Guido Klempien
 - 12. Juli 2019

SAP Fieldglass

Fieldglass

SAP Fieldglass optimiert Personalbeschaffung und Verwaltung. Externe Mitarbeiter werden f√ľr Unternehmen immer wichtiger. Laut einer 2018 ver√∂ffentlichten globalen Studie von SAP und dem Wirtschaftsforschungsunternehmen Oxford Economics entfallen aktuell 44 % der gesamten Personalausgaben auf externe Arbeitskr√§fte. Diese werden als zus√§tzliche Mitarbeiter zur √úberbr√ľckung von Personalengp√§ssen, zur Verbesserung der Wettbewerbsf√§higkeit des Betriebes oder wegen ihrer besonderen Spezialisierung f√ľr befristete Projekte rekrutiert. Der seit vielen Jahren beobachtete Trend zu immer mehr externen Kr√§ften gibt Unternehmen die Gelegenheit, spezielle Kompetenzen kurzfristig gezielt auszubauen. Doch bringt diese Entwicklung auch gravierende Nachteile mit sich: 75 % der Gesch√§ftsleitungen und Inhaber haben keinen Zugang zu Informationen √ľber diese zus√§tzlichen Talente. Die fehlende Transparenz ist meist Folge noch nicht standardisierter Prozesse im HR-Bereich.

Stand der Digitalisierung im Bereich Human Resources

Eine 2016 ver√∂ffentlichte Studie von Cornerstone OnDemand zum Thema Digitales Talent Management im deutschsprachigen Raum kommt zu dem ern√ľchternden Ergebnis, dass in deutschen Firmen diesbez√ľglich gro√üer Nachholbedarf besteht: Nur jedes dritte Unternehmen gab an, f√ľr Personalbeschaffung, Planung und Verwaltung eine Softwarel√∂sung zu nutzen. Diese mangelhafte Anpassung an die neuen Marktgegebenheiten hat haupts√§chlich zwei Gr√ľnde:

  • Die HR-Mitarbeiter sind √ľberwiegend mit betriebsinternen Prozessen besch√§ftigt.
  • Die Personalarbeit ist noch immer traditionell orientiert.
Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tatsächlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Software-Trends im Personalwesen

Mit dieser Ausrichtung sind die Firmen nur selten imstande, auf den sich ver√§ndernden Markt angemessen zu reagieren. W√§hrend die meisten anderen Abteilungen bereits mit speziellen Softwarel√∂sungen arbeiten, hat der Personalbereich in Sachen Digitalisierung gro√üe Defizite. Unternehmen, die ihr Talent Management softwareunterst√ľtzt erledigen, nutzen die digitale L√∂sung f√ľr den gesamten Prozess vom Recruiting und Onboarding √ľber die Personalentwicklung bis hin zum Offboarding. Sie haben erkannt, dass das digitale Rekrutieren neuer Talente und ihre Integration in den Betrieb die Wettbewerbsf√§higkeit des Unternehmens erh√∂hen kann. Das funktioniert aber nur dann optimal, wenn Abl√§ufe und die zur Umsetzung verwendete Software auf die jeweiligen Key Performance Indicators (KPIs) ausgerichtet sind. Das ist laut Cornerstone-Studie aber nur bei 9,9 % der befragten Firmen der Fall.
Diese traditionelle funktionale Trennung wirkt sich vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung externer Mitarbeiter und Dienstleistungen f√ľr das betreffende Unternehmen nachteilig aus. Die Personalarbeit kann dem Betrieb nur durch das Total Workforce Management (TWM), also die enge Kooperation von HR und Dienstleistungseinkauf, strategische und operative Vorteile bringen. Nur so wissen die HR-Verantwortlichen, wie viele Externe in welchen Abteilungen mit welchen T√§tigkeiten besch√§ftigt sind und √ľber welche Qualifikationen sie verf√ľgen. Au√üerdem ist die Einbindung externer Dienstleistungspartner wie beispielsweise Outsourcingagenturen in den Einstellungsprozess wichtig.

