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Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, um zukünftig die Payroll abzubilden?
Viele Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, nutzen das SAP HCM, um Ihre Payroll abzubilden. Allerdings ist diese Lösung nur noch bis 2027 nutzbar. Mit einer gekauften, verlängerten Wartungsperiode kann man bis 2030 darauf zugreifen, aber danach ist Schluss. Die neue Alternative der SAP ist das SAP HCM for S/4HANA (kurz: H4S4). Allerdings ist über H4S4 noch keine Payroll abbildbar. Daher erfreuen sich auch Non-SAP-Produkte immer größerer Beliebtheit. In diesem Beitrag präsentiere ich Ihnen Möglichkeiten und Alternativen zur SAP, um jetzt und in Zukunft die Payroll abzubilden.
Wie sehen die aktuellen Lösungen aus?
Sie haben aktuell und zukünftig folgende Möglichkeiten, um Payroll abzubilden.
SAP HCM Payroll
Die „alte“ Lösung der SAP – die SAP HCM Payroll – stellt gerade für SAP-Kunden die beste Lösung dar, da sie viele unterschiedliche Vorgänge detailliert darstellt. Insbesondere für den öffentlichen Dienst ist die SAP HCM Payroll aktuell die geeignetste Lösung – kein anderer Dienstleister kann die vielen Vorschriften und Gesetze entsprechend berücksichtigen, die für den Gebrauch durch den öffentlichen Dienst notwendig sind.
H4S4
Das neue SAP HCM for S/4HANA (H4S4) wird in den nächsten Jahren ein großes Thema sein: Zunächst für die Unternehmen, deren altes SAP HCM System 2025 ausläuft und danach für die, die ein zweites System besitzen. Diese Kunden können sich erstmal noch Zeit lassen und sich anschauen, wie H4S4 angenommen wird – 2024, 2025 und 2026 werden auch diese Unternehmen anfangen, H4S4 einzuführen. In H4S4 selbst gibt es keine integrierte Payroll-Lösung.
Allerdings bietet das SAP HCM for SAP S/4HANA Cloud in der private Edition eine Option: damit können Sie Ihre alte SAP HR Payroll bis zum Ende des Kalenderjahres 2040 weiter nutzen.
Wenn eine der Lösungen der SAP für Sie infrage kommt, empfehlen wir Ihnen eine Rückwärtsrechnung, um alle von SAP gegeben Deadlines berücksichtigen zu können und nicht im Verlauf unerwartet vor Probleme gestellt zu werden oder gar den Zugriff auf bestimmte Daten zu verlieren.
SuccessFactors
SAP verfolgt die Cloud-First-Strategie und möchte seine Kunden daher dazu bringen, langfristig zu SuccessFactors zu wechseln. SuccessFactors bietet aktuell die SAP SuccessFactors Employee Central Payroll als Payroll-Lösung und ab voraussichtlich 2027 die SAP SuccessFactors Next-Gen Cloud Payroll. Bei der SAP SuccessFactors Next-Gen Cloud Payroll wird interessant, ob sich dadurch alles abbilden lässt, was auch jetzt mit dem SAP HCM geboten wird.
Workday
Eine Alternative für Finanz- und HCM-Themen ist Workday. Jedoch bietet Workday aktuell eine eigene Payroll-Lösung nur in Frankreich, Kanada, dem Vereinigten Königreich und der USA an. In den nächsten Jahren soll es eigene Payroll-Lösungen auch für weitere Länder geben – in Deutschland voraussichtlich ab Ende 2023. Für die Länder, in denen es noch keine integrierte Payroll-Lösung gibt, bietet Workday Schnittstellen zu den Payroll-Lösungen seiner Partner an. Für Workday wird keine Infrastruktur benötigt, da man Workday komplett in der Cloud hat.
Workday ist vorwiegend dem großen Mittelstand oder Großunternehmen zu empfehlen, da es nicht ganz kostengünstig ist und für globale Unternehmen auch deshalb Sinn macht, weil es ermöglicht, dass unterschiedliche Standorte eines Unternehmens in verschiedenen Ländern ein einheitliches „Look and Feel“ haben und an einem zentralen Ort alles ausgewertet werden kann. So kann über die zentrale Stelle beispielsweise ermittelt werden, wie viele Mitarbeiter weltweit angestellt sind, wie viel Gehalt länderübergreifend gezahlt wird etc.
Der Schmerz vieler Unternehmen ist bei Workday, dass auch hier noch nicht klar ist, was genau ab 2023 mit der integrierten Payroll abbildbar und möglich ist und dass in den Ländern, in denen es noch keine integrierte Payroll-Lösung gibt, kein genaues Release-Datum bekannt ist.
