HR-Software: Digitale Lösungen für effizientere Personalprozesse
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine HR-Software?
Die Personalabteilung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Besonders aktuelle Entwicklungen wie der „War for Talents“ führen zu einer stetig wachsenden Bedeutung des Human Resource Managements (kurz: HRM). Da das Management der Personalprozesse sehr arbeitsintensiv ist, automatisieren große Unternehmen seit vielen Jahren ihre administrativen Personalaufgaben mithilfe einer HR-Software.
Mit einer HR-Software können Sie HR-Prozesse digitalisieren und Automatisierungen erreichen, die Ihnen Zeit und Aufwand sparen. Befreien Sie Ihre Mitarbeitenden von Routinearbeiten und vereinfachen Sie die HR-Prozesse. Mit einer Cloud-HR-Software können Sie zudem von überall auf Ihre Daten zugreifen. Es gibt aber auch On-Premise-HR-Softwarelösungen und Sie können sich zwischen Komplettlösungen oder einzelnen Insellösungen entscheiden, die Sie beliebig miteinander kombinieren können. Welche Lösung die beste ist, lässt sich aufgrund der vielen individuellen Anforderungen nicht pauschal sagen. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über beide Möglichkeiten.
Steigert der Einsatz von HR-Software die Performance in Ihrer HR-Abteilung?
Ein HR-Software-Report aus dem Jahr 2024, für den die Fachzeitschrift „personal manager” und das HRM Institute 122 HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Manager:innen in der DACH-Region befragt haben, zeigt deutlich die Relevanz des Einsatzes von HR-Software im Unternehmen. 93 Prozent der Befragten halten digitale Tools im Personalmanagement für wichtig oder sehr wichtig. Eine „starke“ bis „sehr starke“ Leistungssteigerung im HR-Bereich durch HR-Software erkennen 53 Prozent der Befragten. 44 Prozent berichten von einer leichten bis mittleren Verbesserung, während 3 Prozent keine Veränderung feststellen. Diese Daten zeigen, dass der Einsatz von Software in den meisten Fällen die Leistung steigert und die Arbeitseffizienz erhöht.
Weitere Ergebnisse: 88 Prozent der befragten Unternehmen nutzen HR-Software, 12 Prozent nicht. Gründe dafür sind u.a. eine geringe Unternehmensgröße, geringe Budgets oder fehlendes Bewusstsein für den Nutzen digitaler Tools. 60 Prozent der Unternehmen ohne HR-Software planen jedoch, in den nächsten zwölf Monaten eine Lösung einzuführen.
Vorteile von HR-Software
Mit der Einführung einer HR-Software in Ihrem Unternehmen profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Entlastungen und Ersparnisse: Insgesamt entlasten Sie Ihre HR-Mitarbeitenden und auch Ihre gesamte Belegschaft, wenn Sie administrative HR-Aufgaben digital in einer HR-Software abbilden. Zudem sparen Sie Zeit und Kosten ein, da Sie aufwendige Papierprozesse vermeiden.
- Reporting und Analyse: Durch die digitale Bereitstellung von Daten sind Sie in der Lage, diese einfacher zu erfassen und zu analysieren. Somit erhalten Sie ein einfacheres Reporting und bessere Auswertungsmöglichkeiten.
- HR-Daten an einem Ort: Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie all Ihre HR-bezogenen Daten an einem Ort finden und dadurch eine einheitliche Datengrundlage schaffen.
- Employee- und Manager-Self-Services: Mithilfe von ESS und MSS sind Sie in der Lage, Genehmigungszeiten zu verkürzen, da Mitarbeitende selbst z. B. Abwesenheiten pflegen können, die dann von der jeweiligen Führungskraft mit nur einem Klick genehmigt werden.
Arten von HR-Software
HR-Software unterscheidet sich nicht nur darin, ob sie in der Cloud oder On-Premises liegen: Es gibt weitere Arten von HR-Software – HRIS, HRMS und HCM.
Personalinformationssysteme (HRIS)
Ein HRIS (Human Resources Information System, kurz: HRIS) basiert üblicherweise auf einer Datenbank mit Mitarbeiterdaten und unterstützt zentrale HR-Prozesse, die meist linear und zahlenorientiert aufgebaut sind. Das Hauptziel eines Personalinformationssystems ist es, interne Prozesse zu digitalisieren, um alltägliche Aufgaben von Personalern zu erleichtern. Hierunter zählen das Abwesenheitsmanagement, Mitarbeiterportal oder Recruiting. Insgesamt deckt eine HRIS-Software nur die HR-Kernprozesse ab, da es lediglich Informationen über Mitarbeitende und die Organisation gibt.
Personalmanagementsysteme (HRMS)
Ein HRMS (Human Resource Management System) ist eine erweiterte Lösung, die über die Datenmanagementfunktionen eines HRIS hinausgeht und zusätzlich komplexere, qualitative Funktionen sowie Möglichkeiten im Talentmanagement bietet. Das Personalmanagementsystem bildet die umfassendste Art von HR-Software, da diese alle Funktionen beinhaltet, die die Personalabteilung betrifft. Ein HRMS nutzen Sie für die Digitalisierung, Verwaltung und Automatisierung sämtlicher HR-Aufgaben und -Funktionen.
