Externe Arbeitskräfte, Dienstleister und projektbezogene Leistungen sind für viele Unternehmen längst fester Bestandteil ihrer Workforce-Strategie. Damit steigen allerdings auch die Anforderungen an Transparenz und Compliance. Mit SAP Fieldglass können Unternehmen ihre externen Workforce-Bedarfe effizient über eine zentrale Plattform steuern. Lesen Sie das Wichtigste zu Funktionen, Vorteilen und Best Practices für die Einführung.
Das Wichtigste zusammengefasst
- SAP Fieldglass ist ein cloudbasiertes Vendor-Management-System für externe Arbeitskräfte und Dienstleistungen.
- Die Lösung unterstützt Unternehmen bei Contingent Labor und Services Procurement.
- Typische Einsatzbereiche sind Job Postings, Lieferantenmanagement, Statement-of-Work-Prozesse, Leistungserfassung, Abrechnung und Reporting.
- Die wichtigsten Vorteile sind mehr Transparenz, bessere Kostenkontrolle, standardisierte Prozesse, höhere Compliance und schnellere Besetzungen.
- Der Nutzen hängt stark von sauber definierten Prozessen, guter Datenqualität, Integration und Akzeptanz im Unternehmen ab.
Was ist SAP Fieldglass?
SAP Fieldglass ist ein Vendor-Management-System, kurz VMS. Unternehmen können darüber externe Arbeitskräfte, Dienstleister und projektbezogene Leistungen strukturiert beschaffen und verwalten.
Die Lösung unterstützt zentrale Prozesse rund um externe Ressourcen: Anwender können externe Fachkräfte anfordern, Angebote vergleichen, geeignete Kandidaten auswählen, Verträge verwalten, Leistungen erfassen und die Abrechnung vorbereiten.
SAP Fieldglass hilft damit, externe Workforce-Prozesse ähnlich transparent und steuerbar zu machen wie interne Prozesse in ERP-, HR- oder Einkaufssystemen.
Von der richtigen Vorgehensweise bis zur vollständigen Konfiguration, passend für Ihr Unternehmen.
Welche Probleme löst SAP Fieldglass?
Heute arbeiten viele Unternehmen in Deutschland mit einer gemischten Belegschaft aus festangestellten Mitarbeitern, externen Fachkräften, Freelancern, Beratern, Zeitarbeitskräften und Dienstleistern.
Ein Grund hierfür ist der Fachkräftemangel. Besonders deutlich zeigt sich das im IT-Bereich: Laut Bitkom fehlen der deutschen Wirtschaft aktuell rund 109.000 IT-Fachkräfte. 85 % der Unternehmen beklagen einen Mangel an IT-Fachkräften und im Durchschnitt dauert es 7,7 Monate, eine offene IT-Stelle zu besetzen. 12 % der Unternehmen reagieren bereits darauf, indem sie vermehrt externe IT-Fachkräfte einsetzen.
Auch Zeitarbeit ist und bleibt ein wichtiger Bestandteil des deutschen Arbeitsmarkts. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt sie als feste Größe mit hoher Dynamik und überdurchschnittlicher Fluktuation.
Für Unternehmen sind externe Beschäftigungsformen zwar ein flexibles Instrument, um ihre Geschäftsziele zu erreichen, sie erzeugen aber einen erheblichen Verwaltungs- und Steuerungsaufwand, zum Beispiel bei der Beauftragung, Zeitnachweisen, Abrechnung und Compliance. Ohne eine zentrale Plattform werden Daten oft manuell zusammengetragen. Da Fachbereiche, Einkauf und HR häufig mit unterschiedlichen Datenständen arbeiten, ist es schwieriger, nachzuvollziehen, wer im Unternehmen tätig ist, zu welchen Konditionen gearbeitet wird und welche Leistungen erbracht wurden.
Genau hier setzt SAP Fieldglass an. Die Lösung bündelt Informationen zu externen Arbeitskräften und Dienstleistungen in einer Anwendung, standardisiert Prozesse von der Anfrage bis zur Abrechnung und schafft Transparenz über Kosten, Lieferanten, Verträge und Compliance. Dadurch können Unternehmen externe Ressourcen schneller einsetzen, besser steuern und fundiertere Entscheidungen für ihre Workforce-Planung treffen.
Welche Bereiche unterstützt SAP Fieldglass?
SAP Fieldglass unterstützt drei Bereiche: Contingent Labor, Services Procurement und Worker Profile Management.
