SAP Fieldglass

Fieldglass

SAP Fieldglass optimiert Personalbeschaffung und Verwaltung. Externe Mitarbeiter werden fĂŒr Unternehmen immer wichtiger. Laut einer 2018 veröffentlichten globalen Studie von SAP und dem Wirtschaftsforschungsunternehmen Oxford Economics entfallen aktuell 44 % der gesamten Personalausgaben auf externe ArbeitskrĂ€fte. Diese werden als zusĂ€tzliche Mitarbeiter zur ÜberbrĂŒckung von PersonalengpĂ€ssen, zur Verbesserung der WettbewerbsfĂ€higkeit des Betriebes oder wegen ihrer besonderen Spezialisierung fĂŒr befristete Projekte rekrutiert. Der seit vielen Jahren beobachtete Trend zu immer mehr externen KrĂ€ften gibt Unternehmen die Gelegenheit, spezielle Kompetenzen kurzfristig gezielt auszubauen. Doch bringt diese Entwicklung auch gravierende Nachteile mit sich: 75 % der GeschĂ€ftsleitungen und Inhaber haben keinen Zugang zu Informationen ĂŒber diese zusĂ€tzlichen Talente. Die fehlende Transparenz ist meist Folge noch nicht standardisierter Prozesse im HR-Bereich.

Stand der Digitalisierung im Bereich Human Resources

Eine 2016 veröffentlichte Studie von Cornerstone OnDemand zum Thema Digitales Talent Management im deutschsprachigen Raum kommt zu dem ernĂŒchternden Ergebnis, dass in deutschen Firmen diesbezĂŒglich großer Nachholbedarf besteht: Nur jedes dritte Unternehmen gab an, fĂŒr Personalbeschaffung, Planung und Verwaltung eine Softwarelösung zu nutzen. Diese mangelhafte Anpassung an die neuen Marktgegebenheiten hat hauptsĂ€chlich zwei GrĂŒnde:

  • Die HR-Mitarbeiter sind ĂŒberwiegend mit betriebsinternen Prozessen beschĂ€ftigt.
  • Die Personalarbeit ist noch immer traditionell orientiert.
Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tatsÀchlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Mit dieser Ausrichtung sind die Firmen nur selten imstande, auf den sich verĂ€ndernden Markt angemessen zu reagieren. WĂ€hrend die meisten anderen Abteilungen bereits mit speziellen Softwarelösungen arbeiten, hat der Personalbereich in Sachen Digitalisierung große Defizite. Unternehmen, die ihr Talent Management softwareunterstĂŒtzt erledigen, nutzen die digitale Lösung fĂŒr den gesamten Prozess vom Recruiting und Onboarding ĂŒber die Personalentwicklung bis hin zum Offboarding. Sie haben erkannt, dass das digitale Rekrutieren neuer Talente und ihre Integration in den Betrieb die WettbewerbsfĂ€higkeit des Unternehmens erhöhen kann. Das funktioniert aber nur dann optimal, wenn AblĂ€ufe und die zur Umsetzung verwendete Software auf die jeweiligen Key Performance Indicators (KPIs) ausgerichtet sind. Das ist laut Cornerstone-Studie aber nur bei 9,9 % der befragten Firmen der Fall.
Diese traditionelle funktionale Trennung wirkt sich vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung externer Mitarbeiter und Dienstleistungen fĂŒr das betreffende Unternehmen nachteilig aus. Die Personalarbeit kann dem Betrieb nur durch das Total Workforce Management (TWM), also die enge Kooperation von HR und Dienstleistungseinkauf, strategische und operative Vorteile bringen. Nur so wissen die HR-Verantwortlichen, wie viele Externe in welchen Abteilungen mit welchen TĂ€tigkeiten beschĂ€ftigt sind und ĂŒber welche Qualifikationen sie verfĂŒgen. Außerdem ist die Einbindung externer Dienstleistungspartner wie beispielsweise Outsourcingagenturen in den Einstellungsprozess wichtig.

