3 Möglichkeiten zur Digitalisierung für Ihre HR-Prozesse

Die Welt des Personalmanagements ist im Umbruch und die Zukunft gehört der Digitalisierung. Daher ist es an der Zeit, Ihre HR-Prozesse digital aufzurüsten. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 3 Digitalisierungsmöglichkeiten vor: Fiori Prozesse & Formulare, die Digitale Personalakte und SAP Build Process Automation. Das sind einige der Tools, die Ihre HR-Abteilung effizienter machen und mehr Raum für innovative Tätigkeiten schaffen können. Aber was bedeutet das in der Praxis? Anhand eines realen Kundenbeispiels zeige ich Ihnen, wie Sie mit der richtigen Wahl die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse bewältigen können.

Lösungsmöglichkeiten zur Digitalisierung von HR-Prozessen

Zunächst möchte ich Ihnen drei verschiedene Lösungsmöglichkeiten in kurzer Steckbriefform vorstellen, von denen wahrscheinlich mindestens eine für Sie in Frage kommen könnte.

E-Book: Die digitale Personalakte

Hier erhalten Sie einen Überblick über typische Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und wichtige Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.

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1. Fiori Prozesse & Formulare

   • Framework zur Erstellung kundenindividueller Formulare und Genehmigungsprozesse.
   • Bietet vordefinierte Feldtypen wie Text-, Auswahl- und Datumsfelder sowie viele mehr.
   • Nutzt das in SAP vorhandene Prozessframework. Somit können Sie weiterhin SAP-Standards benutzen.
   • Automatische Verbuchung von Infotypen ohne Coding ist rein im Customizing möglich, indem verschiedene Informationen einem bestimmten Infotypen hinterlegt werden und so in einem bestimmten Feld verbucht werden.
   • Bietet bereits einige vordefinierte Prozesse und Formulare zur direkten Verwendung an.

2. Digitale Personalakte

   • Ursprünglich ein reiner Ablageort für mitarbeiterbezogene Dokumente, betrachtet die State-of-the-Art der Digitalen Personalakte jedoch den kompletten dokumentenbasierten HR-Prozess.
   • Heutige Anbieter haben zusätzlich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und ein Workflow-Management-System im Portfolio.
   • Abgerundet wird dies über Employee Self-Services.
   • Sie können damit den kompletten dokumentenbasierten HR-Prozess abbilden.

3. SAP Build Process Automation

   • Mit SAP Build Process Automation können Fachanwender ihre HR-Prozesse und Aufgaben ohne Programmieraufwand automatisieren.
   • Dazu werden mehrere Anwendungen für die spezifische Automatisierung bestimmter Bereiche angeboten.
   • Sie können dabei sowohl SAP- als auch Nicht-SAP-Apps integrieren.
   • Die Analyse und Überwachung der Prozesse ermöglicht eine stetige Optimierung und weitere Automatisierung.

Webinar: Dokumentenchaos adé: HR-Papierprozesse erfolgreich digitalisieren

Ineffiziente Papierprozesse stellen die Personalabteilung vor einige Herausforderungen: Komplexe Strukturen, eingeschränkter Zugriff auf Dokumente und fehlende Übersicht verursachen hohe Kosten und frustrieren Ihre HR-Mitarbeiter. Erfahren Sie im Webinar, wie Sie das Dokumentenchaos bewältigen und HR-Prozesse erfolgreich digitalisieren können. Sie lernen verschiedene Digitalisierungsansätze für dokumentenbasierte HR-Prozesse kennen und erfahren anhand eines Kundenbeispiels, wie dieser sein Dokumentenchaos bewältigen und die Effizienz steigern konnte.

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Kundenbeispiel: Digitalisierung von HR-Prozessen

Nachdem Sie nun die verschiedenen Lösungen zur Digitaliserung Ihrer HR-Prozesse im ersten Überblick kennen gelernt haben, möchte ich Ihnen ein Kundenbeispiel vorstellen. Mit diesem zeige ich Ihnen, wie wir die richtige Lösung für diesen speziellen Kunden gefunden haben.
Das Unternehmen kommt aus der Energiebranche, hat einen Umsatz von ca. 3,3 Mrd. Euro und ca. 3.300 Mitarbeiter.
Gemeinsam haben wir folgende zentrale Herausforderungen herausgearbeitet:

1. Die Besetzung von Stellen dauert mehrere Wochen, Bewerber haben sich daher meist bereits anders entschieden.
2. Mitarbeiter müssen ständig unter hohem manuellen Aufwand fehlerhafte Daten im System korrigieren.
3. Der Status von Anträgen (bspw. Urlaubsanträgen) ist unbekannt und der aktuelle Genehmiger kann nicht identifiziert werden.
4. Altmodische Anwendungen führen zu langsamer Arbeitsweise und ermöglichen weniger Fokus auf das Kerngeschäft
5. Es herrscht Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und ein Wunsch nach mehr Digitalisierung und Automatisierung.

Unsere Lösung:

Die Lösung war die Digitale Personalakte, die wir gemeinsam mit dem Kunden auf Grundlage einer ausführlichen Prozessanalyse und Priorisierung ausgewählt haben. Die wichtigsten Entscheidungskriterien waren folgende:

1. Es wurde eine zentrale Software für Dokumente und HR-Prozesse benötigt.
2. Die Einführung war günstig und auf das Unternehmen kamen nur geringe Implementierungskosten zu.
3. Es war eine einfache Anpassbarkeit durch vorhandene Tools gefragt. Mithilfe der Digitalen Personalakte können die Personalmitarbeiter dies problemlos umsetzen.
4. Aufgrund der großen Anzahl an Dokumenten in diesem Unternehmen wurde eine Dokumentenmanagementsystem benötigt, um die Effizienz zu steigern.

Aufgrund dieser Kernpunkte ergab sich die Entscheidung für die Digitale Personalakte. Der Kunde konnte seine Herausforderungen meistern, sich in verschiedenen Bereichen einen Wettbewerbsvorteil sichern und gleichzeitig Kosten sparen.

Starten Sie heute mit der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

In Zeiten des digitalen Wandels müssen auch Sie Ihre HR-Prozesse durch Digitalisierung fit für die Zukunft machen. Ich habe Ihnen verschiedene Lösungen vorgestellt, die Ihr Unternehmen entscheidend voranbringen können – seien es Fiori Prozesse & Formulare, die Digitale Personalakte oder SAP Build Process Automation. Natürlich kann das vorgestellte Kundenbeispiel nicht verallgemeinert werden: Dieses sollte nur verdeutlichen, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen nicht allzu komplex sein muss. Gerne lade ich Sie dazu ein, einen Kommentar zu hinterlassen oder Kontakt zu mir aufzunehmen, wenn Sie noch Fragen haben.