Guido Klempien
 - 12. Juli 2019

SAP Fieldglass

Fieldglass SAP Fieldglass optimiert Personalbeschaffung und Verwaltung. Externe Mitarbeiter werden für Unternehmen immer wichtiger. Laut einer 2018 veröffentlichten globalen Studie von SAP und dem Wirtschaftsforschungsunternehmen Oxford Economics entfallen aktuell 44 % der gesamten Personalausgaben auf externe Arbeitskräfte.

Diese werden als zusätzliche Mitarbeiter zur Überbrückung von Personalengpässen, zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit des Betriebes oder wegen ihrer besonderen Spezialisierung für befristete Projekte rekrutiert. Der seit vielen Jahren beobachtete Trend zu immer mehr externen Kräften gibt Unternehmen die Gelegenheit, spezielle Kompetenzen kurzfristig gezielt auszubauen. Doch bringt diese Entwicklung auch gravierende Nachteile mit sich: 75 % der Geschäftsleitungen und Inhaber haben keinen Zugang zu Informationen über diese zusätzlichen Talente. Die fehlende Transparenz ist meist Folge noch nicht standardisierter Prozesse im HR-Bereich.

Stand der Digitalisierung im Bereich Human Resources

Eine 2016 veröffentlichte Studie von Cornerstone OnDemand zum Thema Digitales Talent Management im deutschsprachigen Raum kommt zu dem ernüchternden Ergebnis, dass in deutschen Firmen diesbezüglich großer Nachholbedarf besteht: Nur jedes dritte Unternehmen gab an, für Personalbeschaffung, Planung und Verwaltung eine Softwarelösung zu nutzen. Diese mangelhafte Anpassung an die neuen Marktgegebenheiten hat hauptsächlich zwei Gründe:

  • Die HR-Mitarbeiter sind überwiegend mit betriebsinternen Prozessen beschäftigt.
  • Die Personalarbeit ist noch immer traditionell orientiert.
Software-Trends im Personalwesen

Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tatsächlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Mit dieser Ausrichtung sind die Firmen nur selten imstande, auf den sich verändernden Markt angemessen zu reagieren. Während die meisten anderen Abteilungen bereits mit speziellen Softwarelösungen arbeiten, hat der Personalbereich in Sachen Digitalisierung große Defizite. Unternehmen, die ihr Talent Management softwareunterstützt erledigen, nutzen die digitale Lösung für den gesamten Prozess vom Recruiting und Onboarding über die Personalentwicklung bis hin zum Offboarding. Sie haben erkannt, dass das digitale Rekrutieren neuer Talente und ihre Integration in den Betrieb die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen kann. Das funktioniert aber nur dann optimal, wenn Abläufe und die zur Umsetzung verwendete Software auf die jeweiligen Key Performance Indicators (KPIs) ausgerichtet sind. Das ist laut Cornerstone-Studie aber nur bei 9,9 % der befragten Firmen der Fall.
Diese traditionelle funktionale Trennung wirkt sich vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung externer Mitarbeiter und Dienstleistungen für das betreffende Unternehmen nachteilig aus. Die Personalarbeit kann dem Betrieb nur durch das Total Workforce Management (TWM), also die enge Kooperation von HR und Dienstleistungseinkauf, strategische und operative Vorteile bringen. Nur so wissen die HR-Verantwortlichen, wie viele Externe in welchen Abteilungen mit welchen Tätigkeiten beschäftigt sind und über welche Qualifikationen sie verfügen. Außerdem ist die Einbindung externer Dienstleistungspartner wie beispielsweise Outsourcingagenturen in den Einstellungsprozess wichtig.

Softwareunterstütztes Total Workforce Management spielt darüber hinaus bei der Besetzung offener Stellen eine große Rolle, da Unternehmen auch dafür meist externe Arbeitskräfte bevorzugen. Nicht digitalisierte Rekrutierungen ziehen sich oft lange hin: 47 % der in der Studie interviewten Betriebe gaben an, dass die Vakanzen länger als ein halbes Jahr unbesetzt blieben. Am stärksten waren gehobene mittelständische Unternehmen betroffen. Bei ihnen konnten 53 % die freie Stelle erst nach sechs Monaten besetzen. 25 % von ihnen konnten sogar nach 12 Monaten noch keinen Mitarbeiter einstellen. Setzen Unternehmen jedoch TWM-Software ein, sind sie im Vorteil, was die Dauer der Vakanzen und die Stellen angeht, für die keine passenden Talente gefunden werden: 31 % dieser Betriebe konnten die freie Stelle innerhalb eines Monats besetzen, 24 % benötigten dafür ein bis drei Monate. Zu ähnlich positiven Ergebnissen kommt die Studie in Bezug auf die Folgen der offenen Stellen: 37 % der Firmen mussten keine negativen Konsequenzen wie Mehrarbeit der festen Mitarbeiter (54 % gegenüber 70 %) und Probleme mit der Einhaltung von Projektterminen (27 % gegenüber 45 %) hinnehmen.

