Energieversorgung
Administration von Mitarbeiterakten
Digitale Personalakte
Die SachsenEnergie AG ist ein deutsches Energieversorgungsunternehmen mit Hauptsitz in Dresden, das derzeit rund 3.600 Mitarbeitende beschäftigt. Das Unternehmen sorgt mit modernen, marktgerechten Lösungen und Produkten rund um Strom, Gas, Wärme, Wasser, Telekommunikation, Elektromobilität und Smart Services für hohe Lebensqualität in Sachsen und darüber hinaus. Außerdem betreibt es eigene Kraftwerke und erzeugt regenerative Energie aus Wind-, Wasser- und Solarkraft.
Der Wachstumskurs der SachsenEnergie AG führte dazu, dass die Anzahl zu verwaltender Mitarbeiterakten anstieg. Das machte die analoge Aktenadministration nicht mehr praktikabel. Zudem fehlte auch der Lagerplatz.
Zusätzlich wuchs die Personalabteilung, sodass die Arbeitsprozesse an die neuen Gegebenheiten angepasst werden mussten. „Es war sehr zeitaufwendig, mit den Akten zu arbeiten, da immer nur eine Person Zugriff hatte.“, schildert Frau Lysann Waschke, Personalreferentin und spätere Projektleiterin für die Digitalisierung der Personalakten der SachsenEnergie AG. All dies unterstrich die akute Notwendigkeit, eine zeitgemäße Lösung für die Personalaktenadministration zu finden. Da bereits im Vorfeld zu diesen Herausforderungen die Digitalisierung der Akten geplant war, konnte Frau Waschke mit ihrem Team entsprechend zeitnah mit der Umsetzung der ersten Projektschritte beginnen.
Frau Waschke startete das Projekt intern mit einem kleinen Vorprojektteam, um den aktuellen Zustand der Personalakten und Prozesse im Unternehmen zu evaluieren. Nach einer IST- und Machbarkeitsanalyse präsentierte sie ihren Plan intern bei den Entscheidern und konnte anschließend das Projekt mit einer Konzeptionsphase einleiten. Nach der Verschriftlichung einer Projektvereinbarung trat das Projekt-Team in die Kick-off-Phase ein.
Initial planten Frau Waschke und ihr Team, das Projekt ohne externe Unterstützung umzusetzen. Ein Projektbeteiligter IT-Mitarbeiter gab jedoch den Impuls, dass in der ersten Phase des Projekts – bestehend aus der Erstellung eines Anforderungskataloges – die Hilfe eines Dienstleisters sinnvoll sein kann.
Ein entsprechendes Angebot zur Unterstützung bei der Vorauswahl lag dem Team bereits von der mindsquare AG vor – mit konkreter Auflistung des Dienstleistungsangebots, der Projekttage und des Kostenrahmens. „Wir haben uns das Angebot angesehen und aufgrund der Erfahrung von mindsquare in anderen Digitalisierungsprojekten und insbesondere in anderen Projekten zur Digitalen Personalakte entschieden, mindsquare zu beauftragen.“, erläutert Frau Waschke. „Und es war im Endeffekt die richtige Entscheidung, mindsquare ins Boot zu holen“. Insbesondere, da der Zeitplan für das Projekt eng getaktet war: Hier benötigte das Team jemanden, der mit Expertise und Erfahrung das Projekt zeitlich entlasten konnte.
Die gemeinsame Projektarbeit mit der mindsquare AG begann mit sorgfältiger Planung und Vorbereitung. Zunächst wurden Workshops organisiert und nach Zielgruppe und Verantwortlichkeiten aufgeteilt – bspw. für Personalkollegen, Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte und IT-Mitarbeiter. In diesen Workshops erarbeitete das mindsquare-Team gemeinsam mit Frau Waschkes Projektteam die wichtigsten Muss- und Kann-Kriterien, die schlussendlich zusammengeführt und in einem umfassenden Anforderungskatalog festgehalten wurden.
„Wir hätten theoretisch die Anbieterrecherche intern durchführen können, haben uns aber aufgrund der Vielzahl an Anbietern dagegen entschieden. In einem früheren Projekt waren wir mehrere Wochen damit beschäftigt, Anbieter zu recherchieren, zu kontaktieren und uns über deren Lösungen zu informieren. Da dieser Prozess stark zeitaufwendig war, haben wir beschlossen, diese Aufgabe nicht erneut intern zu übernehmen.“
– Frau Lysann Waschke, Personalreferentin SachsenEnergie AG
Auf Basis dieses Katalogs führte mindsquare eine umfassende Recherche durch, um herauszufinden, welche Anbieter in Frage kommen könnten. Diese Arbeit nahm Frau Waschke und ihrem Projektteam viel Zeit und Energie ab.
Das mindsquare-Team hat schlussendlich die Liste der Anbieter auf 8 Kandidaten reduziert und Frau Waschkes Team vorgestellt, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Im nächsten Schritt erstellte Frau Waschke gemeinsam mit mindsquare und dem internen Projektteam eine Ausschreibung an die ausgewählten Kandidaten. Die Rückmeldungen der Anbieter folgten sehr zeitnah. Ein Teil der Anbieter wurde ausgeschlossen, da sie die Anforderungen nicht erfüllen konnten. Übrig blieben 4 Anbieter, die auf die Ausschreibung positive Rückmeldung gegeben haben. „Die Lösungen lagen alle im Rennen dicht beieinander.“, erzählt die Personalreferentin, „daher haben wir uns alle 4 Produkte in einzelnen Anbieterpräsentationen vorstellen lassen.“ Anhand der Präsentationen und individuellen Eindrücke gab es eine intensive Bewertungsrunde, zu denen sich alle Projektbeteiligten gemeinsam besprachen. Hier fiel die Entscheidung zugunsten von forcont.
Im Rahmen des Projekts hat das Projektteam der SachsenEnergieAG gemeinsam mit der mindsquare AG einen Anbieter für die künftige Digitale Personalakte vorausgewählt. Dabei sind sie froh, dass sie bei der Auswahl nicht auf sich allein gestellt gewesen waren: „Durch die Zusammenarbeit mit mindsquare konnten wir Zeit sparen und uns auf einen überschaubaren Pool an Anbietern konzentrieren“.
Auch die Erstellung von Präsentationen und Auswertungen wurde durch das Projekt vereinfacht. „Dank der Vorarbeit von mindsquare hatten wir schnell verfügbare Zahlen, Daten und Fakten, die wir intern nutzen und in verschiedenen Runden präsentieren konnten. Das hat das Projekt in dieser Geschwindigkeit erst möglich gemacht“, betont die Personalreferentin. „Dank des Projekts wissen wir nun genau, welche Lösung unseren Anforderungen entspricht und können mit einem guten Gefühl in den Einführungsworkshop mit forcont starten.“ Das Einführungsprojekt mit forcont befindet sich derzeit bereits in der Abschlussphase.
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