SoftwareunterstĂŒtztes Total Workforce Management spielt darĂŒber hinaus bei der Besetzung offener Stellen eine große Rolle, da Unternehmen auch dafĂŒr meist externe ArbeitskrĂ€fte bevorzugen. Nicht digitalisierte Rekrutierungen ziehen sich oft lange hin: 47 % der in der Studie interviewten Betriebe gaben an, dass die Vakanzen lĂ€nger als ein halbes Jahr unbesetzt blieben. Am stĂ€rksten waren gehobene mittelstĂ€ndische Unternehmen betroffen. Bei ihnen konnten 53 % die freie Stelle erst nach sechs Monaten besetzen. 25 % von ihnen konnten sogar nach 12 Monaten noch keinen Mitarbeiter einstellen. Setzen Unternehmen jedoch TWM-Software ein, sind sie im Vorteil, was die Dauer der Vakanzen und die Stellen angeht, fĂŒr die keine passenden Talente gefunden werden: 31 % dieser Betriebe konnten die freie Stelle innerhalb eines Monats besetzen, 24 % benötigten dafĂŒr ein bis drei Monate. Zu Ă€hnlich positiven Ergebnissen kommt die Studie in Bezug auf die Folgen der offenen Stellen: 37 % der Firmen mussten keine negativen Konsequenzen wie Mehrarbeit der festen Mitarbeiter (54 % gegenĂŒber 70 %) und Probleme mit der Einhaltung von Projektterminen (27 % gegenĂŒber 45 %) hinnehmen.

Auf die Frage, wer die fachliche Verantwortung fĂŒr die Umsetzung des TWM im eigenen Unternehmen trage, antworteten 56 % der digital arbeitenden Firmen, dass diese beim HR-Manager liege. Nur bei 13 % der TWM-Nutzer befindet sie sich in den HĂ€nden des Dienstleistungseinkaufs. Nach den GrĂŒnden fĂŒr die EinfĂŒhrung des umfassenden digitalen Personalmanagements befragt, fĂŒhrten 91 % die höhere Effizienz an. 88 % wollten damit die QualitĂ€t ihrer Personalarbeit verbessern und 74 % die Compliance. Weitere GrĂŒnde sind Kostensenkungen und bessere Transparenz im Personalbereich. Grundlegende Technologien, die das TWM umsetzen und so die klassische Funktionstrennung zwischen HR und Einkauf ĂŒberwinden, sind cloudbasierte VMS (Vendor Management Systeme) wie das von SAP.

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Was ist ein Vendor Management System?

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businesslösungen, die es den Betrieben ermöglichen, ihre externen Dienstleister und ArbeitskrĂ€fte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. Möchten sie das TWM einfĂŒhren, mĂŒssen sie keine individuellen Lösungen entwickeln lassen, sondern können sich unter der Vielzahl angebotener VMS die fĂŒr ihre Anforderungen passende Software aussuchen. Mithilfe des Vendor Management Systems kann sich das Unternehmen von speziellen Personaldienstleistern und Outsourcinganbietern nach Bedarf zeitlich befristet oder dauerhaft eingeplante ArbeitskrĂ€fte anfordern. Darunter fallen je nach Einsatzzweck (ungelernte) SaisonkrĂ€fte, Facharbeiter, BĂŒroangestellte, Freelancer, Berater und selbststĂ€ndige Spezialisten mit Hochschulabschluss.
Das ĂŒberwiegend von national und international tĂ€tigen, mittleren und großen Unternehmen genutzte Lieferantenmanagementsystem ermöglicht eine transparente, kostensparende und effiziente Beschaffung personeller Ressourcen und Dienstleistungen.

