Patrick Winter
 - 11. Juni 2019

Workforce Management: Diese Anforderungen sollte ihr System abdecken

Workforce Management

 

Schichtplanung vs. Workforce Management

Zunächst sollten wir einmal differenzieren was ein Worforce Management System, kurz WFM, von einer reinen Schichtplanung trennt.Bei der Schichtplanung handelt es sich in erster Linie um die Zuteilung eines Arbeitszeitplanes zu einem Mitarbeiter. Wir sprechen also von der reinen Anwesenheitsplanung der Mitarbeiter. Nun kommt zusätzlich die Komponente "Einsatzplanung" ins Spiel. Diese betrachtet die Arbeitsstelle und die Tätigkeit des Mitarbeiters. Schichtplanung und Einsatzplanung zusammengefasst ergeben also das Workforce Management System? Falsch. Diese beiden Komponenten bilden in erster Linie nur den harten Kern eines WFM Systems.

In einem Workforce Management System werden viel mehr noch die Parameter Bedarfsplanung- und Optimierung, Soll-/Ist-Planung und gegebenenfalls Zeitwirtschaft berücksichtigt. Mit anderen Worten: Dadurch haben wir die richtigen Mitarbeiter (mit den entsprechenden Qualifikationen) zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen diese Anforderungen an eine moderne Workforce Management Lösung vor. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen spezielle Anforderungen an WFM System haben, die in diesem Beitrag nicht genannt werden, kontaktieren Sie mich doch einfach! Dann können wir gemeinsam über eine schlaue Lösung die Ihren Anforderungen gerecht wird reden.

Anforderungen an eine gute Personaleinsatzplanung

Kernaufgaben

Zu den Kernaufgaben eines Workforce Management Tools gehören die Schicht- und Einsatzplanung der Mitarbeiter. Mit der Schichtplanung weißen wir unseren Mitarbeitern die entsprechenden Arbeitszeitpläne zu. Dadurch bestimmen wir die Anwesenheiten der Mitarbeiter. Dieser Schichtplan wird unseren Arbeitskräften dann zur Verfügung gestellt. Der Schichtplan sollte unter allen Umständen in anonymisierter Form verteilt werden, um den heutigen Datenschutzrichtlinien gerecht zu werden. Im Falle von Verstößen können erhebliche Bußgelder drohen. Mit der Einsatzplanung wiederum weißen wir unseren Mitarbeitern – am besten entsprechend Ihrer Qualifikationen – die Tätigkeit zu, die sie während Ihrer Anwesenheit ausüben sollen. Jetzt wissen wir also schon einmal, wann unsere Mitarbeiter im Haus sind und was sie da machen.

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Bedarfsplanung- und Optimierung

Die Bedarfsplanung schafft Transparenz und zeig, ob unsere aktuelle Planung  dem aktuellen Bedarf gerecht wird. Die Bedarfsermittlung kann auf unterschiedlichen Wegen stattfinden. Auf der einen Seite können die Bedarfe automatisch anhand verschiedener Daten in unserem System bestimmt werden. Beispielsweise anhand von einer fest hinterlegten Anzahl von Mitarbeitern, die benötigt wird um einen Arbeitsplatz zu bedienen. Andererseits sind diese Daten nicht immer gegeben, weshalb eine ordentliche WFM Software dem Planer das manuelle Pflegen von Bedarfen ermöglichen sollte. Um die Bedarfsplanung zu vervollständigen ist die Berücksichtigung von An- und Abwesenheiten (z.B. Urlaube, Krankheiten, Weiterbildungsmaßnahmen oder Betriebsratstätigkeiten) der Mitarbeiter essenziell. Diese Daten werden bestenfalls aus dem System bereitgestellt und zusätzlich aus dem WFM-Tool heraus verbucht. Auf Basis der Schichtplanung und den Abwesenheiten der Mitarbeiter erstellt das Tool automatisch Warnungen zu möglichen Unter- und Überdeckungen.

