Mobiles HR: Die Digitalisierung der Personalarbeit über Smartphones
Sie kennen das: Prozesse bleiben liegen, weil Sie im Meeting sitzen. Genehmigungen verzögern sich, weil Kolleg:innen auf Dienstreise sind. Und Bewerber springen ab, weil der Recruiting-Prozess zu umständlich ist. Als HR-Verantwortliche stehen Sie unter dem ständigen Druck, schneller und flexibler zu agieren. Die gute Nachricht: Mobile HR-Lösungen schaffen genau hier Abhilfe. Sie ermöglichen es Ihnen, wichtige Aufgaben jederzeit und von überall direkt vom Smartphone oder Tablet zu erledigen. Dieser Beitrag zeigt, wie es funktioniert und warum mobiles HR inzwischen mehr als nur ein Trend ist.
Was bedeutet mobiles HR?
Der Begriff „Mobiles HR” bezeichnet die Nutzung digitaler Anwendungen und mobiler Technologien im Personalwesen. Diese ermöglichen es, HR-Prozesse standortunabhängig über Smartphones, Tablets oder ähnliche Endgeräte zu bearbeiten.
Heute lassen sich viele personalbezogene Aufgaben bequem mobil erledigen, beispielsweise zu Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, Zeiterfassung und Feedback. Auch das Einsehen und Pflegen von Personaldaten oder die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR-Abteilungen funktioniert über mobile Geräte problemlos.
Welche HR-Prozesse lassen sich über mobile Endgeräte abbilden?
Ihre HR-Software entscheidet, welche HR-Prozesse Sie mobil bearbeiten können. Die meisten Anwendungen unterstützen zumindest teilweise mobile Endgeräte, insbesondere für administrative und kommunikative Aufgaben. Grundsätzlich können Sie mit der richtigen HR-Lösung aber Aufgaben von der Bewerbungssichtung bis zum Reporting via Smartphone oder Tablet ausführen.
Konkret ermöglichen mobile HR-Lösungen beispielsweise:
- das Einreichen und Genehmigen von Urlaubsanträgen
- das Übermitteln von Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- die Erfassung von Arbeitszeiten und das Management von Abwesenheiten
- die Einsicht und Pflege von Personal- und Stammdaten
- den Austausch von Feedback
- die digitale Erfassung und Abrechnung von Reisekosten
- die Verwaltung von Kommunikationsprozessen und Dokumenten
- die Erstellung und Koordination von Arbeitsplänen
- das Management von Bewerbungen und die Sichtung von Kandidaten
- die Beschleunigung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen
- den Zugriff auf HR-Kennzahlen und die Durchführung von Reporting in Echtzeit
Viele mobile HR-Anwendungen integrieren praktische Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Kamera-Nutzung zur Dokumentenerfassung oder cloudbasierten Datenzugriff von überall. Dadurch arbeiten Teams standortunabhängig und bleiben immer auf dem Laufenden.
Diese mobilen Möglichkeiten steigern nicht nur die Effizienz Ihrer HR-Abteilung, sondern bieten allen Mitarbeitenden echten Mehrwert: Sie können ihre HR-Anliegen unkompliziert von unterwegs erledigen.
Die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende
Mobile HR bringt sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeitenden konkrete Mehrwerte.
Vorteile für Unternehmen:
- Sie entlasten Ihre HR-Teams von administrativen Routinetätigkeiten, weil Mitarbeitende einfache Aufgaben wie Urlaubsanträge oder Zeiterfassung eigenständig über das Smartphone erledigen können.
- Sie beschleunigen Ihre Prozesse durch mobile Genehmigungen und Entscheidungen, zum Beispiel von unterwegs oder während Meetings.
- Sie steigern Ihre Arbeitgeberattraktivität mit digitalen Lösungen, die besonders technikaffine Zielgruppen wie die Generation Z ansprechen.
- Sie optimieren Ihr Recruiting: Mobile Bewerbungsprozesse verkürzen die Time to Hire und erhöhen die Reichweite Ihrer Anzeigen.
- Sie verbessern die interne Kommunikation, weil Sie Informationen schnell und gezielt über mobile Kanäle bereitstellen und Feedback einholen können.
Vorteile für Mitarbeitende:
- Ihre Mitarbeitenden erledigen HR-Aufgaben wie Urlaubs- oder Krankmeldungen sowie die Zeiterfassung unabhängig von Ort und Zeit.
- Dank Push-Benachrichtigungen und mobiler Zugänge erhalten Sie schnell Rückmeldungen und haben direkten Zugriff auf Informationen.
