SAP Fieldglass

Fieldglass

SAP Fieldglass optimiert Personalbeschaffung und Verwaltung. Externe Mitarbeiter werden f├╝r Unternehmen immer wichtiger. Laut einer 2018 ver├Âffentlichten globalen Studie von SAP und dem Wirtschaftsforschungsunternehmen Oxford Economics entfallen aktuell 44 % der gesamten Personalausgaben auf externe Arbeitskr├Ąfte. Diese werden als zus├Ątzliche Mitarbeiter zur ├ťberbr├╝ckung von Personalengp├Ąssen, zur Verbesserung der Wettbewerbsf├Ąhigkeit des Betriebes oder wegen ihrer besonderen Spezialisierung f├╝r befristete Projekte rekrutiert. Der seit vielen Jahren beobachtete Trend zu immer mehr externen Kr├Ąften gibt Unternehmen die Gelegenheit, spezielle Kompetenzen kurzfristig gezielt auszubauen. Doch bringt diese Entwicklung auch gravierende Nachteile mit sich: 75 % der Gesch├Ąftsleitungen und Inhaber haben keinen Zugang zu Informationen ├╝ber diese zus├Ątzlichen Talente. Die fehlende Transparenz ist meist Folge noch nicht standardisierter Prozesse im HR-Bereich.

Stand der Digitalisierung im Bereich Human Resources

Eine 2016 ver├Âffentlichte Studie von Cornerstone OnDemand zum Thema Digitales Talent Management im deutschsprachigen Raum kommt zu dem ern├╝chternden Ergebnis, dass in deutschen Firmen diesbez├╝glich gro├čer Nachholbedarf besteht: Nur jedes dritte Unternehmen gab an, f├╝r Personalbeschaffung, Planung und Verwaltung eine Softwarel├Âsung zu nutzen. Diese mangelhafte Anpassung an die neuen Marktgegebenheiten hat haupts├Ąchlich zwei Gr├╝nde:

  • Die HR-Mitarbeiter sind ├╝berwiegend mit betriebsinternen Prozessen besch├Ąftigt.
  • Die Personalarbeit ist noch immer traditionell orientiert.
Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tats├Ąchlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Mit dieser Ausrichtung sind die Firmen nur selten imstande, auf den sich ver├Ąndernden Markt angemessen zu reagieren. W├Ąhrend die meisten anderen Abteilungen bereits mit speziellen Softwarel├Âsungen arbeiten, hat der Personalbereich in Sachen Digitalisierung gro├če Defizite. Unternehmen, die ihr Talent Management softwareunterst├╝tzt erledigen, nutzen die digitale L├Âsung f├╝r den gesamten Prozess vom Recruiting und Onboarding ├╝ber die Personalentwicklung bis hin zum Offboarding. Sie haben erkannt, dass das digitale Rekrutieren neuer Talente und ihre Integration in den Betrieb die Wettbewerbsf├Ąhigkeit des Unternehmens erh├Âhen kann. Das funktioniert aber nur dann optimal, wenn Abl├Ąufe und die zur Umsetzung verwendete Software auf die jeweiligen Key Performance Indicators (KPIs) ausgerichtet sind. Das ist laut Cornerstone-Studie aber nur bei 9,9 % der befragten Firmen der Fall.
Diese traditionelle funktionale Trennung wirkt sich vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung externer Mitarbeiter und Dienstleistungen f├╝r das betreffende Unternehmen nachteilig aus. Die Personalarbeit kann dem Betrieb nur durch das Total Workforce Management (TWM), also die enge Kooperation von HR und Dienstleistungseinkauf, strategische und operative Vorteile bringen. Nur so wissen die HR-Verantwortlichen, wie viele Externe in welchen Abteilungen mit welchen T├Ątigkeiten besch├Ąftigt sind und ├╝ber welche Qualifikationen sie verf├╝gen. Au├čerdem ist die Einbindung externer Dienstleistungspartner wie beispielsweise Outsourcingagenturen in den Einstellungsprozess wichtig.

