erweiterungspunkt “BADI PT_ABS_REQ” und die Methode “POST_VIA_BLOP”. Dieser Erweiterungspunkt ermöglicht es, benutzerdefinierte Anpassungen im Abwesenheitsantragssystem vorzunehmen, einschließlich der Implementierung der Splittung. So kann festgelegt werden, dass der Urlaub zunächst bis zum ersten Tag der Krankheit gekürzt wird, dann die Krankheitstage folgen und schließlich ein zweiter Urlaubseintrag erstellt wird. Auf diese Weise werden die Abwesenheitsdaten im SAP-System genau und korrekt erfasst.
Abb. 3: Gesplittete Abwesenheiten Urlaub und Krankheit
Mehrwert für den Kunden
Durch unsere Eigenentwicklung konnte die Flexibilität, Effizienz und Genauigkeit der Abwesenheitsverwaltung im ESS/MSS-System des Kunden erheblich verbessert werden. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr die Personalabteilung kontaktieren und auf eine manuelle Lösung zurückgreifen. Stattdessen können sie diese Schritte stelbstständig über das System durchführen und ihre Krankmeldungen während einer anderen Abwesenheit selbst vornehmen.
Haben Sie Fragen zu Ihrem ESS/MSS-System oder der eAU? Wir helfen Ihnen gerne weiter und stehen jederzeit für Fragen zur Verfügung. Hier können Sie Kontakt mit uns aufnehmen.