Human Capital Management Systeme (HCM)
HCM (Human Capital Management) ist eine vollständige Suite und ein umfassender Begriff für alle Verfahren und Software zur Verwaltung der Belegschaft, von der Einstellung bis zum Ausscheiden. Ein HCM-System umfasst HRIS-Software und ermöglicht den Verantwortlichen einen klaren Überblick über die gesamte Belegschaft. Hier werden alle Funktionen integriert, die mit der Personalverwaltung zusammenstehen, wodurch der Mensch in den Fokus gerückt wird. Zudem planen Sie mit solch einer Software Onboarding-Prozesse, bieten interne Schulungen für die Weiterentwicklung an und bewerten Mitarbeiterleistungen.
All-In-One-Lösung oder Einzellösung?
Eine ganzheitliche Lösung oder eine All-In-One-Lösung bietet Unternehmen ein breites Spektrum an Funktionen für den Personalbereich. So haben Sie alle Funktionen an einem Ort, die zudem nahtlos zusammenarbeiten. Es kann jedoch vorkommen, dass einzelne Teilbereiche nicht tief genug für Ihre Anforderungen sind und somit nicht alle Aufgaben wie gewünscht abdecken. In diesem Fall können Sie die fehlenden Funktionen durch eine individuelle Lösung eines Drittanbieters abdecken.
Abb. 1: Funktionen des SAP Human Capital Management.
Den „Alleskönner“-Lösungen stehen die „Spezialisten“, die Einzellösungen gegenüber. Hier können Unternehmen den „Best-of-Breed“-Ansatz verfolgen und die bestmöglichen Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen über Schnittstellen zu einer umfassenden Gesamtlösung kombinieren. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass Sie in der Regel eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre individuellen Anforderungen erhalten. Außerdem ist dieser Ansatz flexibel: Wenn sich Ihre Anforderungen ändern oder eine bessere Software auf den Markt kommt, können Sie einzelne Lösungen durch andere ersetzen. In diesem Fall kann es allerdings zu einer aufwändigen und komplexen Schnittstellenarbeit kommen.
Welcher HR-Software-Anbieter passt zu Ihnen? – Der Vergleich lohnt sich
Die richtige HR-Software für das eigene Unternehmen zu finden, ist für viele schwierig, da es sehr viele verschiedene Lösungen gibt. Diese haben meist viele ähnliche Funktionen, unterscheiden sich aber dennoch u.a. in der Benutzeroberfläche.
Zu den beliebtesten All-in-One-Lösungen zählen SAP SuccessFactors und Workday, die beide in der Cloud liegen. Eine beliebte All-in-One–On-Premises–Lösung das SAP HCM, das jedoch bis 2027 abgekündigt ist. Eine Einzellösung für das Talentmanagement ist z. B. Haufe Talent und für das Zeitmanagement u. a. ATOSS. Falls Sie Interesse haben, können Sie sich unsere Übersicht über verschiedene HR-Software im Vergleich anschauen und ein paar Lösungen bereits kennenlernen.
Technologische Trends und Entwicklungen
Neben den gesellschaftlichen Entwicklungen wird das Personalwesen in besonderem Maße durch neue Technologien geprägt. Trotz der Skepsis und Vorbehalte vieler Unternehmen werden sich die folgenden Ansätze in den nächsten Jahren weiter verbreiten und die bestehenden digitalen Produkte ergänzen. Diese technologischen Errungenschaften ermöglichen es, nicht nur auf die gesellschaftlichen Veränderungen auf der Bewerberseite zu reagieren, sondern vielmehr eine ganzheitliche HR-Software zu realisieren.
Cloudbasierte HR-Software
Etablierte HR-Software-Anbieter sind längst auf den Cloud-Zug aufgesprungen und bieten neue Funktionalitäten nur noch exklusiv in der Cloud an. Bereits bestehende On-Premises-Anwendungen werden oft nicht mehr weiterentwickelt und gewartet (siehe SAP HCM mit Wartungsende 2027 bzw. 2030). Der Gedanke dahinter ist u. a., dass neue Entwicklungen, Updates und Korrekturen der gesamten Kundschaft gleichermaßen zugänglich gemacht werden sollen und Updates nicht dediziert einem Kunden jeweils ausgeliefert werden.
Platform-as-a-Service
Platform-as-a-Service (PaaS) im HCM ist ein von HR-Softwareanbietern bereitgestelltes Anwendungs-Toolkit, das es ermöglicht, eine Anwendung über die bereitgestellten Konfigurationsoptionen hinaus zu erweitern. Die Funktionalität umfasst mehrere APIs, Entwicklungswerkzeuge und Frameworks. Der größte Vorteil von PaaS ist eine schnellere, verbesserte Integration von erweiterten Funktionen, die über das hinausgehen, was als Standard bereitgestellt wird.
