Welche Zeiterfassungssoftware passt zu Ihrem Unternehmen? In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über bekannte Anbieter, wesentliche Funktionen und zentrale Auswahlkriterien. Außerdem erfahren Sie, welche Lösungen besonders für einfache Arbeitszeiterfassung, Projektarbeit, Schichtbetrieb oder SAP-Systemlandschaften geeignet sind.
Das Wichtigste im Überblick
- Es gibt nicht die eine beste Zeiterfassungssoftware. Die Bewertung hängt von Arbeitszeitmodellen, Prozessen, Schnittstellen und bestehenden HR-Systemen ab.
- Für einfache Arbeitszeiterfassung reichen häufig Tools mit mobiler App, Browserzugriff und schneller Erlernbarkeit.
- Unternehmen mit Projektarbeit, Schichtbetrieb oder mehreren Standorten benötigen zusätzliche Funktionen für Projektzeiten, Dienstplanung, rollenbasierte Berechtigungen und Reporting.
- SAP-orientierte Unternehmen sollten prüfen, ob SAP SuccessFactors Time Tracking oder eine andere integrierte Lösung zu ihrer HR-IT-Landschaft passt.
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Warum Zeiterfassungssoftware für Unternehmen relevant ist
Viele Unternehmen nutzen bereits digitale Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Unterschiede zeigen sich vor allem dort, wo Zeitdaten nicht nur dokumentiert, sondern in weiteren Prozessen genutzt werden: etwa für Freigaben, Abwesenheiten, Projektzeiten, Schichtmodelle oder abrechnungsrelevante Daten für die Payroll.
HR benötigt transparente Übersichten, Führungskräfte brauchen einfache Freigabeprozesse und die Payroll arbeitet mit verlässlichen Daten für die Abrechnung. Eine passende Lösung sollte diese Anforderungen möglichst ohne manuelle Zwischenschritte unterstützen.
Auch der rechtliche Rahmen erhöht den Druck: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Der bisherige Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sah außerdem eine elektronische Erfassung vor. Bestehende Lösungen sollten deshalb nicht nur Arbeitszeiten dokumentieren, sondern auch Freigaben, Auswertungen, Schnittstellen und abrechnungsrelevante Daten zuverlässig unterstützen.
Was sollte eine gute Zeiterfassungssoftware können?
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern zum Arbeitsalltag des Unternehmens passen. Sie muss die relevanten Arbeitszeitmodelle, Freigabeprozesse und Schnittstellen abbilden können.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Arbeitszeiterfassung: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollten einfach dokumentiert werden können.
- Pausen, Überstunden und Abwesenheiten: Die Software sollte auch Folgeprozesse wie Pausenregelungen, Mehrarbeit, Urlaub oder Krankheit berücksichtigen.
- Mobile Nutzung: Mitarbeiter sollten ihre Zeiten je nach Arbeitsmodell per App, Browser oder Terminal erfassen können.
- Freigabeprozesse: Führungskräfte sollten Zeiten prüfen und freigeben können.
- Projektzeiten und Dienstplanung: Unternehmen mit Projektarbeit oder Schichtbetrieb sollten prüfen, ob Projektzeiten, Zuschläge oder Dienstpläne abgebildet werden können.
- Schnittstellen: Zeitdaten sollten an HR-, Payroll- oder ERP-Systeme übergeben werden können.
- Reporting: HR, Führungskräfte und Management benötigen verlässliche Auswertungen zu Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten.
- Datenschutz und Rollenrechte: Die Software sollte klare Berechtigungen, nachvollziehbare Prozesse und datenschutzkonforme Einstellungen ermöglichen.
- Einfache Bedienung: Mitarbeiter sollten die Software ohne langen Schulungsaufwand verwenden können.
Außerdem ist die Integrationsfähigkeit wichtig. Wenn Zeitdaten zwar digital erfasst, später aber manuell in Payroll- oder HR-Systeme übertragen werden müssen, bleibt der administrative Aufwand bestehen.
Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Anbieter im Überblick
Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist vielfältig. Es gibt einfache Tools für die digitale Arbeitszeiterfassung, HR-Suiten mit integrierter Zeitwirtschaft, Lösungen für Projektzeiterfassung und Systeme für Workforce Management. Die folgende Übersicht zeigt ausgewählte Anbieter und ihre typischen Einsatzbereiche.
| Passende Anbieter | Einsatzbereich | Besonderheit |
| Crewmeister | Einfache Arbeitszeiterfassung | schnelle Einführung, App oder Browserzugriff |
| Clockodo, TimeTac | Projektzeiterfassung | Zeiten können Projekten, Kunden oder Aufgaben zugeordnet werden |
| Personio, HRworks | HR-Suite mit Zeiterfassung | Zeiterfassung ist Teil einer breiteren HR-Lösung |
| Papershift, ATOSS | Schichtbetrieb und Dienstplanung | Kombination aus Zeiterfassung, Planung und Auswertungen |
| SAP SuccessFactors Time Tracking | SAP-Systemlandschaft | integrierte Zeitwirtschaft innerhalb der SAP-Landschaft |
Crewmeister: Einfache Zeiterfassung für kleinere Betriebe
Für wen? Crewmeister richtet sich an kleinere Betriebe, Handwerksunternehmen und mobile Teams, die schnell von Papier oder Excel auf eine digitale Zeiterfassung umstellen möchten.
Besonderheiten? Im Fokus stehen einfache Bedienung, mobile Nutzung und ein schneller Überblick über Anwesenheiten und Überstunden. Das ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter ihre Zeiten ohne langen Schulungsaufwand erfassen sollen.
Clockodo: Arbeits- und Projektzeiten erfassen
Für wen? Vor allem Dienstleister, Agenturen, Beratungen oder projektorientierte Teams können von Clockodo profitieren. Denn die Anwendung eignet sich vor allem für Unternehmen, die neben Arbeitszeiten Kunden, Projekten oder internen Aufgaben zuordnen möchten.
Besonderheiten? Clockodo verbindet Projekt- und Arbeitszeiterfassung in einer Anwendung und bietet zusätzlich Funktionen wie Abwesenheiten, Berichte und Stundenkonten.
TimeTac: Zeiterfassung für unterschiedliche Arbeitskontexte
Für wen? TimeTac ist besonders nützlich für mobile Teams, Unternehmen mit mehreren Standorten und Betrieben mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen.
Besonderheiten? TimeTac bündelt Arbeitszeiterfassung, Projektzeiten und Abwesenheitsmanagement in einer Lösung. Unternehmen können je nach Bedarf prüfen, ob sie nur Arbeitszeiten erfassen möchten oder zusätzlich Projektzeiten, Abwesenheiten und Auswertungen benötigen.
Personio: Zeiterfassung als Teil einer HR-Suite
Für wen? Personio eignet sich für Unternehmen, die Zeiterfassung nicht isoliert einführen, sondern in ihr HR-System integrieren möchten.
Besonderheiten? Der große Vorteil von Personio liegt in der Verbindung mit weiteren HR-Prozessen. Unternehmen können Recruiting, Personalverwaltung oder Abwesenheiten in einer HR-Suite abbilden.
HRworks: HR-Prozesse und Zeiterfassung verbinden
Für wen? HRworks ist besonders für Unternehmen interessant, die mehrere administrative HR-Prozesse digitalisieren möchten.
Besonderheiten? HRworks ist als HR-Gesamtlösung aufgebaut. Die Software kombiniert unter anderem Personalverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Payroll, DATEV-Schnittstellen, HR-Analytics und Reisekostenabrechnung.
Papershift: Zeiterfassung und Dienstplanung kombinieren
Für wen? Papershift ist besonders für Unternehmen mit Dienstplanung und Schichtbetrieb relevant.
Besonderheiten? Neben der Zeiterfassung bietet die Lösung Funktionen für Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, Abwesenheiten und Auswertungen. Das ist vor allem dort hilfreich, wo nicht nur Arbeitszeiten dokumentiert, sondern Mitarbeiter regelmäßig eingeplant werden müssen.
ATOSS: Workforce Management für komplexe Anforderungen
Für wen? ATOSS eignet sich vor allem für Organisationen mit komplexen Planungsanforderungen, in denen Standorte, Schichten, Kapazitäten und Personaleinsatz eng miteinander zusammenhängen.