Mit einem VMS haben Entscheider:

  • jederzeit Kontrolle ĂŒber die Einstellung des Personals und die folgenden AblĂ€ufe
  • alle benötigten Informationen ĂŒber externe und interne Mitarbeiter aus einer Hand
  • die Möglichkeit, die gewĂ€hlte digitale Lösung problemlos in das bestehende ERP-System zu integrieren
  • wegen der umfangreichen Datenbasis und digitalen Tools die Gelegenheit, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen
  • die Möglichkeit einer engen Kooperation mit den Personalvermittlern, da diese ebenfalls in die FunktionalitĂ€t des VMS eingebunden sind
  • die Gelegenheit, VerwaltungsvorgĂ€nge zu beschleunigen und zu optimieren
  • die Möglichkeit, bei der Einstellung einer grĂ¶ĂŸeren Anzahl von Mitarbeitern unterschiedliche StundensĂ€tze zu vereinbaren und einzuhalten
  • die Gelegenheit, die Performance der Personaldienstleister zu ĂŒberwachen. So können Agenturen, die von den Absprachen abweichen, schneller ausgeschlossen werden.

Wichtigste Fakten zu SAP Fieldglass

SAP Fieldglass heißt das Vendor Management System der SAP SE. Es trĂ€gt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht sĂ€mtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. Mit der schnellstmöglichen Implementierung der Softwarelösung können GeschĂ€ftsleitungen die digitale Transformation ihres Unternehmens herbeifĂŒhren. Der MarktfĂŒhrer der cloudbasierten VMS automatisiert den gesamten Ablauf von der Beschaffung der meist temporĂ€ren Mitarbeiter ĂŒber ihre Steuerung in den jeweiligen Abteilungen und Projekten bis hin zum Offboarding bei Vertragsende.

Außerdem ermöglicht Fieldglass die Abrechnung der externen Arbeitnehmer, die oft auf der Basis von Werk- und DienstvertrĂ€gen arbeiten. Das SAP VMS wird dreimal pro Jahr aktualisiert, sodass Unternehmen stets mit der technisch neuesten Version arbeiten. In diese sind natĂŒrlich auch zwischenzeitlich erfolgte Änderungen im Arbeits- und Tarifvertragsrecht integriert. Die Bezeichnung Fieldglass geht auf den gleichnamigen MarktfĂŒhrer im Bereich SaaS-Lösungen zurĂŒck. Mit dem Kauf dieses Softwareunternehmens im Jahr 2014 erweiterte SAP das Human Capital Management von SuccessFactors um eine Software fĂŒr die Beschaffung von externem Personal und von Dienstleistungen.

Funktionen des SAP Vendor Management Systems

Das SAP Lieferantenmanagementsystem vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters ĂŒber die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung. Der HR-Verantwortliche erstellt und steuert mithilfe automatisierter Tools und in Übereinstimmung mit den betrieblichen Richtlinien Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungen. Er legt zusammen mit dem gewĂ€hlten externen Personalvermittler Vertragsbedingungen, Arbeitsumfang, Tarife, Verantwortlichkeiten und weitere Konditionen fest. Danach bekommt er von diesem mehrere Kandidaten vorgeschlagen und vergleicht sie miteinander. Hat er seine Auswahl getroffen, wird das automatisierte Onboarding gestartet. Zu diesem gehört beispielsweise auch das Einrichten von Zutrittsberechtigungen und SicherheitsprĂŒfungen und spĂ€ter beim Offboarding das Ausfertigen von Zeugnissen.
Zu den Funktionen des VMS gehören außerdem QualitĂ€tskontrollen, die entsprechend den Vorgaben erbrachte Leistungen garantieren, die Genehmigung der angeforderten Leistungen gemĂ€ĂŸ definierter Genehmigungsgruppen, die auf die Beschaffungsanforderungen des jeweiligen Betriebes abgestimmt sind, transparente VorgangsprĂŒfungen, die Erstellung entsprechender Berichte und ein umfassendes HR-Kostenmanagement. Dank des Total Spend Management des integrierten SAP Ariba sind sogar falsche Lohnabrechnungen ausgeschlossen. Der Personalmanager kann außerdem auf das SAP Unterschriftenmanagement DocuSign zugreifen, mit dessen Hilfe sich die Dokumente der neuen externen ArbeitskrĂ€fte zentral verwalten lassen.

