Voraussetzungen für SuccessFactors Apprentice Management

Online Ausbildungsmanagement mit SuccessFactors

Mit SuccessFactors bildet die SAP erstmals eine eigene Lösung für das Ausbildungsmanagement ab. Sie ist nicht alleinstehend, sondern integriert in die Stammdatenverwaltung von Employee Central. Momentan liegt der Fokus auf der Planung der An- &Abwesenheiten der Auszubildenden in Berufsschule und am Arbeitsplatz. Da SuccessFactors in Deutschland bei Weitem noch nicht flächendeckend vorhanden ist, listen wir drei Startszenarien auf, in denen sich ein jeder wiederfinden wird.

Szenario 1 – SuccessFactors Employee Central vorhanden

Wenn Sie SuccessFactors Employee Central bereits im Einsatz haben, können Sie sich über ideale Voraussetzungen freuen. In diesem Fall geht es “nur” um die Aktivierung der Funktion. Dennoch sollte hier Ordentlich konzeptioniert werden, was die Abbildung und Herkunft der für das Ausbildungsmanagement benötigten Informationen betrifft.

Die Ausbildungsabteilungen (Departments), Ausbilder, Auszubildende/Studenten wollen als solche gekennzeichnet werden. In Summe ist so eine Einführung zügig zu gestalten – bei den meisten Kunden mit Szenario 1 kommen allerdings direkt auch Zusatzwünsche auf, welche individuell zu betrachten sind.

Herausforderungen:

• Überarbeitung der Stammdatenarchitektur
• Überarbeitung der Organisationsstruktur (Daten)
• Anpassung Berechtigungskonzept

Szenario 2 – SuccessFactors ohne Employee Central

Mit SuccessFactors aber ohne Employee Central in Kombination bildet den diffizilsten Startpunkt. Employee Central ist für Apprentice Management zwingend, da ein Teil des Coremoduls. Wenn Sie eine EC Einführung bereits im Scope haben, empfehle ich schlicht zu warten und es als eigenen Meilenstein im Hauptprojekt mitzuführen.

Alternativ können Sie Eine Mini-EC-Einführung vorantreiben. Bedeutet, Sie führen den EC Ministamm anhand des BestPractice ein und ergänzen ihn um die Felder der bisher eingeführten Module. Der damit verbundene Aufwand ist allerdings nur zu rechtfertigen, wenn Sie langfristig vorhaben eine zentrale HR-Datenbasis zu schaffen und die Integrationsmöglichkeiten von EC zu Drittsystemen zu nutzen.

Herausforderungen:

• (Mini-)Einführung Employee Central im Sinne der Stammdatenanzeige
• Anpassung Berechtigungskonzept

Szenario 3 – Kein SuccessFactors im Einsatz

Wenn noch nichts vorhanden ist und auch kein Gesamtplan zur Einführung von SuccessFactors sind wir bei Szenario 3. Hier sollte im Vorfeld genau betrachtet werden, welche Funktionen Apprentice Management abdeckt und welche nicht. Im Zweifel wird das Projekt um einen individuellen Part erweitert oder bis zur generellen EC Einführung vertagt.

Um zügig zu einer nutzbaren Anwendung zu kommen kommt nur eine standardisierte Einführung in Frage:

1. Best Practice Aktivierung Employee Central inkl. Ministamm
2. Aktivierung Apprentice Management
3. Rollout Best Practice Berechtigungskonzept
4. Initial Befüllung mit Ausbilder-/Azubidaten
5. Erstellung der Gruppen & Pläne

Wenn Sie noch nicht auf SuccessFactors festgelegt sind, ich habe auch einen Artikel meiner Favoriten im Bereich Online Ausbildungsmanagement verfasst:

Herausforderungen:

• Schulung IT & HR im Umgang mit SuccessFactors
• Lizensierungen & RoI Betrachtung
• initial Befüllung mit Daten