Guido Klempien
13. März 2020

HCM Integration mit SuccessFactors – Was ist zu beachten?

HCM Integration Eine Schnittstelle zwischen SAP HCM und SAP SuccessFactors aufzubauen ist eine beliebte Lösung. Es wird ein sanfter Übergang von der OnPremise Welt in die Cloud-Lösung geschaffen. Häufig sollen die beiden Systeme nebeneinander betrieben werden. Erste Funktionen übernimmt SuccessFactors und Module wie Payroll bleiben im HCM. Damit diese Lösung klappt, finden Sie hier einige Problemstellen, die Sie vermeiden können.

Stück für Stück möchte die SAP einen Umstieg auf die Cloudplattform SuccessFactors im HR Umfeld ermöglichen. Das da auch etwas Druck hinter steht ist dabei ein Teil der Strategie. Nachdem den Kunden noch ein Puffer bis zur vollständigen Umstellung gewährt wurde, kommt es häufig zu Nachfragen nach Übergangslösungen. Dabei sollen häufig die Cloud-Lösung und die OnPremise-Lösung nebeneinander her arbeiten und über eine Schnittstelle Daten kommunizieren. Modelle die dabei häufig gewählt werden sind solche:

Wenn Unternehmen sich nun für eine der Lösungen entschieden haben geht es in detailliertere Fragen. Überlegungen zu diesen Fragen sind dabei eine Möglichkeit Probleme zu vermeiden.

  • Was soll in die Cloud und was bleibt am Boden?

Eine wichtige Frage die Sie sich stellen sollten: Welche Daten brauche ich eigentlich unbedingt in SuccessFactors und welche sind nötig im HCM und die benötigten Aufgaben zu erledigen. So kann es sein, dass Kunden spontan denken, dass sie alle möglichen Daten transportieren müssen. Bei näherer Betrachtung ist das aber gar nicht nötig. Auch wenn viele Daten transportiert werden können, besteht mit jedem Datensatz auch eine weitere Fehlerquelle, die vermieden werden sollte. Die Frage lautet also: Brauche ich das wirklich?

  • Welches ist das führende System?

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, wenn entschieden werden muss, welche Daten wo gepflegt werden. Welches soll also das führende System für einen Datensatz sein? Hierbei müssen interne Prozesse mit einbezogen werden. Fragen dazu können sein:

    • In welchen Prozessen werden Daten aufgenommen?
    • Wer trägt die Daten ins System?
    • Sind Self Services angedacht? Gibt es bereits welche?
    • Wenn Self Services im HCM genutzt werden, sollen diese in das EC verlegt werden?

Dabei ist auch ein intensiver Blick auf das Gesamtziel hilfreich. Wenn das Ziel eigentlich ist in allen Bereichen SuccessFactors führend zu machen, außer in denen in denen es nicht anders geht, sollte das bedacht werden. Das kann leicht in Vergessenheit geraten.

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  • Problemstelle: Zu viele Daten werden doppelt gepflegt.

Es kommt immer wieder zu Diskussionen, weil nicht klar wird, wo zukünftig Daten gepflegt werden. Arbeitsprozesse müssen geändert werden und die Frage kommt auf: “Was kann von den Fachkräften verlangt werden?”. Vielleicht ist es schon zu viel, wenn ein HRler, der seit 30 Jahren Daten in das HCM pflegt, dies mit einem Mal nicht mehr machen muss. Vielleicht ist ihn das auch absolut zuzutrauen.

In einigen Workshops sind wir nach langen Gesprächen zu dem Punkt gekommen, dass es die einfachste Lösung ist, Daten manuell in beiden Systemen einzutragen. Aber das kann eine Fehlentscheidung sein. Wenn Daten in 2 Systemen gepflegt werden, kommt es über kurz oder lang immer zu Dateninkonsistenzen. Daher sollte soweit möglich eine doppelte Pflege vermieden werden.

  • Problemstelle: Zu wenige Daten werden doppelt gepflegt.

Nun zu dem Gegenteil: Es kann genauso gut ein Problem werden, wenn zu wenige Daten doppelt gepflegt werden. Der Bereich in dem das primär auftritt betrifft das Organisationsmanagement (OM). Der Hintergrund ist, dass das OM in HCM und das OM in SuccessFactors unterschiedlich aufgebaut sind. Wenn nun durch eine automatisierte Schnittstelle die Daten von einem System in das andere transportiert werden, muss eine Umformung stattfinden. Angenommen SuccessFactors ist das führende System und soll sein OM in HCM spiegeln. Dann kann es zu organisatorischen Änderungen kommen. Gerade für die Abrechnung ist das ungünstig. Die Frage ist hier, ob die Probleme die Erleichterung wert sind. Es kann manchmal besser sein auf eine OM-Integration zu verzichten um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

SuccessFactors wird laut Aussagen der SAP auch in einer nahen Zukunft eine funktionstüchtige PY haben. Wenn dies der Fall ist, gibt es für viele Unternehmern keinen Grund mehr das HCM zu nutzen. Bis dahin ist doppelt manchmal besser.

Fehlendes Wissen und KnowHow. Das sind essentielle Gründe für Probleme beim Wechsel vom SAP-HCM-System zu SuccessFactors. Wir räumen auf und erklären Ihnen alles zur SuccessFactors-Schnittstelle.

Fazit

Insgesamt lässt sich sagen, dass eine Schnittstelle zwischen SuccessFactors und HCM eine gute Lösung bietet um einen ersten Schritt in die Zukunft zu wagen. Viele Unternehmen haben bereits SuccessFactors mit Employee Central und einigen weiteren Modulen im Einsatz. Um dort Dateninkonsistenzen zu vermeiden, ist eine Schnittstelle eine gute Lösung. Dabei muss allerdings beachtet werden, dass es nötig sein kann bestehende Prozesse zu ändern und Verantwortlichkeiten anzupassen. Außerdem sollten in jedem Schritt über die möglichen Chancen und Gefahren nachgedacht werden.

Sollten Sie zu dem Thema noch Fragen haben, schreiben Sie gerne ein Kommentar unter diesen Artikel oder melden Sie sich bei uns.

Guido Klempien

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Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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