Besonderheiten? ATOSS ist stärker im Bereich Workforce Management positioniert. Neben der Zeiterfassung eignet sich die Lösung auch für Personaleinsatzplanung, Self Services, HR Analytics.
SAP SuccessFactors Time Tracking: Zeiterfassung in der SAP-Landschaft
Für wen? Für Unternehmen, die bereits mit SAP HCM oder SAP SuccessFactors arbeiten, ist SAP SuccessFactors Time Tracking besonders relevant. SAP beschreibt die Lösung als Self-Service für die Zeit- und Anwesenheitserfassung mit einem einfachen und genauen Timesheet.
Besonderheiten? Die Lösung bietet unter anderem Funktionen wie rotierende Arbeitspläne, Zeiterfassung über Mitternacht, automatische und gebündelte Genehmigungen, automatische Neuberechnungen und integriertes Reporting.
Der zentrale Vorteil liegt in der einfachen Integration. Zeitdaten können direkt in eine SAP-orientierte HR-IT-Landschaft eingebunden werden, sodass Zeiterfassung, Abwesenheiten, Payroll und Reporting optimal zusammenspielen können.
Fazit: Die richtige Zeiterfassungssoftware ist eine Teamentscheidung
Eine Zeiterfassungssoftware ist in der Praxis mehr als eine digitale Stempeluhr. Sie verbindet Arbeitszeitdaten mit HR-, Payroll- und Führungsprozessen und kann dadurch manuelle Arbeit reduzieren, Datenqualität verbessern und Freigaben vereinfachen.
Welche Lösung am besten passt, hängt vor allem vom Einsatzbereich ab: Geht es um einfache Arbeitszeiterfassung oder müssen Projektzeiten und Schichtbetrieb berücksichtigt werden? Außerdem muss die Lösung zu den bestehenden Prozessen und zur vorhandenen Systemlandschaft passen.
Um alle technischen, fachlichen und rechtlichen Anforderungen bei der Auswahl zu berücksichtigen, sollten Unternehmen die Entscheidung über eine neue Zeiterfassungssoftware gemeinsam von HR, IT, Payroll, Führungskräften und gegebenenfalls dem Betriebsrat treffen lassen. So senken sie das Risiko von Fehlinvestitionen oder aufwändigen Anpassungen und schaffen die Voraussetzungen für einen schnellen produktiven Einsatz der neuen Anwendung.
FAQs
Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich für kleine Unternehmen?
Für kleinere Unternehmen stehen eine einfache Bedienung, mobile Nutzung und eine schnelle Einführung im Vordergrund. Je nach Anforderungen können Lösungen wie Crewmeister, Clockodo, TimeTac oder HRworks infrage kommen. Welche Software am besten passt, hängt unter anderem von den Arbeitszeitmodellen und den gewünschten Schnittstellen ab.
Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich für Schichtbetrieb?
Unternehmen mit Schichtbetrieb benötigen neben der Arbeitszeiterfassung häufig auch Funktionen für Dienstplanung, Personaleinsatz und Auswertungen. Zu den bekannten Lösungen in diesem Bereich gehören Papershift, ATOSS und SAP SuccessFactors Time Tracking.
Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich für Unternehmen mit SAP?
Für Unternehmen mit einer SAP-Systemlandschaft kann SAP SuccessFactors Time Tracking eine passende Lösung sein. Die Software ist auf die Integration in bestehende SAP-Umgebungen ausgelegt und ermöglicht eine enge Verzahnung von Zeiterfassung, HR- und Payroll-Prozessen.
Wann brauchen Unternehmen keine Zeiterfassungssoftware?
Grundsätzlich sollten Unternehmen davon ausgehen, dass sie verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu erfassen. Ausnahmen können allerdings für bestimmte Personengruppen gelten, zum Beispiel für leitende Angestellte. Die Anforderungen dafür sind jedoch hoch. Nicht jede Teamleitung oder Abteilungsleitung gilt rechtlich automatisch als leitender Angestellter. Daher ist immer eine Einzelfallprüfung empfehlenswert.