Abb. 2: Optionen zur HCM-Implementation in S/4HANA.
Interne Plattformen
Interne Plattformen werden zu digitalen Orten für das Engagement und die Interaktion der Mitarbeiter untereinander. Remote arbeitende Teams werden so enger an das Unternehmen gebunden – gleichzeitig können Sie solche Plattformen auch für Belohnung und Anerkennung, Training bzw. Lernen und Wellness (z.B. Massagen am Arbeitsplatz) nutzen.
Die stärkere Bindung des Unternehmens an seine Mitarbeiter (und umgekehrt) kann über die Plattform auch als Kommunikationsinstrument genutzt werden, um die Transparenz zu erhöhen und so langfristig die Fluktuationsrate zu senken. Als Erweiterung dieser Plattformen können sogenannte „digitale Marktplätze“ auch die Einbindung von externen Mitarbeitenden, Alumni, Kurzzeitbeschäftigten, Bewerbern sowie neuen Mitarbeitenden (bereits vor Arbeitsbeginn) sicherstellen und so die Bindung an das Unternehmen über das Arbeitsverhältnis hinaus fördern.
Abb. 3: Unterschiede SuccessFactors und SAP ERP HCM bei S/4HANA.
Virtuelle Assistenten (VAs) im HCM
Zukünftig werden VAs die Schnittstelle der nächsten Generation für Mitarbeitende, Führungskräfte und Administratoren sein. Diese können in Form von Text, Sprache oder sogar einem Avatar vorliegen. VAs basieren auf einer engen Integration mit den HCM-Suite-/HR-Anwendungen, um erfolgreich zu sein. Durch intuitive Interaktionsmodelle verbessern Sie die Bedienung und Handhabung von HR-Technologien und HCM-Systemen.
Maschinelles Lernen
Durch maschinelles Lernen ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung der VA realisierbar. Darüber hinaus liefert maschinelles Lernen im HCM Analysen und Empfehlungen zur Prozessverbesserung durch die Erkennung von Trends und Mustern. Um erfolgreich zu sein, benötigt diese Technologie Zugang zu umfangreichen Datenquellen, einschließlich historischer Daten. Fortgeschrittene Formen dieser Technologie können auch als Leitfaden für die Talentplanung und Investitionsentscheidungen dienen.
Fazit
Das HR ist ein wichtiger Teil des Unternehmenserfolgs und eine wichtige Quelle für Wettbewerbsvorteile. Um diesen Wettbewerbsvorteil weiter auszubauen, setzen viele Unternehmen auf HR-Software, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und den Mitarbeitenden einen einfachen Zugriff auf Personaldaten zu ermöglichen.
Um die passende HR-Software für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie nach Ihren eigenen individuellen Anforderungen entscheiden – definieren Sie Ihre Anforderungen und evaluieren Sie, welche Lösung am besten zu Ihnen passt. Wir beraten Sie gerne zum Thema HR-Software und erschließen mit Ihnen gemeinsam Ihre beste Lösung.
Websession: HR Software
Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.
FAQ
Was bedeutet HR-Software?
Eine HR-Software ist eine digitale Lösung, mit der Sie unterschiedliche HR-Aufgaben bewältigen können. Diese Software kann entweder On-Premises auf Ihren eigenen Rechnern oder von überall abrufbar in der Cloud laufen. Außerdem gibt es sogenannte All-in-One-Lösungen, die die HR-Abteilung gesamtheitlich abbilden können oder Einzellösungen, die auf einen bestimmten HR-Bereich konzipiert sind.
Warum brauchen Unternehmen eine HR-Software?
Mit einer HR-Software können Sie Ihr HR-Personal sehr entlasten, da diese administrative Aufgaben automatisieren können. Zudem können Mitarbeitende durch ein digitalisiertes HR-System manche Aufgaben selbst bewältigen, ohne dafür auf lange Genehmigungsprozesse warten zu müssen.
Was macht eine gute HR-Software aus?
Mit einer guten HR-Software sind Sie in der Lage, die interne Vernetzung Ihres Unternehmens zu optimieren und zudem die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Sie sparen zudem Zeit, Aufwand und Kosten ein, da eine gute HR-Software Ihre Abläufe im Personalwesen vereinfacht.
Welche HR-Software für mein Unternehmen?
Die Wahl der richtigen HR-Software ist immer eine individuelle Entscheidung, die zu Ihrem Unternehmen passen muss. Hier erhalten Sie einen Überblick und Vergleich der beliebtesten HR-Softwares.
Kann KI das Personalwesen unterstützen?
Künstliche Intelligenz im HR kann in jedem Fall Ihre HR-Abteilung unterstützen und voranbringen. Der Einsatz von KI im Personalwesen kann sämtliche Bereiche der modernen Belegschaft optimieren – von Recruiting und Schulungen bis hin zur Förderung von Mitarbeiterengagement und -bindung. Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile, sowie Anwendungsbeispiele.