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Um auf diese Unter- bzw. Überdeckungen zu reagieren bietet ein gutes Worforce Management System die Möglichkeit, Arbeitskräfte zwischen den verschiedenen Abteilungen neu zuzuordnen.

Planung von Leiharbeitnehmern

Die Berücksichtigung von Leiharbeitnehmern in der Personaleinsatzplanung ist ebenfalls ein essenzieller Faktor. Da Leiharbeitnehmer oft kurzfristig und nur temporär unterstützen, muss eine gute WFM-Lösung das schnelle Anlegen und Entfernen von diesen unterstützenden Kräften bieten. Wichtig ist dabei vor allem, dass das hinzufügen von Leiharbeitnehmern keinen großen organisatorischen Aufwand in den Stammdaten des Unternehmens verursacht.

Individuelle Prüfungen

Eine weiteres Hilfsmittel zur Unterstützung der Planer und der Sicherstellung von Mitarbeiterzufriedenheit sind individuelle Prüfungen. Abhängig von der jeweiligen Situation in Ihrem Unternehmen, können folgende Prüfungsroutinen in der Personaleinsatzplanung relevant sein:

Einhaltung von…

  • individuellen Betriebsvereinbarungen
  • gesetzlichen Ruhezeiten
  • gesetzlichen Ruhepausen
  • maximalen Tages- und Wochenarbeitszeiten
  • Sonntags- und Feiertagsarbeit

Variable Sichten

Zur Steigerung der Akzeptanz einer neuen Software-Lösung und bietet sich die Erstellung Mitarbeiterindividueller Sichten an. Die Planer entscheiden selbst, welche Daten sie zur Anzeige in den verschiedenen Anwendungsfällen des Workforce Management Systems sehen möchten. Dadurch steigt die zusätzlich die Effizienz der und Übersichtlichkeit der Planung.

Spezielle Anforderungen an das Workforce Management

Je nach Szenario in dem die Personaleinsatzplanung zu tragen kommt, können außerdem folgende Anforderungen relevant sein:

  • Zeitsachbearbeiter sollen das Worforce Management System nutzen
  • WFM in der Produktion/Kapazitätsplanung
  • Urlaubsplanung
  • Shared Service Center (SSC) als Planer

Zeitsachbearbeiter sollen das Worforce Management System nutzen

In manchen Fällen sind unsere Planer ebenfalls die Zeitsachbearbeiter ihrer Mitarbeiter. In diesen Fällen ist der Einsatz des WFM-Tools für die Ist-Zeitkorrektur sinnvoll. Darunter fallen z.B.

  • Bearbeitung von Mehrarbeiten
  • Urlaubspflege
  • Prüfung der Stempelzeiten
  • Verteilen von Zulagen
  • Pflege von Schichtvertretungen

WFM in der Produktion/Kapazitätsplanung

Suchen Sie eine Personaleinsatzplanung für Ihre Produktion oder im Rahmen eines MES Projekts? Nutzen Sie ein Workforce Management System zur Ermittlung und Verbuchung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten in der Produktion. Auf Basis der Mitarbeiter und ihrer Qualifikationen, sowie dem Nutzungsgrad des Arbeitsplätze lassen sich diese Daten hervorragend ermitteln.

Urlaubsplanung

Nach Erstellung einer soliden Soll-Planung steigern wir die Effizienz und Transparenz der Urlaubsplanung unserer Mitarbeiter. Daraus resultiert eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit.

Shared Service Center (SSC) als Vertreter

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit einem Shared Service Center oder einem anderen internen Dienstleister? Eine gute WFM-Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und einfach Vertretungen oder Unterstützung für Ihre Planer bereitzustellen. Diese Vertretung kann dann gewisse Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, oder den gesamten Planungsprozess übernehmen – ohne die Voraussetzung eines Wissensstandes über die zu beplanenden Mitarbeiter.

SAP integriertes Fiori Workforce Management

Sie haben Ihre eigenen Anforderungen an ein Workforce Management Tool in diesem Beitrag wiedergefunden oder haben noch eigene Ideen, zu denen Sie sich gerne austauschen möchten? Kontaktieren Sie uns doch einfach!

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