Softwareunterst├╝tztes Total Workforce Management spielt dar├╝ber hinaus bei der Besetzung offener Stellen eine gro├če Rolle, da Unternehmen auch daf├╝r meist externe Arbeitskr├Ąfte bevorzugen. Nicht digitalisierte Rekrutierungen ziehen sich oft lange hin: 47 % der in der Studie interviewten Betriebe gaben an, dass die Vakanzen l├Ąnger als ein halbes Jahr unbesetzt blieben. Am st├Ąrksten waren gehobene mittelst├Ąndische Unternehmen betroffen. Bei ihnen konnten 53 % die freie Stelle erst nach sechs Monaten besetzen. 25 % von ihnen konnten sogar nach 12 Monaten noch keinen Mitarbeiter einstellen. Setzen Unternehmen jedoch TWM-Software ein, sind sie im Vorteil, was die Dauer der Vakanzen und die Stellen angeht, f├╝r die keine passenden Talente gefunden werden: 31 % dieser Betriebe konnten die freie Stelle innerhalb eines Monats besetzen, 24 % ben├Âtigten daf├╝r ein bis drei Monate. Zu ├Ąhnlich positiven Ergebnissen kommt die Studie in Bezug auf die Folgen der offenen Stellen: 37 % der Firmen mussten keine negativen Konsequenzen wie Mehrarbeit der festen Mitarbeiter (54 % gegen├╝ber 70 %) und Probleme mit der Einhaltung von Projektterminen (27 % gegen├╝ber 45 %) hinnehmen.

Auf die Frage, wer die fachliche Verantwortung f├╝r die Umsetzung des TWM im eigenen Unternehmen trage, antworteten 56 % der digital arbeitenden Firmen, dass diese beim HR-Manager liege. Nur bei 13 % der TWM-Nutzer befindet sie sich in den H├Ąnden des Dienstleistungseinkaufs. Nach den Gr├╝nden f├╝r die Einf├╝hrung des umfassenden digitalen Personalmanagements befragt, f├╝hrten 91 % die h├Âhere Effizienz an. 88 % wollten damit die Qualit├Ąt ihrer Personalarbeit verbessern und 74 % die Compliance. Weitere Gr├╝nde sind Kostensenkungen und bessere Transparenz im Personalbereich. Grundlegende Technologien, die das TWM umsetzen und so die klassische Funktionstrennung zwischen HR und Einkauf ├╝berwinden, sind cloudbasierte VMS (Vendor Management Systeme) wie das von SAP.

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Was ist ein Vendor Management System?

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businessl├Âsungen, die es den Betrieben erm├Âglichen, ihre externen Dienstleister und Arbeitskr├Ąfte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. M├Âchten sie das TWM einf├╝hren, m├╝ssen sie keine individuellen L├Âsungen entwickeln lassen, sondern k├Ânnen sich unter der Vielzahl angebotener VMS die f├╝r ihre Anforderungen passende Software aussuchen. Mithilfe des Vendor Management Systems kann sich das Unternehmen von speziellen Personaldienstleistern und Outsourcinganbietern nach Bedarf zeitlich befristet oder dauerhaft eingeplante Arbeitskr├Ąfte anfordern. Darunter fallen je nach Einsatzzweck (ungelernte) Saisonkr├Ąfte, Facharbeiter, B├╝roangestellte, Freelancer, Berater und selbstst├Ąndige Spezialisten mit Hochschulabschluss.
Das ├╝berwiegend von national und international t├Ątigen, mittleren und gro├čen Unternehmen genutzte Lieferantenmanagementsystem erm├Âglicht eine transparente, kostensparende und effiziente Beschaffung personeller Ressourcen und Dienstleistungen.

