- 6. Juni 2017

Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 2 – Aus Personalsicht

Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Andere profitieren in hohem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir Ihnen Chancen und Risiken vor, die die Einführung einer digitalen Personalakte mit sich bringt.

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 Vorteile aus Sicht der Personalabteilung

Dass die Einführung einer digitalen Personalakte viele Vorteile bieten kann, ist den meisten Unternehmen klar. Doch wie sehen diese Vorteile genau aus? Viele Anbieter werfen mit verschiedenen Funktionen und Technologien um sich, so dass beim Suchen leicht der Überblick über die verschiedenen Lösungen verloren geht. Wir haben die Informationen der großen Anbieter für Sie gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abhängig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle Übersicht verschaffen können.

In diesem Blogbeitrag habe ich über die Faktoren Datenqualität, Integration, Datensicherheit und Datenschutz gesprochen. Schauen wir uns jetzt Prozesse, Geschwindigkeit und Zugriff sowie Einsparungen an.

digitale personalakte Vorteile

Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern.

Prozesse

Der erste Ansatzpunkt für Verbesserungsmöglichkeiten liegt in den verknüpften Prozessen selbst. Hierbei können…

  • Services für Mitarbeiter erheblich verbessert werden
  • Personalbetreuer und Sachbearbeiter  durch automatisierte Vorgänge und Prozesse entlastet werden
  • Sowohl für Mitarbeiter (Employee Self Services) als auch für Führungskräfte (Manager Self Services) neue und einfachere Prozesse geschaffen werden, die vorher gar nicht erst möglich waren
  • Bestehende ESS/MSS integriert, verbessert oder erweitert werden.

So können erhebliche Verbesserungen in der Anwenderfreundlichkeit geschaffen werden. Die Personalabteilung und Sachbearbeitung wird erheblich entlastet und kann sich endlich den strategischen Aufgaben widmen, die dem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten!

Durch eine digitale Personalakte wird intelligentes Information Lifecycle Management erst möglich!

Einsparungen

Besonders für größere Unternehmen birgt eine DPA erhebliches Potential zur Einsparung von Altlasten, die sich über die Bestehenszeit des Unternehmens angesammelt haben und nun Prozesse behindern statt sie zu unterstützen. Hierzu zählen:

  • Einsparung von Bürofläche, Mietkosten, Lagergebühren; physischer Raum wird frei, wenn Aktenschränke wegfallen
  • Bei mehreren Standorten entfallen die Kosten für den Versand der physischen Akten von einem Standort zum anderen
  • Papier- und Druckkosten verringern sich
  • Teilweise können große Teile der Arbeitszeiten auf wertschöpfende Prozesse umgelenkt werden, wenn Zugriffszeiten minimiert werden und Suchfunktionen schnell die benötigten Daten liefern (hier ist oft die Rede von Werten bis zu 30% der Arbeitszeit der entsprechenden Personalsachbetreuer)

Geschwindigkeit und Zugriff

Durch die vollkommen neue Art des Zugriffs auf die Akten, werden viele der existierenden Prozesse durch die neuen Zugriffsmöglichkeiten revolutioniert und ermöglichen eine vollkommen neue Art der Prozessabläufe:

  • Der Zugriff auf Personaldokumente erfolgt leichter, flexibler und schneller. Insbesondere Sachbearbeiter lernen dies zu schätzen, wenn die Bearbeitungszeiten drastisch sinken.
  • Es werden Echtzeit-Daten abgerufen
  • Standortunabhängiger und systemübergreifender Zugriff
  • Zentrale Verfügbarkeit der Dokumente, auch simultaner Zugriff möglich
  • Gleichzeitiger Zugriff der Mitarbeiter auf eine Akte – auch mobil
  • Schnelle Suche per Volltext
  • Kein Zuschicken von Akten zwischen mehreren Standorten mehr, minimale Wartezeiten
  • Bei SAP-basierten Lösungen: Mobiler Zugriff auf die Akte per Smartphone oder Tablet / webbasierte Akte auf Basis SAP Fiori / HTML5

In unserer Erfahrung hat sich gezeigt, dass besonders die Kombination aus schlankeren Prozessen und den Einsparungen, die sich aus der Einführung einer digitalen Personalakte ergeben, auszahlen. Dies geht soweit, dass sich die Kosten einer Einführung im Durchschnitt bereits nach ein bis zwei Jahren vollkommen amortisieren. Es besteht ein erheblicher ROI.