Personio
Personio ist ein Beispiel für eine HR-Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen, die zu klein für Workday und SAP sind. Die Lösung bietet allerdings keine eigene Payroll-Lösung, sondern arbeitet mit DATEV zusammen.
DATEV, Sage, Intelligo und Co.
Weitere Payroll-Lösungen bieten Anbieter, wie DATEV, Datacom, Sage, Intelligo, Excelity Global und viele weitere. Unterscheiden tun sich diese hauptsächlich im „Look and Feel“. Die Funktionalitäten ähneln sich sehr. Interessant ist die Aufteilung der Lösungen in Cloud- und On-Premises-Varianten.
Die Auswahl Ihrer zukünftigen Payroll-Software
Die Frage, die am häufigsten in den Pre-Sales-Terminen mit Kunden aufkommt – gerade im SAP-Bereich – ist „Wie digitalisiere ich meine Prozesse?” und nicht etwa „Welche ist die Software, für die wir uns entscheiden sollten?“. Bei der Auswahl einer Software-Lösung sollte sich ein Unternehmen immer vor Augen halten, welche nicht-digitalisierten Prozesse im Unternehmen herrschen und was mit einer Digitalisierung dieser Prozesse erreicht werden kann: mehr Effektivität, Wettbewerbsvorteile, Vorzüge für die Mitarbeiter etc.
Auch bei der Auswahl der für Sie passenden Payroll-Lösung, sollten Sie im Blick behalten, wie Ihre aktuellen Prozesse aussehen und wo sich Digitalisierungspotenzial bietet. Starten Sie dafür mit einer Prozessanalyse und schauen Sie, was Sie für Anforderungen haben. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Prozesse vom Papier nicht einfach digital abgebildet werden, denn dadurch stellt sich keine wirkliche Verbesserung ein. Hinzu kommt, dass solche Prozesse einen hohen Individualisierungsgrad haben und damit die Kosten hoch sind und die Lösung ständig gewartet werden muss. Die Aufwände sind damit dann ähnlich hoch, wie vor der Digitalisierung und es ist nicht das, was man erreichen möchte.
Wie wird Ihre neue Payroll-Lösung eingeführt?
Das Mindset, das wir vielen Kunden mitgeben, ist, am Anfang schon das Ende im Blick zu haben und das große Ganze zu sehen. Daher müssen Sie zunächst schaut, was der Marktstandard ist und was die Best Practices sind: Können Sie diese nutzen oder müssten Sie diese anpassen? Wenn ja, wie? Welche weiteren Personalprozesse möchte ich neben den Payroll-Funktionen abbilden können? Was möchte ich meinen Mitarbeitern bieten? Möchte ich z. B. Self Services zum Urlaubsantrag bieten oder die Anforderungsmöglichkeit für ein Jobrad? Soll alles digital und automatisiert sein oder gibt es Prozesse, die bewusst davon ausgenommen werden müssen? Darauf basierend können Sie eine „Capacity Map“ – Geschäftsfähigkeitskarte – erarbeiten. Mithilfe dieser Vorgehensweise kann ich anhand der Geschäftsfähigkeiten die perfekt zu mir passende Software auswählen und alle Vorteile der Lösung ausnutzen. Das bringt großen Mehrwert und Automatisierungspotential mit sich. Nach der Auswahl der Software und der Erarbeitung der Geschäftsfähigkeiten, können anhand der internen Organisationsstruktur die Prozesse aufgesetzt werden.
Der Prozess muss im Vorhinein also noch nicht komplett durchdacht werden. Ein Prozesskatalog macht aber durchaus Sinn, um zu sehen, ob alle Schritte schließlich abgebildet sind. Man sollte sich immer auf ein Produkt fokussieren und nach Einführung des einen Produkts erst das nächste angehen.
Sollten Sie sich für ein Produkt der SAP entscheiden, stehen wir Ihnen als langjähriger Partner der SAP mit der Ausarbeitung Ihrer persönlichen Roadmap für die Einführung von H4S4, SuccessFactors und einer geeigneten Payroll-Lösung liebend gerne zur Seite.
Würden Sie gerne mehr über Workday erfahren? Kein Problem! Unsere Workday-Berater erklären Ihnen alles, was Sie über Workday wissen müssen und unterstützen Sie bei den nächsten Schritten, hin zu Ihrer Payroll-Lösung.
Expertsession: Payroll
Ganz gleich, zu welcher Payroll-Lösung Sie weitere Informationen einholen möchten: Kontaktieren Sie uns gerne und wir sprechen gemeinsam über Ihre Wünsche und Anforderungen.