Auf die Frage, wer die fachliche Verantwortung für die Umsetzung des TWM im eigenen Unternehmen trage, antworteten 56 % der digital arbeitenden Firmen, dass diese beim HR-Manager liege. Nur bei 13 % der TWM-Nutzer befindet sie sich in den Händen des Dienstleistungseinkaufs. Nach den Gründen für die Einführung des umfassenden digitalen Personalmanagements befragt, führten 91 % die höhere Effizienz an. 88 % wollten damit die Qualität ihrer Personalarbeit verbessern und 74 % die Compliance. Weitere Gründe sind Kostensenkungen und bessere Transparenz im Personalbereich. Grundlegende Technologien, die das TWM umsetzen und so die klassische Funktionstrennung zwischen HR und Einkauf überwinden, sind cloudbasierte VMS (Vendor Management Systeme) wie das von SAP.

Fieldglass

Was ist ein Vendor Management System?

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businesslösungen, die es den Betrieben ermöglichen, ihre externen Dienstleister und Arbeitskräfte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. Möchten sie das TWM einführen, müssen sie keine individuellen Lösungen entwickeln lassen, sondern können sich unter der Vielzahl angebotener VMS die für ihre Anforderungen passende Software aussuchen. Mithilfe des Vendor Management Systems kann sich das Unternehmen von speziellen Personaldienstleistern und Outsourcinganbietern nach Bedarf zeitlich befristet oder dauerhaft eingeplante Arbeitskräfte anfordern. Darunter fallen je nach Einsatzzweck (ungelernte) Saisonkräfte, Facharbeiter, Büroangestellte, Freelancer, Berater und selbstständige Spezialisten mit Hochschulabschluss.
Das überwiegend von national und international tätigen, mittleren und großen Unternehmen genutzte Lieferantenmanagementsystem ermöglicht eine transparente, kostensparende und effiziente Beschaffung personeller Ressourcen und Dienstleistungen.

Mit einem VMS haben Entscheider:

  • jederzeit Kontrolle über die Einstellung des Personals und die folgenden Abläufe
  • alle benötigten Informationen über externe und interne Mitarbeiter aus einer Hand
  • die Möglichkeit, die gewählte digitale Lösung problemlos in das bestehende ERP-System zu integrieren
  • wegen der umfangreichen Datenbasis und digitalen Tools die Gelegenheit, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen
  • die Möglichkeit einer engen Kooperation mit den Personalvermittlern, da diese ebenfalls in die Funktionalität des VMS eingebunden sind
  • die Gelegenheit, Verwaltungsvorgänge zu beschleunigen und zu optimieren
  • die Möglichkeit, bei der Einstellung einer größeren Anzahl von Mitarbeitern unterschiedliche Stundensätze zu vereinbaren und einzuhalten
  • die Gelegenheit, die Performance der Personaldienstleister zu überwachen. So können Agenturen, die von den Absprachen abweichen, schneller ausgeschlossen werden.

Wichtigste Fakten zu SAP Fieldglass

SAP Fieldglass heißt das Vendor Management System der SAP SE. Es trägt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht sämtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. Mit der schnellstmöglichen Implementierung der Softwarelösung können Geschäftsleitungen die digitale Transformation ihres Unternehmens herbeiführen. Der Marktführer der cloudbasierten VMS automatisiert den gesamten Ablauf von der Beschaffung der meist temporären Mitarbeiter über ihre Steuerung in den jeweiligen Abteilungen und Projekten bis hin zum Offboarding bei Vertragsende.

Außerdem ermöglicht Fieldglass die Abrechnung der externen Arbeitnehmer, die oft auf der Basis von Werk- und Dienstverträgen arbeiten. Das SAP VMS wird dreimal pro Jahr aktualisiert, sodass Unternehmen stets mit der technisch neuesten Version arbeiten. In diese sind natürlich auch zwischenzeitlich erfolgte Änderungen im Arbeits- und Tarifvertragsrecht integriert. Die Bezeichnung Fieldglass geht auf den gleichnamigen Marktführer im Bereich SaaS-Lösungen zurück. Mit dem Kauf dieses Softwareunternehmens im Jahr 2014 erweiterte SAP das Human Capital Management von SuccessFactors um eine Software für die Beschaffung von externem Personal und von Dienstleistungen.