- Sie profitieren von einer besseren Work-Life-Balance, weil sie viele Aufgaben flexibel außerhalb des Büros erledigen können.
- Sie gewinnen mehr Transparenz und Kontrolle durch direkten Zugriff auf eigene Personaldaten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Ihre Mitarbeitenden außerhalb des Büros, zum Beispiel in der Logistik oder im Handel, greifen unkompliziert auf HR-Funktionen zu.
Welche Technologien stecken hinter mobilen HR-Apps?
Mobile HR-Apps bauen auf mehreren Schlüsseltechnologien auf, die eine ortsunabhängige und sichere Nutzung ermöglichen.
Cloud-Plattformen
Dabei spielen Cloud-Plattformen eine zentrale Rolle. HR-Daten und -Anwendungen werden in der Cloud gespeichert und sind so jederzeit und unabhängig vom Gerät über das Internet verfügbar. Das ermöglicht den mobilen Zugriff auf Funktionen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung oder Personalakten.
Native Apps und responsives Design
Viele Anbieter entwickeln native Apps für iOS und Android und setzen auf responsives Design, das sich automatisch an die Bildschirmgröße des Geräts anpasst. Damit stellen sie sicher, dass die Nutzung auf Smartphones genauso komfortabel ist wie am Desktop.
Sicherheitstechnologien
Damit sensible Personaldaten geschützt bleiben, integrieren mobile HR-Anwendungen moderne Sicherheitsmechanismen. Dazu zählen verschlüsselte Datenübertragungen, Authentifizierungsverfahren wie Zwei- oder Mehr-Faktor-Logins sowie rollenbasierte Zugriffskonzepte.
Push-Benachrichtigungen
Für eine reibungslose Kommunikation sorgen Push-Benachrichtigungen. So bleiben Nutzer über neue Aufgaben, Genehmigungen oder Erinnerungen jederzeit informiert.
Integration
Häufig sind mobile Lösungen zudem direkt mit den zentralen HR-Systemen eines Unternehmens verbunden. Über Schnittstellen greifen sie auf die gleichen Daten zu wie das stationäre HRIS und sorgen für konsistente Informationen in allen Kanälen.
Automatisierungen
Ergänzt werden diese Funktionen durch automatisierte Workflows, die Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen vereinfachen. Einige Lösungen bieten auch Dashboards und Reportingfunktionen, die es Führungskräften ermöglichen, mobil auf KPIs zuzugreifen.
Mobile HR als Schlüssel moderner Personalarbeit
Wer Prozesse beschleunigen, Mitarbeitende entlasten und flexibel auf Veränderungen möchte, kommt am Einsatz mobiler HR-Lösungen nicht vorbei.
Sie ermöglichen es Personalabteilungen und Führungskräften, zentrale Aufgaben jederzeit und von überall aus zu erledigen, ohne dabei auf Sicherheit, Struktur oder Transparenz zu verzichten. Gleichzeitig erhöhen sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weil diese ihre HR-Anliegen einfach und selbstbestimmt per App erledigen können.
FAQ
1. Welche HR-Prozesse lassen sich über mobile Endgeräte abwickeln?
Typische Prozesse für mobile HR sind Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Zeiterfassung, Feedback, Personaldatenpflege, Bewerbermanagement, Reisekostenabrechnung, Arbeitsplanerstellung und Reporting.
2. Welche Vorteile bieten mobile HR-Lösungen für Unternehmen?
Sie entlasten HR-Teams, beschleunigen Prozesse, steigern die Arbeitgeberattraktivität, verbessern das Recruiting und optimieren die interne Kommunikation.
3. Welche Vorteile ergeben sich für Mitarbeitende durch mobiles HR?
Mitarbeitende können HR-Aufgaben zeit- und ortsunabhängig erledigen, erhalten schnellen Zugriff auf Informationen und profitieren von einer besseren Work-Life-Balance sowie höherer Transparenz.
4. Welche Technologien kommen bei mobilen HR-Anwendungen zum Einsatz?
Zum Einsatz kommen Cloud-Plattformen, native Apps, Sicherheitsmechanismen (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung), Push-Benachrichtigungen und Schnittstellen zu HR-Systemen.
5. Wie sorgen mobile HR-Apps für Datensicherheit?
Mobile HR-Apps nutzen verschlüsselte Datenübertragung, Authentifizierungsverfahren, rollenbasierte Zugriffskonzepte und regelmäßige Updates, um ein konstant hohes Sicherheitsniveau zu halten.