Vorteile von Fieldglass

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle fĂŒr eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand, was die Anzahl der internen und externen Mitarbeiter betrifft, welche dies sind, wo sie eingesetzt sind, welche fachlichen Kompetenzen sie haben, wie lange sie voraussichtlich benötigt werden und ob sie möglicherweise fĂŒr eine Festanstellung vorgesehen sind. Personalleiter erhalten ĂŒber das Workforce Analytics Tool von SuccessFactors einen genauen Überblick ĂŒber die FĂ€higkeiten und beruflichen WerdegĂ€nge der externen Arbeitnehmer. Auf diese Weise lĂ€sst sich das Total Workforce Management schnell und unproblematisch umsetzen. Außerdem ermöglicht das Lieferantenmanagementsystem die Planung der zukĂŒnftigen externen Mitarbeiter. Möchten Betriebe, die das SAP VMS verwenden, mit anderen cloudfĂ€higen HR-Lösungen Daten austauschen, ist dies ebenfalls problemlos möglich.
Da HR-Verantwortliche damit die externen Angebote besser miteinander vergleichen und sie das benötigte Personal dank des sogenannten Entscheidungsbaums richtig klassifizieren können, reduziert sich das Risiko fĂŒr Fehlbesetzungen auf ein Minimum, was zur Verringerung der Beschaffungskosten beitrĂ€gt. Folge der guten Transparenz ist außerdem eine Erhöhung der LieferantenqualitĂ€t. Stellen in Projekten und Firmen lassen sich innerhalb kĂŒrzerer Zeit mit den geeigneten Talenten besetzen, sodass sich ArbeitsausfĂ€lle und Mehrarbeit fĂŒr die Kollegen vermeiden lassen. Die Anzahl der nicht besetzbaren Vakanzen wird deutlich verringert. Sollen feste Stellen mit externen KrĂ€ften neu besetzt werden, gelingt dies mithilfe des SAP Lieferantenmanagementsystems ebenfalls schneller. Global Player können damit ihre AttraktivitĂ€t als Arbeitgeber noch weitreichender steigern.
Da SAP auch ĂŒber eine PrĂ€senz in Deutschland verfĂŒgt, erfĂŒllt das VMS alle Anforderungen des deutschen Marktes und der Gesetzeslage in Deutschland. Benötigt die Personalabteilung einmal Hilfe, steht ihr ein kompetentes SAP Serviceteam zur VerfĂŒgung. Das SAP VMS ist mit umfangreichen, ebenfalls unkompliziert zu verwendenden Analysetools ausgestattet, sodass GeschĂ€ftsleitungen und HR-Verantwortliche stets alle Entwicklungen im Blick haben und dank der Echtzeitdaten fachlich fundierte und verlĂ€ssliche Entscheidungen treffen können. Kurz zusammengefasst, können Unternehmen mit der Fieldglass-Lösung:

  •  ihre ProduktivitĂ€t bedarfsgerecht steigern
  •  die Zusammenarbeit innerhalb der Teams verbessern
  •  ArbeitseinsĂ€tze optimal planen und durchfĂŒhren
  •  die am besten geeigneten Mitarbeiter fĂŒr vorĂŒbergehende und dauerhafte Jobs finden
  •  das Risiko von PersonalengpĂ€ssen und nicht besetzbaren Stellen minimieren
  •  VerwaltungsvorgĂ€nge schlanker, ĂŒbersichtlicher und kostengĂŒnstiger machen
  •  fĂŒr auslĂ€ndische Niederlassungen unproblematisch geeignetes Personal finden
  •  den gesamten Workflow flexibel gestalten
  • die VorgĂ€nge sogar via App bearbeiten
  • auf ein umfassendes Netz von SAP Personaldienstleistungspartnern zugreifen
  • sogar auf die speziellen Beschaffungsanforderungen mittlerer Unternehmen reagieren: Eigens fĂŒr diese Zielgruppe entwickelte SAP seine Fieldglass Flex-Lösung.

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