Frühfluktuation: Ein Überblick und was Sie dagegen tun können
Wissen Sie, wie effektiv Ihr Onboarding-Prozess wirklich ist? Oder was Sie tun können, um gezieltes Onboarding zu betreiben und die Fluktuationsquote zu senken? Vielleicht nutzen Sie einen papierbasierten Prozess für das Onboarding und haben aktuell den Eindruck, dass sich die Fragen im Recruiting immer wiederholen und nie konkret beantwortet werden können. Dann könnte Ihnen unser Beitrag weiterhelfen.
Bevor wir uns dem Thema Frühfluktuation annehmen, möchte ich Ihnen gerade im Onboarding die Wichtigkeit der einzelnen Auswertungen aufzeigen. Viele meiner Kunden haben zu Beginn auch häufiger das Problem, dass Auswertungen im Onboarding-Bereich so gut wie gar nicht gemacht werden. Sie leben dann ohne das Wissen um Ihre Frühfluktuation, was eher ein beschönigtes Bild darstellt. Schon sehr schnell stellt sich heraus, dass zukünftige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, dies jedoch eher eine Dunkelziffer ist. Natürlich ist das auch von Bereich zu Bereich unterschiedlich.
Gerade im Onboarding werden kaum Indikatoren zur Leistungsmessung erhoben. Sobald ich dann etwas tiefer nachfrage, stellt sich meistens heraus, dass eine Erhebung der Daten zu aufwendig wäre und die Kennzahlen doch zu wenig bringen. Jedoch bedenken Sie bitte immer, dass Sie ohne eine entsprechende Auswertung auch nicht aussagekräftig gegenüber Ihren Vorgesetzten sind.
Was ist Frühfluktuation?
Die Frühfluktuation ist eine besondere Art der Fluktuation und eine der wichtigsten Kennzahlen im Onboarding. Sie berechnet sich aus den besetzten Stellen und deren Fluktuation in naher Zukunft. Die genaue Zeiteinteilung kann je nach Unternehmensprozess frei gewählt werden. In der Regel wird die Frühfluktuation bis zum Ende der Probezeit erhoben und beginnt bei Erhalt des unterschriebenen Arbeitsvertrags.
Gerade in diesem Zeitintervall ist die Fluktuationsquote oft sehr hoch. Laut aktuellen Studien liegt sie bei mittelständischen Unternehmen im Schnitt um die 30 %. Das ist natürlich eine sehr hohe Zahl, wenn Sie sich einmal überlegen, dass 3 von 10 Mitarbeitern, die Ihren Arbeitsvertrag unterschrieben haben, es nicht über die Probezeit schaffen. Außerdem wird in aktuellen Studien darauf hingewiesen, dass über 86 % der Besetzungen laut den Unternehmen gerne übernommen werden sollten.
Diese Stellen müssen anschließend erneut besetzt werden, wobei weitere administrative Tätigkeiten anfallen (Zugänge, etc.).
Was kostet das alles?
Um das Ganze einmal praktischer anzugehen werde ich Ihnen anhand eines Beispiels die Kosten separat aufschlüsseln.
Nehmen wir einmal an, dass bei Ihnen im Monat 100 Leute den Arbeitsvertrag unterschreiben und dass wir pro Absprung die Stellen neu ausschreiben und besetzen müssen.
So könnten sich folgende Kostenfelder ergeben:
| Kostenfeld | Betrag |
| Einstellungsprozess beenden und ggf. Rückgängig machen | 1000 – 4.000 € |
| Stelle neu ausschreiben | 1000 € |
| Bewerbungsprozesse abwickeln (mehrere Beteiligte) | 1000 € – 5000 € |
| Ausbildung des neuen Mitarbeiters bis zur vollen Einsatzfähigkeit | 10.000 € |
| Gesamt | 13.000 € – 20.000 € |
Wenn wir nun die Kostenbestandteile einfach zusammenrechnen, kommen wir auf einen zusätzlichen Kostenaufwand von 13.000 € – 20.000 €. Da ich schon bei den Kosten eher ein günstigeres Modell angenommen habe, würde ich einfach mal mit den 13.000 € weiterrechnen. In diesem Fall hätten Sie einen Kostenpunkt von 390.000 € pro Monat und im Jahr eine Gesamtkostenmenge von 4.680.000 €.
Das oben gezeigte Beispiel ist natürlich nur eine grobe Aufstellung. Gerne können wir für Sie eine detailliertere Aufstellung nach Abteilung und Arbeitsfeld vornehmen. Die Auswertung zeigt allerdings auch, wie viel Potenzial in diesem Unternehmensumfeld im Onboarding steckt und dass es sich lohnt, die Daten entsprechend zu erheben. Und selbst wenn Sie sagen, dass Sie im Jahr nur 100 Mitarbeiter einstellen, so hätten Sie immer noch einen Kostenblock von 390.000 € / Jahr.
Ein weitaus bitterer Punkt ist, dass die Statistiken der letzten Jahre zeigen, dass die Frühfluktuation in Unternehmen eher steigt als sinkt. Als Begründung führen die Statistiken den Generationswechsel und den Fachkräftemangel an. Beide Effekte wirken sich in Gänze auf ein vollständiges Mitarbeiterbild aus.
Was kann ich tun?
Da wir hier von Fluktuation sprechen, ist Ihnen bestimmt auch klar, dass eine Frühfluktuation nicht auf 0 % gesenkt wird. Jedoch ist eine Halbierung der aktuellen Quote durchaus möglich. Sorgen Sie dafür, dass Ihre aktuellen Prozesse gelebt werden und wenn dies bereits der Fall ist: Optimieren Sie die Prozesse aus der Sicht des Bewerbers/Mitarbeiters. Sollten Sie die Kennzahlen der Frühfluktuation noch nicht messen, so erheben Sie diese zeitnah, um sich ein genaueres Bild über Ihre Onboarding-Situation zu verschaffen. Und ganz wichtig: Bleiben Sie am Ball, indem Sie Maßnahmen festlegen, welche die Prozesse und die Personalabteilung unterstützen die Frühfluktuation senken.
Die Zukunft gehört denen, die bereit sind, zu handeln.
Sollten Sie um die 70 – 100 unterschriebenen Arbeitsverträge pro Monat verwalten müssen, empfehle ich Ihnen den Einsatz einer digitalen Lösung zur Unterstützung des Prozesses. Ein papierbasierter Prozess ist ab diesem Datendurchlauf einfach nicht mehr effizient umsetzbar. Auf dem Markt selber gibt es einige Softwareanbieter mit entsprechenden Onboarding-Lösungen. Mindsquare selbst hat ein Produkt basierend auf der SAP Business Enterprise Suite entwickelt. Wenn Sie eine voll integrierte Lösung suchen, finden Sie hier mehr Informationen zu unserer Onboarding-Lösung.