Funktionen des SAP Vendor Management Systems

Das SAP Lieferantenmanagementsystem vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters über die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung. Der HR-Verantwortliche erstellt und steuert mithilfe automatisierter Tools und in Übereinstimmung mit den betrieblichen Richtlinien Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungen. Er legt zusammen mit dem gewählten externen Personalvermittler Vertragsbedingungen, Arbeitsumfang, Tarife, Verantwortlichkeiten und weitere Konditionen fest. Danach bekommt er von diesem mehrere Kandidaten vorgeschlagen und vergleicht sie miteinander. Hat er seine Auswahl getroffen, wird das automatisierte Onboarding gestartet. Zu diesem gehört beispielsweise auch das Einrichten von Zutrittsberechtigungen und Sicherheitsprüfungen und später beim Offboarding das Ausfertigen von Zeugnissen.
Zu den Funktionen des VMS gehören außerdem Qualitätskontrollen, die entsprechend den Vorgaben erbrachte Leistungen garantieren, die Genehmigung der angeforderten Leistungen gemäß definierter Genehmigungsgruppen, die auf die Beschaffungsanforderungen des jeweiligen Betriebes abgestimmt sind, transparente Vorgangsprüfungen, die Erstellung entsprechender Berichte und ein umfassendes HR-Kostenmanagement. Dank des Total Spend Management des integrierten SAP Ariba sind sogar falsche Lohnabrechnungen ausgeschlossen. Der Personalmanager kann außerdem auf das SAP Unterschriftenmanagement DocuSign zugreifen, mit dessen Hilfe sich die Dokumente der neuen externen Arbeitskräfte zentral verwalten lassen.

Vorteile von Fieldglass

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle für eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand, was die Anzahl der internen und externen Mitarbeiter betrifft, welche dies sind, wo sie eingesetzt sind, welche fachlichen Kompetenzen sie haben, wie lange sie voraussichtlich benötigt werden und ob sie möglicherweise für eine Festanstellung vorgesehen sind. Personalleiter erhalten über das Workforce Analytics Tool von SuccessFactors einen genauen Überblick über die Fähigkeiten und beruflichen Werdegänge der externen Arbeitnehmer. Auf diese Weise lässt sich das Total Workforce Management schnell und unproblematisch umsetzen. Außerdem ermöglicht das Lieferantenmanagementsystem die Planung der zukünftigen externen Mitarbeiter. Möchten Betriebe, die das SAP VMS verwenden, mit anderen cloudfähigen HR-Lösungen Daten austauschen, ist dies ebenfalls problemlos möglich.
Da HR-Verantwortliche damit die externen Angebote besser miteinander vergleichen und sie das benötigte Personal dank des sogenannten Entscheidungsbaums richtig klassifizieren können, reduziert sich das Risiko für Fehlbesetzungen auf ein Minimum, was zur Verringerung der Beschaffungskosten beiträgt. Folge der guten Transparenz ist außerdem eine Erhöhung der Lieferantenqualität. Stellen in Projekten und Firmen lassen sich innerhalb kürzerer Zeit mit den geeigneten Talenten besetzen, sodass sich Arbeitsausfälle und Mehrarbeit für die Kollegen vermeiden lassen. Die Anzahl der nicht besetzbaren Vakanzen wird deutlich verringert. Sollen feste Stellen mit externen Kräften neu besetzt werden, gelingt dies mithilfe des SAP Lieferantenmanagementsystems ebenfalls schneller. Global Player können damit ihre Attraktivität als Arbeitgeber noch weitreichender steigern.
Da SAP auch über eine Präsenz in Deutschland verfügt, erfüllt das VMS alle Anforderungen des deutschen Marktes und der Gesetzeslage in Deutschland. Benötigt die Personalabteilung einmal Hilfe, steht ihr ein kompetentes SAP Serviceteam zur Verfügung. Das SAP VMS ist mit umfangreichen, ebenfalls unkompliziert zu verwendenden Analysetools ausgestattet, sodass Geschäftsleitungen und HR-Verantwortliche stets alle Entwicklungen im Blick haben und dank der Echtzeitdaten fachlich fundierte und verlässliche Entscheidungen treffen können. Kurz zusammengefasst, können Unternehmen mit der Fieldglass-Lösung:

  •  ihre Produktivität bedarfsgerecht steigern
  •  die Zusammenarbeit innerhalb der Teams verbessern
  •  Arbeitseinsätze optimal planen und durchführen
  •  die am besten geeigneten Mitarbeiter für vorübergehende und dauerhafte Jobs finden
  •  das Risiko von Personalengpässen und nicht besetzbaren Stellen minimieren
  •  Verwaltungsvorgänge schlanker, übersichtlicher und kostengünstiger machen
  •  für ausländische Niederlassungen unproblematisch geeignetes Personal finden
  •  den gesamten Workflow flexibel gestalten
  • die Vorgänge sogar via App bearbeiten
  • auf ein umfassendes Netz von SAP Personaldienstleistungspartnern zugreifen
  • sogar auf die speziellen Beschaffungsanforderungen mittlerer Unternehmen reagieren: Eigens für diese Zielgruppe entwickelte SAP seine Fieldglass Flex-Lösung.

FAQ

Was ist SAP Fieldglass?  

SAP Fieldglass optimiert die Personalbeschaffung und Verwaltung und ist ein cloudbasiertes Vendor Management System. Es trägt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht sämtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. 

Was ist ein Vendor Management System?  

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businesslösungen, die es den Betrieben ermöglichen, ihre externen Dienstleister und Arbeitskräfte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. 

Welche Funktionen besitzt das Vendor Management System?  

Das SAP Vendor Management System vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters über die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung. 

Welche Vorteile bietet SAP Fieldglass?  

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle für eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand. 

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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