Softwareunterst√ľtztes Total Workforce Management spielt dar√ľber hinaus bei der Besetzung offener Stellen eine gro√üe Rolle, da Unternehmen auch daf√ľr meist externe Arbeitskr√§fte bevorzugen. Nicht digitalisierte Rekrutierungen ziehen sich oft lange hin: 47 % der in der Studie interviewten Betriebe gaben an, dass die Vakanzen l√§nger als ein halbes Jahr unbesetzt blieben. Am st√§rksten waren gehobene mittelst√§ndische Unternehmen betroffen. Bei ihnen konnten 53 % die freie Stelle erst nach sechs Monaten besetzen. 25 % von ihnen konnten sogar nach 12 Monaten noch keinen Mitarbeiter einstellen. Setzen Unternehmen jedoch TWM-Software ein, sind sie im Vorteil, was die Dauer der Vakanzen und die Stellen angeht, f√ľr die keine passenden Talente gefunden werden: 31 % dieser Betriebe konnten die freie Stelle innerhalb eines Monats besetzen, 24 % ben√∂tigten daf√ľr ein bis drei Monate. Zu √§hnlich positiven Ergebnissen kommt die Studie in Bezug auf die Folgen der offenen Stellen: 37 % der Firmen mussten keine negativen Konsequenzen wie Mehrarbeit der festen Mitarbeiter (54 % gegen√ľber 70 %) und Probleme mit der Einhaltung von Projektterminen (27 % gegen√ľber 45 %) hinnehmen.

Auf die Frage, wer die fachliche Verantwortung f√ľr die Umsetzung des TWM im eigenen Unternehmen trage, antworteten 56 % der digital arbeitenden Firmen, dass diese beim HR-Manager liege. Nur bei 13 % der TWM-Nutzer befindet sie sich in den H√§nden des Dienstleistungseinkaufs. Nach den Gr√ľnden f√ľr die Einf√ľhrung des umfassenden digitalen Personalmanagements befragt, f√ľhrten 91 % die h√∂here Effizienz an. 88 % wollten damit die Qualit√§t ihrer Personalarbeit verbessern und 74 % die Compliance. Weitere Gr√ľnde sind Kostensenkungen und bessere Transparenz im Personalbereich. Grundlegende Technologien, die das TWM umsetzen und so die klassische Funktionstrennung zwischen HR und Einkauf √ľberwinden, sind cloudbasierte VMS (Vendor Management Systeme) wie das von SAP.

Fieldglass

Was ist ein Vendor Management System?

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businessl√∂sungen, die es den Betrieben erm√∂glichen, ihre externen Dienstleister und Arbeitskr√§fte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. M√∂chten sie das TWM einf√ľhren, m√ľssen sie keine individuellen L√∂sungen entwickeln lassen, sondern k√∂nnen sich unter der Vielzahl angebotener VMS die f√ľr ihre Anforderungen passende Software aussuchen. Mithilfe des Vendor Management Systems kann sich das Unternehmen von speziellen Personaldienstleistern und Outsourcinganbietern nach Bedarf zeitlich befristet oder dauerhaft eingeplante Arbeitskr√§fte anfordern. Darunter fallen je nach Einsatzzweck (ungelernte) Saisonkr√§fte, Facharbeiter, B√ľroangestellte, Freelancer, Berater und selbstst√§ndige Spezialisten mit Hochschulabschluss.
Das √ľberwiegend von national und international t√§tigen, mittleren und gro√üen Unternehmen genutzte Lieferantenmanagementsystem erm√∂glicht eine transparente, kostensparende und effiziente Beschaffung personeller Ressourcen und Dienstleistungen.

Mit einem VMS haben Entscheider:

  • jederzeit Kontrolle √ľber die Einstellung des Personals und die folgenden Abl√§ufe
  • alle ben√∂tigten Informationen √ľber externe und interne Mitarbeiter aus einer Hand
  • die M√∂glichkeit, die gew√§hlte digitale L√∂sung problemlos in das bestehende ERP-System zu integrieren
  • wegen der umfangreichen Datenbasis und digitalen Tools die Gelegenheit, die richtigen Personalentscheidungen zu treffen
  • die M√∂glichkeit einer engen Kooperation mit den Personalvermittlern, da diese ebenfalls in die Funktionalit√§t des VMS eingebunden sind
  • die Gelegenheit, Verwaltungsvorg√§nge zu beschleunigen und zu optimieren
  • die M√∂glichkeit, bei der Einstellung einer gr√∂√üeren Anzahl von Mitarbeitern unterschiedliche Stundens√§tze zu vereinbaren und einzuhalten
  • die Gelegenheit, die Performance der Personaldienstleister zu √ľberwachen. So k√∂nnen Agenturen, die von den Absprachen abweichen, schneller ausgeschlossen werden.