Risiken

Neben den aufgezählten Vorteilen und Chancen gibt es auch einige Risiken zu berücksichtigen. Allerdings sind diese weniger technischer als organisatorischer Natur.

So entstehen die meisten Probleme mit DPA nicht durch die Technologie selbst, sondern durch das Umfeld, wie z.B. die damit verbundenen Prozesse oder ein undurchdachter Einführungsprozess. Weil dieser allein schon für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt, haben wir Ihnen in einem weiteren Beitrag speziell die Risiken eines Einführungsprozesses und Best Practices für den Umgang mit ihnen zusammengestellt.

Daten zu digitalisieren, ohne die dazugehörigen Prozesse zu durchdenken und zu digitalisieren, hat schlicht und ergreifend wenig Sinn und birgt eine Fülle an Risiken. Hierbei ist es ratsam, die Digitalisierungsgrade anzugleichen und gemeinsam sukzessive zu erhöhen.

Doch hierfür ist einiges an Know-how und Erfahrung in einer Vielzahl an Themenbereichen notwendig, eine Ressource, auf die viele Unternehmen intern nicht zurückgreifen können. Bei diesem oft unterschätzten und hochkomplexen Projekt ist übergreifendes Wissen von Nöten, welches die verschiedenen DPA Technologien, Prozessberatung und die SAP Basistechnologien einschließen muss. Nur so kann das vollständige Potential einer solchen Einführung erreicht werden und das Projekt ein voller Erfolg, statt ein großes Desaster werden.

Frank_Yukio_Nedwed
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Im Folgenden haben wir Ihnen noch einige Risiken aufgelistet, die häufig zu Komplikationen oder sogar zum Scheitern des Projekts führen:

  • Rechtliches: Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Personalakten jederzeit vor unbefugter Einsicht zu schützen. Somit müssen auch gesetzliche Bestimmungen für die Server eingehalten werden, auf denen die Daten gespeichert werden, auch wenn das ein anderer Anbieter übernimmt. Zertifikate und Überprüfungen schaffen hier vorab Sicherheit.
  • Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. Alles, was darüber hinaus geht, ist rechtlich unzulässig und die Einhaltung wird durch interne (Datenschutzbeauftragte, Betriebsräte) wie externe (BvD e.V., DVD e.V., …) Verbände sichergestellt.
  • Weltweiter und jederzeitiger Zugriff auf alle gespeicherten Daten ist grundsätzlich möglich. Dies birgt viele Vorteile, kann aber auch schnell zum Problem werden.
  • Recherchen und Auswertungen werden einfacher und aufgrund der Vielfalt der einbeziehbaren Daten aussagekräftiger. Dies kann nur allzu schnell den Verdacht der Überwachung oder unzulässiger Mitarbeiterbeurteilungen erwecken. Oft wird auch vom „gläsernen Mitarbeiter“ gesprochen.
  • Ebenso werden auch automatisierte Personalentscheidungen grundsätzlich möglich. Eine weitere Quelle von Bedenken, die vorab aus der Welt geschafft werden muss.
  • Einfache Personalakten werden durch §32 des Datenschutzgesetzes abgedeckt und legitimiert. Bei qualitativen Personalakten (Näheres zur Unterscheidung finden Sie in unserem Einführungsbeitrag zur DPA) existiert hier aber keine sichere Rechtsgrundlage. Somit müssen Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge geschaffen werden, um diese Grundlage zu bilden.

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer HR-Abteilung das Leben leichter zu machen interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

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