Contingent Labor
Contingent Labor bezieht sich auf die Verwaltung einzelner externer Arbeitskräfte wie Freelancer, Zeitarbeitskräfte oder projektbezogene Fachkräfte. SAP Fieldglass unterstützt den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung über das Job Posting bis zur Auswahl, Beauftragung, Zeiterfassung und Abrechnung.
Services Procurement
Funktionen rund um Services Procurement vereinfachen die Beschaffung und Steuerung von Dienstleistungen. Dabei kann es sich um Leistungen wie Managed Services, ausgelagerte Fachprozesse oder Arbeitspakete in Projekten handeln.
Mit SAP Fieldglass können Unternehmen Statements of Work (SOW) digital erstellen, verwalten und überwachen. Leistungen, Meilensteine, Budgets, eingekaufte Mengen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten können zentral im System erfasst und mit Freigabeprozessen verknüpft werden. Leistungsnachweise, Änderungsanfragen und Rechnungen können gegen das jeweilige SOW geprüft werden.
Dadurch ist nachvollziehbar, welche Leistungen vereinbart wurden, welcher Dienstleister verantwortlich ist, welche Kosten geplant sind und ob einzelne Meilensteine bereits erreicht oder abgenommen wurden.
Worker Profile Management
Mit Worker Profile Management können Unternehmen Informationen zu externen Arbeitskräften über ihren gesamten Einsatzzeitraum hinweg verwalten. Zu diesen Informationen zählen unter anderem Qualifikationen, Rollen, Einsatzorte, Vertragsdaten, Zugriffsberechtigungen, Schulungen und compliance-relevante Nachweise.
Mit Fieldglass lässt sich besser nachvollziehen, welche externen Personen im Unternehmen tätig sind, welche Anforderungen für Einsätze erfüllt sein müssen und ob alle relevanten Vorgaben, zum Beispiel mit Blick auf Datenschutz, Qualifikation, Arbeitssicherheit, Zutritts- und Systemberechtigungen sowie Zertifizierungen eingehalten werden.
Praxisbeispiel: So läuft ein Fieldglass-Prozess ab
Ein typischer SAP-Fieldglass-Prozess führt Unternehmen von der ersten Bedarfsmeldung bis zur Abrechnung durch einen standardisierten Ablauf. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine externe Fachkraft über die Plattform angefragt, ausgewählt und gesteuert werden kann.
Job Posting
Ein Fachbereich benötigt kurzfristig Unterstützung für ein SAP-S/4HANA-Projekt. Die Projektleitung legt in SAP Fieldglass einen neuen Bedarf an und beschreibt Rolle, Aufgaben, erforderliche Qualifikationen, Einsatzdauer, Budget und Einsatzort. Aus dieser Bedarfsmeldung entsteht ein Job Posting, das nach interner Freigabe an ausgewählte Lieferanten gesendet wird.
Beauftragung
Die Lieferanten schlagen passende Kandidatinnen und Kandidaten vor. Der Fachbereich vergleicht Profile, Stundensätze, Verfügbarkeit und Qualifikationen direkt in SAP Fieldglass und entscheidet sich nach Rücksprache mit Einkauf und HR für eine geeignete externe Fachkraft. Anschließend wird die Beauftragung im System erstellt und freigegeben.
Onboarding
Vor Einsatzbeginn unterstützt SAP Fieldglass das Onboarding. Erforderliche Informationen, Dokumente, Schulungen, Zugangsberechtigungen und Compliance-Prüfungen können nachverfolgt werden. Erst wenn die notwendigen Schritte abgeschlossen sind, beginnt der Einsatz im Projekt.
Im Projekt
Während des Einsatzes erfasst die externe Fachkraft ihre Arbeitszeiten in SAP Fieldglass. Die Projektleitung prüft und genehmigt die Zeitnachweise. Auf Basis der freigegebenen Zeiten und der vereinbarten Konditionen wird anschließend die Abrechnung vorbereitet.
So entsteht ein durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten, Freigaben sind dokumentiert und Kosten, Leistungen sowie Verantwortlichkeiten bleiben über den gesamten Einsatz hinweg transparent.
Vorteile von SAP Fieldglass
SAP Fieldglass hilft Unternehmen nicht nur, Transparenz in ihre externe Workforce zu bringen, sondern externe Arbeit aktiver zu steuern: strategischer, datenbasierter und über Abteilungsgrenzen hinweg.