Mit einem VMS haben Entscheider:

  • jederzeit Kontrolle ├╝ber die Einstellung des Personals und die folgenden Abl├Ąufe
  • alle ben├Âtigten Informationen ├╝ber externe und interne Mitarbeiter aus einer Hand
  • die M├Âglichkeit, die gew├Ąhlte digitale L├Âsung problemlos in das bestehende ERP-System zu integrieren
  • wegen der umfangreichen Datenbasis und digitalen Tools die Gelegenheit, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen
  • die M├Âglichkeit einer engen Kooperation mit den Personalvermittlern, da diese ebenfalls in die Funktionalit├Ąt des VMS eingebunden sind
  • die Gelegenheit, Verwaltungsvorg├Ąnge zu beschleunigen und zu optimieren
  • die M├Âglichkeit, bei der Einstellung einer gr├Â├čeren Anzahl von Mitarbeitern unterschiedliche Stundens├Ątze zu vereinbaren und einzuhalten
  • die Gelegenheit, die Performance der Personaldienstleister zu ├╝berwachen. So k├Ânnen Agenturen, die von den Absprachen abweichen, schneller ausgeschlossen werden.

Wichtigste Fakten zu SAP Fieldglass

SAP Fieldglass hei├čt das Vendor Management System der SAP SE. Es tr├Ągt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht s├Ąmtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. Mit der schnellstm├Âglichen Implementierung der Softwarel├Âsung k├Ânnen Gesch├Ąftsleitungen die digitale Transformation ihres Unternehmens herbeif├╝hren. Der Marktf├╝hrer der cloudbasierten VMS automatisiert den gesamten Ablauf von der Beschaffung der meist tempor├Ąren Mitarbeiter ├╝ber ihre Steuerung in den jeweiligen Abteilungen und Projekten bis hin zum Offboarding bei Vertragsende.

Au├čerdem erm├Âglicht Fieldglass die Abrechnung der externen Arbeitnehmer, die oft auf der Basis von Werk- und Dienstvertr├Ągen arbeiten. Das SAP VMS wird dreimal pro Jahr aktualisiert, sodass Unternehmen stets mit der technisch neuesten Version arbeiten. In diese sind nat├╝rlich auch zwischenzeitlich erfolgte ├änderungen im Arbeits- und Tarifvertragsrecht integriert. Die Bezeichnung Fieldglass geht auf den gleichnamigen Marktf├╝hrer im Bereich SaaS-L├Âsungen zur├╝ck. Mit dem Kauf dieses Softwareunternehmens im Jahr 2014 erweiterte SAP das Human Capital Management von SuccessFactors um eine Software f├╝r die Beschaffung von externem Personal und von Dienstleistungen.

Funktionen des SAP Vendor Management Systems

Das SAP Lieferantenmanagementsystem vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters ├╝ber die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung. Der HR-Verantwortliche erstellt und steuert mithilfe automatisierter Tools und in ├ťbereinstimmung mit den betrieblichen Richtlinien Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungen. Er legt zusammen mit dem gew├Ąhlten externen Personalvermittler Vertragsbedingungen, Arbeitsumfang, Tarife, Verantwortlichkeiten und weitere Konditionen fest. Danach bekommt er von diesem mehrere Kandidaten vorgeschlagen und vergleicht sie miteinander. Hat er seine Auswahl getroffen, wird das automatisierte Onboarding gestartet. Zu diesem geh├Ârt beispielsweise auch das Einrichten von Zutrittsberechtigungen und Sicherheitspr├╝fungen und sp├Ąter beim Offboarding das Ausfertigen von Zeugnissen.
Zu den Funktionen des VMS geh├Âren au├čerdem Qualit├Ątskontrollen, die entsprechend den Vorgaben erbrachte Leistungen garantieren, die Genehmigung der angeforderten Leistungen gem├Ą├č definierter Genehmigungsgruppen, die auf die Beschaffungsanforderungen des jeweiligen Betriebes abgestimmt sind, transparente Vorgangspr├╝fungen, die Erstellung entsprechender Berichte und ein umfassendes HR-Kostenmanagement. Dank des Total Spend Management des integrierten SAP Ariba sind sogar falsche Lohnabrechnungen ausgeschlossen. Der Personalmanager kann au├čerdem auf das SAP Unterschriftenmanagement DocuSign zugreifen, mit dessen Hilfe sich die Dokumente der neuen externen Arbeitskr├Ąfte zentral verwalten lassen.