Wichtigste Fakten zu SAP Fieldglass

SAP Fieldglass hei√üt das Vendor Management System der SAP SE. Es tr√§gt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht s√§mtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. Mit der schnellstm√∂glichen Implementierung der Softwarel√∂sung k√∂nnen Gesch√§ftsleitungen die digitale Transformation ihres Unternehmens herbeif√ľhren. Der Marktf√ľhrer der cloudbasierten VMS automatisiert den gesamten Ablauf von der Beschaffung der meist tempor√§ren Mitarbeiter √ľber ihre Steuerung in den jeweiligen Abteilungen und Projekten bis hin zum Offboarding bei Vertragsende.

Au√üerdem erm√∂glicht Fieldglass die Abrechnung der externen Arbeitnehmer, die oft auf der Basis von Werk- und Dienstvertr√§gen arbeiten. Das SAP VMS wird dreimal pro Jahr aktualisiert, sodass Unternehmen stets mit der technisch neuesten Version arbeiten. In diese sind nat√ľrlich auch zwischenzeitlich erfolgte √Ąnderungen im Arbeits- und Tarifvertragsrecht integriert. Die Bezeichnung Fieldglass geht auf den gleichnamigen Marktf√ľhrer im Bereich SaaS-L√∂sungen zur√ľck. Mit dem Kauf dieses Softwareunternehmens im Jahr 2014 erweiterte SAP das Human Capital Management von SuccessFactors um eine Software f√ľr die Beschaffung von externem Personal und von Dienstleistungen.

Funktionen des SAP Vendor Management Systems

Das SAP Lieferantenmanagementsystem vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters √ľber die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung. Der HR-Verantwortliche erstellt und steuert mithilfe automatisierter Tools und in √úbereinstimmung mit den betrieblichen Richtlinien Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungen. Er legt zusammen mit dem gew√§hlten externen Personalvermittler Vertragsbedingungen, Arbeitsumfang, Tarife, Verantwortlichkeiten und weitere Konditionen fest. Danach bekommt er von diesem mehrere Kandidaten vorgeschlagen und vergleicht sie miteinander. Hat er seine Auswahl getroffen, wird das automatisierte Onboarding gestartet. Zu diesem geh√∂rt beispielsweise auch das Einrichten von Zutrittsberechtigungen und Sicherheitspr√ľfungen und sp√§ter beim Offboarding das Ausfertigen von Zeugnissen.
Zu den Funktionen des VMS geh√∂ren au√üerdem Qualit√§tskontrollen, die entsprechend den Vorgaben erbrachte Leistungen garantieren, die Genehmigung der angeforderten Leistungen gem√§√ü definierter Genehmigungsgruppen, die auf die Beschaffungsanforderungen des jeweiligen Betriebes abgestimmt sind, transparente Vorgangspr√ľfungen, die Erstellung entsprechender Berichte und ein umfassendes HR-Kostenmanagement. Dank des Total Spend Management des integrierten SAP Ariba sind sogar falsche Lohnabrechnungen ausgeschlossen. Der Personalmanager kann au√üerdem auf das SAP Unterschriftenmanagement DocuSign zugreifen, mit dessen Hilfe sich die Dokumente der neuen externen Arbeitskr√§fte zentral verwalten lassen.