- Mehr Steuerbarkeit statt Einzelfallmanagement
Fieldglass bietet einen zentralen Überblick über laufende Einsätze, Verantwortlichkeiten, Laufzeiten und Kosten. - Bessere Entscheidungen durch belastbare Daten
Unternehmen erhalten eine konsistente Datengrundlage für Reporting, Controlling und Workforce-Planung. So lassen sich externe Ressourcen nicht nur leichter operativ verwalten, sondern auch strategisch auswerten – etwa nach Kosten, Lieferantenleistung, Einsatzdauer oder Fachbereich. - Schnellere Umsetzung von Personal- und Projektbedarfen
Standardisierte Anforderungen, Genehmigungsprozesse und Lieferantenabläufe verkürzen den Weg von der Bedarfsmeldung bis zur Beauftragung. Das ist besonders hilfreich, wenn offene Rollen schnell besetzt werden müssen. - Mehr Kontrolle über Kosten und Vertragsbedingungen
Tarife, Budgets, Leistungsvereinbarungen und Abrechnungen werden systematisch erfasst. Unternehmen können dadurch Ausgaben besser prüfen, Abweichungen früher erkennen und Konditionen von Lieferanten leichter vergleichen. - Stärkere Compliance und Risikoreduzierung
SAP Fieldglass unterstützt dokumentierte Freigaben, standardisierte Prüfschritte und nachvollziehbare Prozesse. Das hilft bei Anforderungen rund um Datenschutz, Arbeitssicherheit, Scheinselbstständigkeit, Zugriffsrechte und Offboarding. - Professionelleres Lieferantenmanagement
Lieferantenleistungen lassen sich anhand einheitlicher Kriterien bewerten und vergleichen. Unternehmen gewinnen Transparenz, welche Dienstleister zuverlässig liefern, welche Konditionen marktgerecht sind und wo Optimierungspotenzial besteht. - Weniger Reibungsverluste zwischen HR, Einkauf und Fachbereichen
Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform mit denselben Daten. Das reduziert manuelle Abstimmungen, E-Mail-Schleifen und Medienbrüche. Besonders bei komplexen Beauftragungen mit mehreren Freigaben oder Dienstleistern.
Wie spielt SAP Fieldglass mit anderen SAP-Anwendungen zusammen?
Die Beschaffung externer Arbeitskräfte und Dienstleistungen hat organisatorische Schnittstellen zu HR, Finanzen und Fachbereichen. SAP Fieldglass ist daher meist tief in die bestehende SAP-Landschaft integriert. Besonders relevant ist das Zusammenspiel mit SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors und SAP Ariba. SAP unterstützt hierfür verschiedene Integrationsszenarien.
SAP Fieldglass und SAP S/4HANA
SAP S/4HANA übernimmt ERP-, Beschaffungs- und Finanzprozesse. Stammdaten wie Kostenstellen, Einkaufsorganisationen oder PSP-Elemente können aus S/4HANA für Prozesse in Fieldglass bereitgestellt werden. Umgekehrt lassen sich Transaktionsdaten aus Fieldglass an S/4HANA übergeben.
In SAP Fieldglass erfasste und freigegebene Leistungen können durch die Integration beider Lösungen beispielsweise automatisch in nachgelagerte Beschaffungs- und Rechnungsprozesse in S/4HANA übernommen werden.
SAP Fieldglass und SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors bildet zentrale HR- und Organisationsprozesse ab. Durch eine Integration mit Fieldglass können Organisations- und Stammdaten ausgetauscht werden, zum Beispiel Informationen zu Gesellschaften, Kostenstellen, Standorten oder Organisationseinheiten.
Positionen aus SAP SuccessFactors Employee Central können zudem als Ausgangspunkt genutzt werden, um Ressourcen über Fieldglass extern zu beschaffen.
SAP Fieldglass und SAP Ariba
Fieldglass fokussiert auf die Steuerung externer Arbeitskräfte und Dienstleistungen, SAP Ariba auf angrenzende Beschaffungs-, Genehmigungs- und Vertragsprozesse (Source-to-Pay).
Es kann vielfach sinnvoll sein, beide Lösungen kombiniert einzusetzen, zum Beispiel um Work Orders oder Statements of Work aus Fieldglass an SAP Ariba zu übergeben und dort in finanzielle Genehmigungs- und Beschaffungsprozesse einzubinden.
Erfolgsfaktoren bei der Einführung
SAP Fieldglass bietet viele Möglichkeiten, Prozesse rund um externe Arbeitskräfte und Dienstleistungen zu verbessern. Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch stark von Einführung, Governance und Akzeptanz ab.
- Klare Prozesse: Vor der Einführung sollten Unternehmen definieren, wie Bedarfe, Genehmigungen, Lieferantenauswahl, Leistungserfassung und Abrechnung künftig ablaufen sollen.
- Hohe Datenqualität: Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten können Prozesse und Auswertungen beeinträchtigen. Deshalb sind klare Datenverantwortlichkeiten wichtig.