Vorteile von Fieldglass

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle f├╝r eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand, was die Anzahl der internen und externen Mitarbeiter betrifft, welche dies sind, wo sie eingesetzt sind, welche fachlichen Kompetenzen sie haben, wie lange sie voraussichtlich ben├Âtigt werden und ob sie m├Âglicherweise f├╝r eine Festanstellung vorgesehen sind. Personalleiter erhalten ├╝ber das Workforce Analytics Tool von SuccessFactors einen genauen ├ťberblick ├╝ber die F├Ąhigkeiten und beruflichen Werdeg├Ąnge der externen Arbeitnehmer. Auf diese Weise l├Ąsst sich das Total Workforce Management schnell und unproblematisch umsetzen. Au├čerdem erm├Âglicht das Lieferantenmanagementsystem die Planung der zuk├╝nftigen externen Mitarbeiter. M├Âchten Betriebe, die das SAP VMS verwenden, mit anderen cloudf├Ąhigen HR-L├Âsungen Daten austauschen, ist dies ebenfalls problemlos m├Âglich.
Da HR-Verantwortliche damit die externen Angebote besser miteinander vergleichen und sie das ben├Âtigte Personal dank des sogenannten Entscheidungsbaums richtig klassifizieren k├Ânnen, reduziert sich das Risiko f├╝r Fehlbesetzungen auf ein Minimum, was zur Verringerung der Beschaffungskosten beitr├Ągt. Folge der guten Transparenz ist au├čerdem eine Erh├Âhung der Lieferantenqualit├Ąt. Stellen in Projekten und Firmen lassen sich innerhalb k├╝rzerer Zeit mit den geeigneten Talenten besetzen, sodass sich Arbeitsausf├Ąlle und Mehrarbeit f├╝r die Kollegen vermeiden lassen. Die Anzahl der nicht besetzbaren Vakanzen wird deutlich verringert. Sollen feste Stellen mit externen Kr├Ąften neu besetzt werden, gelingt dies mithilfe des SAP Lieferantenmanagementsystems ebenfalls schneller. Global Player k├Ânnen damit ihre Attraktivit├Ąt als Arbeitgeber noch weitreichender steigern.
Da SAP auch ├╝ber eine Pr├Ąsenz in Deutschland verf├╝gt, erf├╝llt das VMS alle Anforderungen des deutschen Marktes und der Gesetzeslage in Deutschland. Ben├Âtigt die Personalabteilung einmal Hilfe, steht ihr ein kompetentes SAP Serviceteam zur Verf├╝gung. Das SAP VMS ist mit umfangreichen, ebenfalls unkompliziert zu verwendenden Analysetools ausgestattet, sodass Gesch├Ąftsleitungen und HR-Verantwortliche stets alle Entwicklungen im Blick haben und dank der Echtzeitdaten fachlich fundierte und verl├Ąssliche Entscheidungen treffen k├Ânnen. Kurz zusammengefasst, k├Ânnen Unternehmen mit der Fieldglass-L├Âsung:

  • ┬áihre Produktivit├Ąt bedarfsgerecht steigern
  • ┬ádie Zusammenarbeit innerhalb der Teams verbessern
  • ┬áArbeitseins├Ątze optimal planen und durchf├╝hren
  • ┬ádie am besten geeigneten Mitarbeiter f├╝r vor├╝bergehende und dauerhafte Jobs finden
  • ┬ádas Risiko von Personalengp├Ąssen und nicht besetzbaren Stellen minimieren
  • ┬áVerwaltungsvorg├Ąnge schlanker, ├╝bersichtlicher und kosteng├╝nstiger machen
  • ┬áf├╝r ausl├Ąndische Niederlassungen unproblematisch geeignetes Personal finden
  • ┬áden gesamten Workflow flexibel gestalten
  • die Vorg├Ąnge sogar via App bearbeiten
  • auf ein umfassendes Netz von SAP Personaldienstleistungspartnern zugreifen
  • sogar auf die speziellen Beschaffungsanforderungen mittlerer Unternehmen reagieren: Eigens f├╝r diese Zielgruppe entwickelte SAP seine Fieldglass Flex-L├Âsung.

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