Vorteile von Fieldglass

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle f√ľr eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand, was die Anzahl der internen und externen Mitarbeiter betrifft, welche dies sind, wo sie eingesetzt sind, welche fachlichen Kompetenzen sie haben, wie lange sie voraussichtlich ben√∂tigt werden und ob sie m√∂glicherweise f√ľr eine Festanstellung vorgesehen sind. Personalleiter erhalten √ľber das Workforce Analytics Tool von SuccessFactors einen genauen √úberblick √ľber die F√§higkeiten und beruflichen Werdeg√§nge der externen Arbeitnehmer. Auf diese Weise l√§sst sich das Total Workforce Management schnell und unproblematisch umsetzen. Au√üerdem erm√∂glicht das Lieferantenmanagementsystem die Planung der zuk√ľnftigen externen Mitarbeiter. M√∂chten Betriebe, die das SAP VMS verwenden, mit anderen cloudf√§higen HR-L√∂sungen Daten austauschen, ist dies ebenfalls problemlos m√∂glich.
Da HR-Verantwortliche damit die externen Angebote besser miteinander vergleichen und sie das ben√∂tigte Personal dank des sogenannten Entscheidungsbaums richtig klassifizieren k√∂nnen, reduziert sich das Risiko f√ľr Fehlbesetzungen auf ein Minimum, was zur Verringerung der Beschaffungskosten beitr√§gt. Folge der guten Transparenz ist au√üerdem eine Erh√∂hung der Lieferantenqualit√§t. Stellen in Projekten und Firmen lassen sich innerhalb k√ľrzerer Zeit mit den geeigneten Talenten besetzen, sodass sich Arbeitsausf√§lle und Mehrarbeit f√ľr die Kollegen vermeiden lassen. Die Anzahl der nicht besetzbaren Vakanzen wird deutlich verringert. Sollen feste Stellen mit externen Kr√§ften neu besetzt werden, gelingt dies mithilfe des SAP Lieferantenmanagementsystems ebenfalls schneller. Global Player k√∂nnen damit ihre Attraktivit√§t als Arbeitgeber noch weitreichender steigern.
Da SAP auch √ľber eine Pr√§senz in Deutschland verf√ľgt, erf√ľllt das VMS alle Anforderungen des deutschen Marktes und der Gesetzeslage in Deutschland. Ben√∂tigt die Personalabteilung einmal Hilfe, steht ihr ein kompetentes SAP Serviceteam zur Verf√ľgung. Das SAP VMS ist mit umfangreichen, ebenfalls unkompliziert zu verwendenden Analysetools ausgestattet, sodass Gesch√§ftsleitungen und HR-Verantwortliche stets alle Entwicklungen im Blick haben und dank der Echtzeitdaten fachlich fundierte und verl√§ssliche Entscheidungen treffen k√∂nnen. Kurz zusammengefasst, k√∂nnen Unternehmen mit der Fieldglass-L√∂sung:

  • ¬†ihre Produktivit√§t bedarfsgerecht steigern
  • ¬†die Zusammenarbeit innerhalb der Teams verbessern
  • ¬†Arbeitseins√§tze optimal planen und durchf√ľhren
  • ¬†die am besten geeigneten Mitarbeiter f√ľr vor√ľbergehende und dauerhafte Jobs finden
  • ¬†das Risiko von Personalengp√§ssen und nicht besetzbaren Stellen minimieren
  • ¬†Verwaltungsvorg√§nge schlanker, √ľbersichtlicher und kosteng√ľnstiger machen
  • ¬†f√ľr ausl√§ndische Niederlassungen unproblematisch geeignetes Personal finden
  • ¬†den gesamten Workflow flexibel gestalten
  • die Vorg√§nge sogar via App bearbeiten
  • auf ein umfassendes Netz von SAP Personaldienstleistungspartnern zugreifen
  • sogar auf die speziellen Beschaffungsanforderungen mittlerer Unternehmen reagieren: Eigens f√ľr diese Zielgruppe entwickelte SAP seine Fieldglass Flex-L√∂sung.

FAQ

Was ist SAP Fieldglass?  

SAP Fieldglass optimiert die Personalbeschaffung und Verwaltung und ist ein cloudbasiertes Vendor Management System. Es trägt zur Umsetzung des Total Workforce Management bei und macht sämtliche HR-Prozesse schlanker und nachvollziehbarer. 

Was ist ein Vendor Management System?  

Vendor- Management- Systeme sind webbasierte Businesslösungen, die es den Betrieben ermöglichen, ihre externen Dienstleister und Arbeitskräfte mit derselben Transparenz und Effizienz zu beschaffen und zu steuern, wie es ERP-Systeme mit den betriebsinternen Prozessen tun. 

Welche Funktionen besitzt das Vendor Management System?  

Das SAP¬†Vendor Management¬†System vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern von der Wahl des jeweiligen Anbieters √ľber die Erfassung der Arbeitszeiten und geleisteten Dienste bis zur Schlussabrechnung.¬†

Welche Vorteile bietet SAP Fieldglass?  

Fieldglass bietet den HR-Verantwortlichen alle f√ľr eine transparente und kosteneffiziente Personalarbeit erforderlichen Informationen: Sie sind dank der Integration von Fieldglass in SuccessFactors und der Echtzeitverarbeitung durch die Cloud jederzeit auf dem neuesten Stand.¬†

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer √ľber spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu f√ľhren.

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