- Saubere Integration: SAP Fieldglass sollte sinnvoll mit bestehenden Systemen verbunden werden. Relevant sind vor allem ERP-, HR-, Einkaufs-, Finanz- und Identitätsmanagementsysteme.
- Schulungen: HR, Einkauf, Fachbereiche, Lieferanten und externe Arbeitskräfte müssen die neue Arbeitsweise verstehen. Schulungen und klare Prozessdokumentationen sind daher entscheidend.
- Change Management: Die Einführung eines zentralen Systems ersetzt häufig dezentrale oder informelle Abläufe. Dafür braucht es Akzeptanz, Kommunikation und Unterstützung durch das Management.
Für wen eignet sich SAP Fieldglass?
SAP Fieldglass eignet sich besonders für mittlere und große Unternehmen, die regelmäßig externe Arbeitskräfte oder Dienstleistungen einsetzen. Bei komplexen Strukturen mit mehreren Fachbereichen, Standorten oder Dienstleistern sowie hohen Anforderungen an Transparenz, Kostenkontrolle und Compliance zahlt sich der Einsatz besonders aus.
Für kleinere Unternehmen mit wenigen externen Kräften und einfachen Beschaffungsprozessen sowie niedrigen regulatorischen Anforderungen kann der Einführungs- und Betriebsaufwand dagegen unverhältnismäßig hoch sein.
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Fazit
SAP Fieldglass unterstützt Unternehmen dabei, externe Arbeitskräfte und Dienstleistungen zentral und regelkonform zu steuern. Die Lösung lässt sich nahtlos mit Systemen für Einkauf, HR, Fachbereiche und Lieferantenmanagement verbinden, was umfassende Automatisierungen ermöglicht und die Prozesseffizienz erhöht.
Bei Unternehmen, die häufig mit externen Ressourcen arbeiten, kann SAP Fieldglass für mehr Transparenz und eine bessere Kostenkontrolle sorgen. Voraussetzung ist, dass die Lösung nicht nur technisch sauber konfiguriert und integriert wird, sondern Unternehmen auch mit qualitativ hochwertigen Daten und klaren Prozessen arbeiten und geschulte Anwender den Wechsel zu Fieldglass unterstützen.
FAQs
Was ist SAP Fieldglass?
SAP Fieldglass ist ein cloudbasiertes Vendor-Management-System. Unternehmen nutzen es, um externe Arbeitskräfte, Dienstleister und projektbezogene Leistungen zu beschaffen, zu verwalten und zu steuern.
SAP Fieldglass vs. SAP Ariba
SAP Fieldglass und SAP Ariba unterstützen beide den Einkauf, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte. SAP Ariba wird vor allem für klassische Beschaffungsprozesse genutzt, etwa Lieferantenmanagement, Ausschreibungen, Bestellungen, Verträge und Rechnungen. SAP Fieldglass ist auf externe Arbeitskräfte und dienstleistungsbasierte Projekte spezialisiert, zum Beispiel Freelancer, Zeitarbeitskräfte, Beratende oder Leistungen über ein Statement of Work.
Wofür wird SAP Fieldglass eingesetzt?
SAP Fieldglass wird für Contingent Labor, Services Procurement, SOW-Verwaltung, Lieferantenmanagement, Onboarding, Leistungserfassung, Abrechnung und Reporting eingesetzt.
Welche Vorteile bietet SAP Fieldglass?
Die wichtigsten Vorteile sind mehr Transparenz, bessere Kostenkontrolle, standardisierte Prozesse, schnellere Besetzungen, höhere Compliance und effizientere Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
Was bedeutet Contingent Labor?
Contingent Labor bezeichnet externe Arbeitskräfte, die temporär oder projektbezogen eingesetzt werden. Dazu zählen zum Beispiel Freelancer, Zeitarbeitskräfte und externe Spezialisten.
Was bedeutet Services Procurement?
Services Procurement bezeichnet die Beschaffung und Steuerung von Dienstleistungen. Dabei geht es häufig um Projekte, Arbeitspakete oder Leistungen auf Basis eines Statement of Work.
Für wen ist SAP Fieldglass geeignet?
SAP Fieldglass eignet sich besonders für mittlere und große Unternehmen mit vielen externen Arbeitskräften, Dienstleistern, internationalen Strukturen oder hohen Compliance-Anforderungen.
Welche Herausforderungen gibt es bei SAP Fieldglass?
Typische Herausforderungen sind Einführungsaufwand, Schulungsbedarf, Integrationsaufwand, Datenqualität, Kosten und Change Management.
Wer kann mir beim Thema SAP Fieldglass helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema SAP Fieldglass benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
