Shawn Conley Sweeney
27. November 2023

SAP Payroll: Ausgangssituationen und Lösungswege

SAP Payroll

Das Wartungsende des SAP HCM (SAP Human Capital Management) bringt auch die Klärung der Frage mit sich, wie es denn zukünftig mit dem Thema Entgeltabrechnung/SAP Payroll weitergeht. Wie stellen Sie sicher, dass Sie nach 2027 noch die Gehälter an Ihre Belegschaft zahlen können? Wie Sie von welcher Ausgangssituation zur richtigen Lösung gelangen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wartungsende SAP HCM: Was ist eigentlich mit der Payroll?

Viele Kunden sind aktuell mit Fragen konfrontiert wie:

  • Was genau passiert nach dem Wartungsende des HCM mit unserer Payroll?
  • Lohnt sich H4S4 wirklich oder bringt es nur kurzfristige Erleichterung?
  • Bietet SuccessFactors überhaupt eine verlässliche Payroll für deutsche Unternehmen an?

Die Antworten zu diesen Fragen hängen von der jeweiligen Ausgangssituation ab, in der Sie sich aktuell mit Ihrer Payroll befinden.

Die 5 Ausgangssituationen und ihre Lösungswege

Ausgehend von den 5 gängigsten Ausgangssituationen unserer Kunden stelle ich Ihnen folgend mögliche Lösungswege vor, wie Sie auch nach 2027 die Entgeltabrechnung sicherstellen können.

E-Book: Wartungsende SAP HCM – Ihre Möglichkeiten für die Zukunft

Die Tage des SAP HCM sind gezählt: In diesem E-Book erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich Ihnen und Ihrem Unternehmen für die Zukunft bieten.

1. Ausgangssituation: Sie haben ein eigenes SAP-HCM-Abrechnungssystem

Diese Ausgangssituation ist der Evergreen. Die meisten Unternehmen befinden sich also hier: Sie verfügen über Ihr eigenes SAP HCM und bilden Ihr Abrechnungssystem darüber ab. Meist stellen Sie sich die Frage, wie Sie die Fortführung Ihrer Abrechnung in Einklang mit der SAP-Strategie bringen. Buzzwords wie H4S4 (SAP HCM for S/4HANA) oder PCE (Private Cloud Edition) spielen hier eine große Rolle.

Möglicher Lösungsweg:

Im ersten Schritt müssen Sie Entscheidungen über das gewünschte SOLL Ihrer Payroll treffen: Was genauer erwarten Sie z. B. von der Lösung? Halten Sie also fest, was Ihre Abrechnung machen soll. Ein Zwischenschritt ist hierbei meist üblich, dass Unternehmen zur PCE bzw. auf H4S4 umstellen. Sie behalten den Aufgabenbereich somit intern und lagern ihn nicht an Drittanbieter aus.

Danach folgt üblicherweise die Einführung einer HR-Cloud-Software, in der Sie Ihre Abrechnungsangelegenheiten abbilden können. Alternativ lagern Sie Ihre Payroll an einen Drittdienstleister aus und behandeln diesen Punkt somit extern.

2. Ausgangssituation: Sie haben ein extern gehostetes SAP-HCM-Payroll-System

Bei der zweiten üblichen Ausgangssituation haben Unternehmen ihre SAP-HCM-Abrechnung an einen Dienstleister ausgelagert. Gängige Frage bei dieser Situation ist folgende: Wie gehen wir mit der Datenbefüllung bei Veränderung unserer eigenen HR-Landschaft vor, wenn wir unser eigenes System in die Cloud verlagern möchten?

Möglicher Lösungsweg:

Sprechen Sie am besten zunächst mit Ihrem Anbieter und klären Sie mit ihm seine Timeline ab: Geht Ihr Anbieter den Weg der SAP mit, also folgt der Umstellung auf H4S4? Wenn Ihr Anbieter noch über keine Timeline verfügt, dann fordern Sie unbedingt eine an – zwar haben Sie noch bis 2027 Zeit, jedoch sollte der Plan bereits stehen.

Auch hier müssen Sie sich zudem über den SOLL-Stand Ihrer HR-Software bewusst machen – bleiben Sie On-Premises oder wechseln Sie in die Cloud?

3. Ausgangssituation: Sie sind bereits auf SAP H4S4 bzw. zur PCE gewechselt

Wenn Sie der SAP-Strategie bereits gefolgt sind und zudem mit einigen Lösungen bereits in die Cloud gegangen sind, sind Sie in der dritten Ausgangssituation. Oftmals fragen sich Unternehmen in dieser Ausgangssituation, welches System zukunftssicher ist und wie sie stabil bei veränderten OM- (Organisationsmanagement) oder PA-Prozessen (Personaladministration) verbleiben.

Möglicher Lösungsweg:

In dieser Situation rückt Ihre Entscheidung über eine neue HR-Software mehr in den Vordergrund, da Sie die Abrechnung zunächst sichergestellt haben.

H4S4 und die Private Cloud Edition sind nämlich nicht die strategischen Nachfolger des SAP HCM. Hier gibt es daher keine Weiterentwicklung u. a. im Talent-, Skill- und Lernmanagement oder auch im Recruiting. Der HCM-Nachfolger liegt bei SAP in SuccessFactors. Oder Sie schauen sich bei anderen Anbietern um: Haben Sie sich z. B. schon mal Workday oder Personio angeschaut?

4. Ausgangssituation: Sie verfügen über eine Dritt-Payroll, die an das SAP HCM angebunden ist

Wenn Sie eine Payroll über einen Drittanbieter haben, die zudem an Ihr SAP HCM angebunden ist, fragen Sie sich bestimmt, wie Sie Ihren Partner mit in ein neues System nehmen. Manche Unternehmen fragen sich zudem, ob sie ihren Payroll-Partner überhaupt in ein neues System mitnehmen müssen, wenn sie auch die Abrechnungslösung des neuen Systems nutzen können. Außerdem sind sich viele nicht sicher, ob die Zwischenschritte, die von SAP angeboten werden, überhaupt benötigt werden und man nicht direkt auf SuccessFactors oder andere Lösungen wechseln kann.

Möglicher Lösungsweg:

Bei einem unserer Kunden mit dieser Ausgangslage haben wir bei der Einführung einer neuen HR-Cloud-Lösung geholfen. Dieser nutzte DATEV als Dritt-Lösung und wollte vom SAP HCM zur PCE wechseln. Die einzelnen Schnittstellen zu weiteren Drittanbieter-Lösungen haben wir nach und nach implementiert. Das Ergebnis: Sie sind sauber abgetrennt vom Altsystem des SAP HCM und verfügen über eine ordentliche Cloud-Landschaft mit verschiedenen Schnittstellen.

5. Ausgangssituation: Ihre Abrechnung verläuft über einen Abrechnungspartner (u. a. Steuerberatung)

In der letzten üblichen Ausgangssituation lassen Unternehmen ihre Abrechnung über einen Abrechnungspartner wie z. B. einer Steuerberatung laufen. Häufig gestellte Frage in dieser Situation ist: Wie können wir unsere Partner zentral und automatisiert mit den benötigten Daten versorgen?

Möglicher Lösungsweg:

Auch hier ist die Entscheidung über die SOLL-Situation Ihrer HR-Suite wichtig, da Sie schauen müssen, welche Lösung mit Ihrem Partner kompatibel ist. Sie müssen also schauen, welche Integrationen sich überhaupt für Sie anbieten. Die neue Suite wird dann die Führung übernehmen.

Im letzten Schritt führen Sie die Standard-Schnittstellen zu Ihren Abrechnungspartnern ein. Alternativ kreieren Sie Ihre eigenen Schnittstellen, damit der Ablauf Ihrer HR-Prozesse einwandfrei gewährleistet wird. So kann auch die automatisierte Datenübertragung an Ihren Partner gesichert werden.

Zukunft Entgeltabrechnung: Was ist eigentlich mit der Payroll?

Bei der Wahl einer Lösung zur Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen Unternehmen vor einer Vielzahl von Optionen: Die Nutzung interner Lösungen wie einem bestehenden ERP-System, der Gebrauch der On-Premise-Lösung H4S4 oder einer Cloud-Software wie SuccessFactors, Workday, Personio & Co. bis hin zu einem Wechsel zu einem Outsourcing-Anbieter wie DATEV und PAISY. Die begrenzte Lebensdauer mancher Lösungen und für die Zukunft geplante Realeses erschweren die Entscheidungsfindung ­­ – doch welche Lösung ist für Ihr Unternehmen die richtige?

Fazit – Wie treffen Sie die richtige Entscheidung?

Wie Sie vielleicht bereits den vorgestellten möglichen Lösungswegen entnehmen können: Es kommen viele Entscheidungen auf Sie zu. Nicht nur in Hinblick auf die Payroll, sondern grundsätzlich auf die Entwicklung Ihrer derzeitigen HR-Landschaft. Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihren derzeitigen Stand zu evaluieren und eine zukunftsfähige Roadmap für Ihre HR IT aufzubauen.

Shawn Conley Sweeney

Shawn Conley Sweeney

Als Management- & Technologieberater unterstütze ich HR-Abteilungen von der strategischen HR-IT-Planung über die Tool-Auswahl bis hin zur Implementierung dabei, HR-Prozesse effizienter zu gestalten und mit der passenden Software zu vereinfachen.

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